Det er fem trinn knyttet til det å håndtere en sykmelding.

1. Tilganger

Virksomheten gir tilganger i Altinn til den/de som skal håndtere sykmeldinger, for eksempel HR/lønn.

2. Den ansatte sender sykmelding

Den ansatte finner sykmeldingen sin på nav.no og sender den til arbeidsgiveren. Medisinske opplysninger er utelatt i arbeidsgiverens eksemplar av sykmeldingen.

Hvis den ansatte ikke kan benytte digital sykmelding, må sykmeldingen leveres på papir.  

3. Svar på hvem som er nærmeste leder

Virksomheten svarer på hvem som er den nærmeste lederen for den ansatte i Altinn-skjemaet "Sykmelding – oppgi leder". Når den nærmeste lederen er registrert, får lederen

• nyttige verktøy for å følge opp den sykmeldte
• viktige påminnelser om sykmeldinger, søknader og andre hendelser i sykefraværet

Hver ansatt kan kun ha registrert én nærmeste leder. Hvis en leder allerede er registrert, vil virksomheten ikke bli spurt igjen. Ved nye sykmeldinger vil den ansatte bli spurt om den registrerte lederen fortsatt er nærmeste leder. Hvis svaret er nei, vil virksomheten få spørsmålet på nytt i Altinn. Lederen kan også selv gjøre denne endringen. 

Virksomheten kan også endre nærmeste leder ved å bruke det tidligere brukte Altinn-skjemaet, som finnes i virksomhetens arkiv i Altinn. 

For å registrere en nærmeste leder, må personen ha norsk fødselsnummer eller D-nummer. Hvis ikke, kan en stedfortreder med norsk fødselsnummer, som en HR- eller lønnsansvarlig, eller daglig leder, meldes inn. 

Fortell oss hvem som er nærmeste leder (film) (YouTube)

4. Forskuttering av lønn

I skjemaet "Sykmelding – oppgi leder" skal du også krysse av for om dere skal forskuttere lønn etter arbeidsgiverperioden eller ikke. Hvis du krysser av for at du forskutterer lønn, får du en kopi av søknaden om sykepenger.

Når du sender inn inntektsmeldingen, vil du igjen bli spurt om forskuttering av lønn. Svaret du gir når du sender inntektsmeldingen er avgjørende for hvor Nav utbetaler pengene.

Hvis du vil endre svaret om forskuttering, må du sende inntektsmeldingen på nytt.

5. Oversikt over sykmeldinger

Nærmeste leder får en e-post fra Nav om at det har kommet en sykmelding, logger inn og finner sykmeldingen på nav.no/dinesykmeldte,

For at du skal kunne motta varsel om nye saker på nav.no, må kontaktinformasjonen din ha blitt meldt inn fra virksomheten du jobber i. 

Sykmeldinger som er eldre enn fire måneder, forsvinner fra nav.no/dinesykmeldte. Ansatte som har vært friske i over fire måneder, fjernes også fra siden. Hvis det meldes inn en ny leder midt i et sykefraværstilfelle, fjernes sykmeldingen fra den tidligere lederens side, og den nye lederen får tilgang til gjeldende sykmeldinger. 

Lagring og søk i Altinn: 

Sykmeldinger og søknader slettes ikke automatisk fra Altinn. De blir liggende i virksomhetens meldingsboks til noen sletter dem manuelt. 

Du kan enkelt søke opp sykmeldinger og søknader ved å bruke den ansattes navn eller fødselsnummer i tittelfeltet. 

Sykmeldinger og skjemaer sendes til meldingsboksen for den underenheten som den ansatte er registrert på via a-meldingen, ikke til det juridiske organisasjonsnummeret. For å finne riktig underenhet i Altinn, velg “Vis alle aktører” og huk av for “Se alle underenheter”. 

Som hovedregel kreves det én sykmelding, én søknad og én inntektsmelding for hvert arbeidsforhold man er sykmeldt fra. Dette gjelder også hvis en ansatt har flere stillinger under samme virksomhetsnummer, men er registrert med ulike arbeidsforhold. 

Noen ansatte har en fast stillingsprosent og jobber på timesbasis innenfor samme avdeling med samme arbeidsoppgaver. Da er det nok med én sykmelding og én søknad. 

Den som gir ut papirsykmelding, sender også sykmeldingen til Nav for digitalisering. Hvis du får papirsykmelding, bør du oppfordre den ansatte til å sende deg den digitale versjonen når den er klar på Ditt sykefravær på nav.no. Prosessen tar noen dager, fordi papirene sendes i posten til Nav og skannes inn. 

Noen ansatte må fortsatt bruke papirsykmelding. Dette gjelder hvis de ikke har 

• BankID eller annen legitimasjon på høyeste sikkerhetsnivå 

• et norsk fødselsnummer eller D-nummer 

Ansatte kan også selv velge å bruke papir fremfor en digital løsning. 

Arbeidsgiveren beholder papirsøknaden (del D av sykmeldingen) så lenge den er innenfor arbeidsgiverperioden. Hvis virksomheten forskutterer sykepenger, må arbeidsgiveren sende papirsøknaden til Nav for å få refusjon når arbeidsgiverperioden er over. Hvis virksomheten ikke forskutterer sykepenger, skal den ansatte levere papirsøknaden til Nav når arbeidsgiverperioden er over. 

Adressen finner du på førstesiden som skrives ut og sendes sammen med søknaden om sykepenger. 

Hent førsteside

Hvis den sykmeldte er fast bosatt i utlandet, skal søknaden om sykepenger sendes til Nav arbeid og ytelser – D-skjema, Postboks 6600 Etterstad, 0607 Oslo.  

Hvis sykmeldingen er tilbakedatert, vil dette gå frem av sykmeldingen. 

Hovedregelen er at Nav ikke godtar en sykmelding for et tidsrom før den ansatte var hos legen. Det finnes unntak fra denne regelen. En tilbakedatert sykmelding kan godkjennes hvis den ansatte har vært forhindret fra å oppsøke lege, og det er godtgjort at den ansatte var arbeidsufør fra et tidligere tidspunkt. Det kan gjøres unntak for eksempel hvis det ikke var mulig for den ansatte å få time hos legen tidligere. Nav  vurderer om en tilbakedatert sykmelding kan godkjennes, og unntakene praktiseres strengt. Ved tilbakedatert sykmelding oppgir sykmelderen årsaken til tilbakedateringen til Nav.  

Hvis du mottar en tilbakedatert sykmelding og er i tvil om den ansatte har vært forhindret fra å oppsøke lege, bør du gå i dialog med den ansatte for å avklare årsaken til tilbakedateringen. 

Du kan velge å ikke godta en tilbakedatert sykmelding hvis du mener at den ansatte ikke var forhindret fra å oppsøke lege. I slike tilfeller kan du godta sykmeldingen fra den datoen den ansatte har blitt undersøkt av lege. 

Les mer om hvordan du går frem hvis du ikke godkjenner en sykmelding. 

Den ansatt må melde fra om sykdom til arbeidsgiveren fra første sykedag. Først når denne beskjeden er gitt, har den ansatte rett til sykepenger fra arbeidsgiveren. 

Meldingen kan gis som egenmelding eller som sykmelding fra lege. 

Hvis den ansatte ikke gir en slik melding, vil retten til sykepenger fra arbeidsgiveren først gjelde fra den dagen meldingen blir gitt. Man kan gjøre unntak hvis det ikke har vært mulig for den ansatte å gi melding i tide, og det er klart at sykdommen har ført til arbeidsuførhet fra et tidligere tidspunkt. 

Hvis den ansatte har fått sykmelding fra en lege i et annet EØS-land, vil denne sykmeldingen også gjelde som sykmelding i Norge.

Enkelte utenlandske sykmeldinger blir digitalisert. Hvis den sykmeldte bekrefter sykmeldingen på nav.no, vil den sendes til arbeidsgiveren på lik linje som norske sykmeldinger. Den sykmeldte vil da også kunne sende søknaden om sykepenger digitalt. For å benytte digital sykmelding og søknad om sykepenger må den sykmeldte ha BankID, Comfides eller Buypass.  

Hvis sykmeldingen ikke blir digitalisert, eller den ansatte ikke har mulighet til å logge inn på Ditt sykefravær, må den ansatte sende kopi av den utenlandske sykmeldingen til Nav og arbeidsgiveren. Den sykmeldte må også sende inn en egenerklæring for utenlandske sykmeldinger for hver sykmeldingsperiode.  

Nav godtar som hovedregel ikke sykmeldinger utstedt av en lege i land utenfor EØS.  

Her finner du svar på noen vanlige problemstillinger i forbindelse med sykmeldinger. 

Virksomheten får melding når det skjer noe nytt i et sykefravær. Hvilke meldinger man får, avhenger av rollen man har:

Har du tilgang i Altinn til sykmeldinger, søknader om sykepenger og brev om dialogmøte?

Da får du melding når

• den ansatte sender inn en ny sykmelding
• den ansatte sender inn en ny søknad om sykepenger
• nærmeste leder ikke er registrert, og Nav-kontoret sender brev om dialogmøte: innkalling, endring, avlysning og referat

Meldingen kommer som SMS og/eller e-post avhengig hva man har valgt i varslingsinnstillingene i Altinn.

Er du nærmeste leder?

Da får du melding når

• den ansatte sender inn en ny sykmelding
• den ansatte sender inn en ny søknad om sykepenger
• den ansatte ikke har sendt inn søknaden om sykepenger innen 14 dager etter at den ble tilgjengelig
• den ansatte har startet på eller sendt oppfølgingsplanen til godkjenning
• vi spør om behovet for dialogmøte (kommer i uke 17 av sykefraværet)
• Nav-kontoret sender melding om dialogmøte: innkalling, endring, avlysning og referat

Nærmeste leder får melding til e-postadressen som er oppgitt på skjemaet "Sykmelding – oppgi leder" i Altinn.