Veiledning til føring av statistikk over sykefravær

Sykefraværsstatistikk omfatter alle ansatte med et aktivt arbeidsforhold.

Dette gjelder både faste og midlertidige ansatte. Vikarer og fravær i ferie skal også inkluderes i statistikken.

Statistikken skal oppdateres hvert kvartal.

Små virksomheter

Hvis virksomheten din har færre enn 20 ansatte, er det opp til deg som arbeidsgiver å vurdere hvor detaljert statistikk du ønsker å føre. Du må minimum hvert kvartal telle opp avtalte dagsverk og fravær som skyldes ansattes sykdom.

Mange arbeidsgivere bruker egne systemer for å føre sykefravær, men du velger selv hvordan du vil gjøre det. NAV har laget en mal du kan bruke om du vil (Excel-dokument).

Når vi nå skal vise hvordan du kan føre sykefravær, tar vi utgangspunkt i kolonnene i sykefraværsmalen ovenfor.

Sykefraværet i prosent regnes ut ved å dele antall sykefraværsdager med antall avtalte dagsverk og gange med 100.

Avtalte dagsverk

Du finner avtalte dagsverk ved å gange antall ansatte med antall driftsdager per kvartal og stillingsandel. Hvis noen arbeider deltid, skal du bare medregne dem med stillingsprosenten deres.

En driftsdag er en dag ansatte er på jobb i virksomheten.

Fravær i ferie

Hvis en ansatt er syk i ferien og får sykepenger fra arbeidsgiver eller NAV, skal sykefraværet med i statistikken.

Når du beregner avtalte dagsverk, skal perioden den ansatte var syk ikke føres som ferie, men inkluderes i avtalte dagsverk.

Hvis en ansatt er syk i ferien men ikke får utbetalt sykepenger, skal du ikke regne med fraværet i avtalte dagsverk, men registrere det som ferie.

Graderte sykmeldinger

Hvis en ansatt har gradert (delvis) sykefravær, må du bruke sykefraværsgraden for å beregne hvor mange sykefraværsdager vedkommende har. Gradert sykefravær kan registreres i en egen kolonne i sykefraværsskjemaet, men det er frivillig og opp til hver enkelt virksomhet.

Antall tilfeller

Hvert fravær telles som ett tilfelle og registreres bare i det kvartalet fraværet starter i.

• Hvis en ansatt har hatt sykefravær som uten opphold/retur til arbeidslivet følges av en ny sykmelding, regnes dette som ett tilfelle.
• Hvis den ansatte har jobbet mellom sykefraværene, vil det regnes som separate tilfeller.

Sykefraværsdager

En sykefraværsdag er et avtalt dagsverk der den ansatte ikke er på jobb. Hvis den ansatte jobber 100 prosent og er borte 2 dager, blir det 2 sykefraværsdager.

Fraværene registreres i en av de følgende kolonnene

1-3 dager - egenmeldt eller legemeldt

Her registrerer du fravær med varighet fra 1 til og med 3 kalenderdager. Det er forskjell på egenmeldt fravær og fravær som er legemeldt (sykefravær dokumentert av lege). Du fører antall tilfeller og antall sykefraværsdager i de aktuelle kolonnene.

4-16 dager - egenmeldt eller legemeldt

Her registrerer du fravær med varighet fra 4 til og med 16 kalenderdager. Også her skal du skille mellom fravær som er egenmeldt og fravær som er legemeldt. Du fører antall tilfeller og antall sykefraværsdager i de aktuelle kolonnene.

Mer enn 16 dager

Her fører du sykefravær som varer lenger enn arbeidsgiverperioden. For sykefravær som har vart over 16 dager, skal du ta med alle tapte arbeidsdager i dette kvartalet.

Går et fraværstilfelle over to kvartaler, skal du føre tilfellet i den første perioden med det antall sykefraværsdager som faller i denne perioden. I den neste perioden fører du bare de sykefraværsdagene som forekommer i denne perioden.

Over 8 uker

Her fører du sykefravær på mer enn 8 uker.

Du kan ikke alltid forutse om et sykefravær vil vare i minst 8 uker ved kvartalets utløp. Da må fraværet registreres på et senere tidspunkt. Når et sykefravær varer over 8 uker, skal du føre tilfellet og antall sykefraværsdager både under kolonne "I alt" og "Mer enn 8 uker" (men bare én gang og i den perioden sykefraværet oppsto i).

Fravær på grunn av barns sykdom

Du skal ikke regne fravær på grunn av barns sykdom som sykefraværsdager, men føre fraværet i egen kolonneseksjon.

Du registrerer fravær på grunn av barns sykdom med antall tilfeller og antall fraværsdager. Hvis et fravær går over to registreringsperioder, fører du tilfellet og antall dagsverk som beskrevet i eksempelet rett ovenfor. Registreringen av fravær ved barns sykdom skjer uavhengig av om det er arbeidsgiveren eller NAV som betaler for fraværet.

Registrering av annet fravær

Dette kan være permisjon/godkjent fravær med eller uten lønn. Du skal ikke registrere denne typen fravær som sykefraværsdager.

Fødselspermisjon regnes også som "annet fravær". Gravide har rett til permisjon i 3 uker før fødselen med fødselspenger fra NAV. Hvis den gravide er sykmeldt, vil de siste 3 ukene før fødselen bli ansett som fødselspermisjon. Fravær i de siste 3 ukene før fødselen skal derfor ikke føres som sykefravær, men som permisjonsfravær.

Ikke godkjent fravær

Dette er fravær som ikke er avtalt med arbeidsplassen. Dette fraværet fører du i egen kolonneseksjon, og det skal ikke regnes som sykefraværsdager.

Virksomheten kan ha glede av å føre statistikk over oppfølgingsarbeidet, for å kunne vurdere om oppfølgingsarbeidet fører til raskere tilbakeføring til arbeidslivet.

Eksempler på oppfølgingsaktiviteter det kan være nyttig å registrere:

• Dialogmøter
• Oppfølgingsplan
• Oppfølgingssamtaler

Det er valgfritt å føre statistikk over oppfølgingsarbeidet.