Du skal jobbe systematisk for å forebygge sykdom og skade og legge arbeidet til rette for den som er sykmeldt. Samtaleverktøyet hjelper deg med å gjennomføre samtaler med den ansatte for å forebygge og følge opp sykefravær.

Du skal følge opp den ansatte både under og etter en sykdomsperiode. Det innebærer blant annet at du skal

• lage en oppfølgingsplan i samarbeid med den ansatte, hvis det ikke er åpenbart unødvendig. Planen skal være ferdig innen 4 uker etter at den ansatte ble sykmeldt. Planen skal deles med den som har skrevet sykmeldingen.
• innkalle den ansatte til dialogmøte om oppfølgingsplanen innen 7 uker etter at den ansatte ble sykmeldt. Ved delvis sykmelding vurderer du om det er nødvendig med dialogmøte.
• delta på dialogmøter som Nav-kontoret kaller inn til.

Den ansatte skal

• gi informasjon om hvilke arbeidsoppgaver som han/hun kan gjøre eller prøve ut
• samarbeide og medvirke aktivt til å finne løsninger for å komme tilbake i arbeid raskest mulig
• være med på å lage oppfølgingsplan og gjennomføre det som står i den
• delta i dialogmøter

Den som sykmelder skal

• motivere for arbeidsrelatert aktivitet når det er medisinsk forsvarlig
• vurdere gradert (delvis) sykmelding
• delta på dialogmøte 1 med arbeidsgiveren og pasienten hvis arbeidsgiveren har kalt inn ham/henne
• delta på dialogmøter hvis Nav har kalt inn ham/henne
• uttale seg innenfor taushetspliktens rammer

Nav skal

• vurdere om den sykmeldte oppfyller aktivitetskravet. Første gang skal dette skje senest innen 8 ukers sykmelding
• vurdere behov for tiltak og virkemidler fra Nav, hvis tilrettelegging på arbeidsplassen ikke har ført frem eller ikke er mulig
• avholde dialogmøte 2 med den sykmeldte og arbeidsgiveren. Dette skal skje senest innen 26 ukers sykmelding, unntatt når det åpenbart er unødvendig
• avholde et tidligere dialogmøte 2 og eventuelt et dialogmøte 3, når det er behov for det eller etter ønske fra den ansatte, arbeidsgiveren og/eller den som sykmelder

Se hva Navs arbeidslivssentre kan bidra med i sykefraværsarbeidet.

Bedriftshelsetjenesten skal

• arbeide forebyggende
• bistå ved individuell tilrettelegging og utarbeidelse av oppfølgingsplanen
• delta på dialogmøte, hvis arbeidsgiveren eller den ansatte ønsker det

Den tillitsvalgte og verneombudet

• skal bidra til å gjøre sykefraværsarbeid til en integrert del av HMS-arbeidet
• skal gi arbeidstakerne råd og veiledning og bistå arbeidstakeren i dialogen med arbeidsgiveren og andre
• kan delta på dialogmøtet når den sykmeldte ønsker det

Arbeidstilsynet

• veileder og fører tilsyn med at virksomheter driver et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid som hindrer at forhold ved arbeidet eller arbeidsplassen forårsaker sykdom eller skade
• fører tilsyn med at virksomhetene tilpasser arbeidsplassen etter den enkelte arbeidstakers alder og arbeidsevne med mer, slik at man forebygger sykdom og skade lenge før arbeidstakeren blir sykmeldt
• fører tilsyn med at virksomhetene arbeidet systematisk med oppfølging av den sykmeldte

Les mer om tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte arbeidstakere på arbeidstilsynet.no.

• Justere arbeidsoppgavene
• Justere arbeidstiden/tempo
• Tilby opplæring

• Gi ekstra støtte og oppfølging (kollegastøtte og/eller lederstøtte)
• Se den ansatte og gi forutsigbarhet og trygghet
• Fjern eller reduser eventuelle sosiale utfordringer på jobben

• Tekniske hjelpemidler
• Tilpasning av utstyr/maskiner
• Tilpasse lokaler/arbeidssted

Det kan være ulike mål med et tiltak. I den enkelte situasjon er det viktig å tenke gjennom hva som kan være realistiske mål, for eksempel

• tilbakeføring til ordinært arbeid
• gradvis tilbakeføring til ordinært arbeid
• gradvis innføring i nye arbeidsoppgaver (midlertidige eller faste)
• tilrettelegging for å forebygge fravær
• arbeid/aktivitet i påvente av utredning eller behandling
• opprettholde kontakt med arbeidsplassen

Hvilken kontakt bør du ha med den ansatte i forkant av møtet? 

• Dere skal utarbeide en oppfølgingsplan sammen, senest når den ansatte har vært sykmeldt i 4 uker. Du kan fylle ut oppfølgingsplanen på Dine sykmeldte, den ansatte kan gjøre det samme på Ditt sykefravær.
• Før dialogmøtet bør dere ha tenkt gjennom hva dere trenger å snakke om og formidle det til hverandre i forkant. 

Hvilken kontakt bør du ha med den som har sykmeldt den ansatte? 

Du bør

• avtale tid, sted og møteform 
• sende oppfølgingsplanen når den er laget

Hvor skal møtet avholdes? 

Dialogmøtet skal fortrinnsvis holdes på arbeidsplassen, men det er viktig at alle parter viser fleksibilitet. Det kan for eksempel være en løsning å ha møtet på kontoret til den som sykmelder den ansatte, eller på telefon eller video. 

Hva skal være tema?

• Dere skal gjennomgå og arbeide videre med oppfølgingsplanen. Det innebærer å avklare hva den ansatte kan gjøre på arbeidsplassen og hvilke tilretteleggingstiltak som er mulige. 
• Dere skal legge vekt på hvilke arbeidsoppgaver den ansatte kan gjøre. Diagnosen skal ikke være tema for møtet. 
• Hvis den ansatte har vært helt sykmeldt frem til dialogmøtet, ser dere på hvilke tilretteleggingstiltak og endringer i arbeidsoppgaver som er nødvendig for at den ansatte kan komme tilbake til jobb helt eller delvis.
• Bli enige om et mål. Det kan være et forslag til dato for når den ansatte skal være tilbake igjen i jobb, gradvis opptrapping og lignende.

Eksempler på viktige spørsmål i dialogmøtet:

• Hvilke oppgaver har dere som den ansatte kan utføre på tross av sine plager? 
• Har den ansatte behov for ergonomisk tilpasning eller tekniske hjelpemidler? 
• Kan arbeidsoppgavene fordeles på annen måte en periode? 
• Kan arbeidsplassen ta organisatoriske grep? 
• Bør den ansatte skjermes for spesielle arbeidsbelastninger eller oppgaver i en periode? 
• Er det noen andre som kan bidra, for eksempel bedriftshelsetjenesten?

• Etter møtet oppdaterer dere oppfølgingsplanen. Planen skal vise hva som er gjort i sykefraværsperioden, hvilken tilrettelegging som er prøvd, og hva dere har blitt enige om. 
• Du dokumenterer også selve dialogmøtet.

Dialogmøtet skal gjennomføres på en måte som er praktisk for alle parter. Hvis det er vanskelig for den som sykmelder å være til stede i møtet, er det mulig å delta på telefon eller videomøte. 

Hvis du er meldt inn som nærmeste leder gjennom et nærmeste leder-skjema i Altinn, kan du når som helst i sykefraværsperioden be om et dialogmøte med Nav fra Dine sykmeldte på nav.no. Velg «Dialogmøter» når du er inne på riktig medarbeider.  

For at tjenesten skal fungere, må den ansatte være sykmeldt. 

Det er viktig at du gjør et godt oppfølgingsarbeid før Nav blir involvert. Dere bør avholde dialogmøte 1 på arbeidsplassen, og skal i utgangspunktet ha laget en oppfølgingsplan. Det kan være hensiktsmessig å dele planen med Nav når dere melder behov for et dialogmøte. 

En uke før den ansatte vises som kandidat til dialogmøte hos Nav, får både du og den ansatte en melding fra oss med spørsmål om dere har behov for et dialogmøte. Meldingen kommer som en SMS eller e-post. Du må logge inn på Dine sykmeldte som arbeidsgiver for å kunne svare på spørsmålet. Husk å begrunne svaret godt slik at Nav-kontoret kan ta beslutningen på et best mulig grunnlag. 

Deretter vurderer Nav-kontoret behovet for et dialogmøte, basert på svarene og totalbildet som Nav-veilederen ser. Oppfølgingsplanen kan være en viktig del av grunnlaget for veilederens beslutning. 

Nav kan altså konkludere med at det skal holdes et møte selv om en eller begge har svart nei. 

Innkallingen, endringen, avlysningen og referatet blir tilgjengelige på Ditt sykefravær for den ansatte og på Dine sykmeldte for nærmeste leder, med kopi til bedriften i Altinn. Hvis nærmeste leder ikke er registrert, sendes brevene kun til bedriften i Altinn. For å kunne lese brevene i Altinn, må lederen ha tilgangen «brev om dialogmøte». 

Se video: Hva skjer i dialogmøtet som Nav innkaller til?

Varighet er 1,5 min

Det er Nav som tar den endelige vurderingen av om den som sykmelder arbeidstakeren skal delta i møtet. Hvis behandleren skal delta, må Nav beregne lenger tid før vi kan gjennomføre møtet.

Hvis ikke annet er avtalt, skal Nav oppsummere møtet i et referat. Det er et mål at deltakerne i møtet er enige om veien videre, hvem som skal gjøre hva i etterkant og videre tidsplan. Referatet er tilgjengelig for nærmeste leder på Dine sykmeldte i 4 måneder etter endt sykefravær. 

Referatet skal ikke inneholde sensitive opplysninger om helse eller andre sensitive  personopplysninger.

Når sykefraværet har vart i 8 uker, vurderer Nav om arbeidstakeren oppfyller aktivitetsplikten. Vi kan gi unntak fra aktivitetsplikten hvis det er tungtveiende medisinske grunner til at arbeidstakeren må være 100 prosent sykmeldt. Vi kan også gi unntak hvis arbeidsgiveren kan dokumentere at det ikke er mulig å gjøre tilpasninger på arbeidsplassen.

Når sykepengeretten nærmer seg slutt

Senest innen 1 år skal Nav-kontoret på ny vurdere rettigheter og behov for tiltak.

Arbeidstakeren skal fortsatt ha oppfølging av arbeidsgiveren, også etter at AAP er innvilget. Arbeidsgiverens ansvar for å følge opp og legge til rette gjelder så lenge arbeidstakeren er ansatt.

Sykdom er ikke grunnlag for oppsigelse det første året man er sykmeldt. Hvis arbeidstakeren har vært syk i mer enn 1 år, gjelder vanlige regler om saklig grunn til oppsigelse.

Se arbeidsmiljøloven § 15-7 og 8 (lovdata).

Individuell oppfølging, avklaring og arbeidsrettet rehabilitering er et utvidet tilbud om individtilpassede tjenester som kan gjøre det lettere å vende tilbake til arbeid.

Gradert sykmelding skal brukes hvis en ansatt kan utføre deler av sine vanlige arbeidsoppgaver. Man kan enten arbeide redusert tid eller bruke lengre tid på å utføre arbeidsoppgavene.

Gradert sykmelding skal også brukes når en ansatt delvis kan utføre nye arbeidsoppgaver. Dette gjelder også etter at bedriften har prøvd tilrettelegging gjennom bedriftsinterne tiltak.

Reisetilskudd kan gis til arbeidstakere, selvstendig næringsdrivende og frilansere som har behov for transport til og/eller fra arbeidsstedet på grunn av helseplager. Reisetilskudd gis i stedet for sykepenger eller arbeidsavklaringspenger.

Ekspertbistand betyr at arbeidsgiveren og arbeidstakeren får hjelp fra en nøytral ekspert som har kompetanse på sykefravær og arbeidsmiljø. Eksperten skal bidra til å avklare problemet som fører til sykefravær, og foreslå tiltak som gjør arbeidstakeren i stand til å utføre arbeidet sitt.

Man kan søke tilskudd til ekspertbistand ved for eksempel arbeidsplassvurdering.

Hvis den ansatte trenger spesielle hjelpemidler for å klare jobben sin, kan du ta kontakt med Nav hjelpemiddelsentral.

En arbeidsgiver kan søke om unntak fra ansvaret for å utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden. Det gjelder ved sykefravær som handler om svangerskap eller langvarig/kronisk sykdom.

Arbeidsrettede tiltak er aktuelt i forbindelse med skolegang, kurs, hospitering, arbeidstrening med mer, som gjør at arbeidstakeren kan komme i arbeid. Tiltakene kan brukes allerede i sykepengeperioden. Les mer om tiltak for å komme i jobb.

Gravide arbeidstakere med en arbeidssituasjon som kan gi risiko for fosterskader, og hvor omplassering til annet arbeid ikke er mulig, har rett til svangerskapspenger.