Digital sykmelding – informasjon til arbeidsgivere

Pasienter som blir sykmeldt av en fastlege, får sykmeldingen på nav.no. Herfra kan de sende sykmeldingen til arbeidsgiveren, som får den i sin meldingsboks i Altinn.

De fleste sykehus skriver fortsatt sykmeldingen på papir, men disse blir gjort digitale etter at de er sendt til NAV fra sykehuset. Les om hvordan du best håndterer papirsykmeldinger.

Digital oppfølgingsplan

Nærmeste leder får tilgang til digital oppfølgingsplan når arbeidstakeren har sendt inn sykmeldingen og dere har svart på hvem som er nærmeste leder. Om dette er på plass, kan både arbeidstakeren og lederen logge inn og skrive inn i planen fra hver sin kant. Planen kan deles digitalt både med NAV og legen når den er godkjent.

Slik tar dere i mot det som kommer i Altinn

• Dere velger hvilke personer (oftest er dette HR-/lønnsfunksjonen) som skal ta i mot sykmeldinger og søknader i Altinn. De samme personene skal også oppgi nærmeste leder for den ansatte som er sykmeldt.
• Dere tildeler rettigheter til enkelttjenestene «Sykmelding», «Sykmelding – oppgi leder» og «Søknad om sykepenger» til de utvalgte personene i virksomheten. Se hvordan dere tildeler rettigheter.
• De personene som har tilgang i Altinn kan velge å få varsel på e-post og eller SMS. Dette kan ordnes under kontaktinformasjon i Altinn.

Les mer: Kom i gang i Altinn (pdf)

Må alle ledere i virksomheten ha tilgang i Altinn?

Nei! Dette er viktig:

• De personalansvarlige lederne forholder seg bare til nav.no.
• Når HR-/lønnsfunksjonen henter sykmeldingen i Altinn, melder de samtidig inn hvem som er nærmeste leder for den sykmeldte. Deretter finner lederen alt som trengs på Dine sykmeldte. De personalansvarlige lederne trenger altså ikke tilgang i Altinn.
• Er virksomheten liten, kan daglig leder meldes inn som nærmeste leder.

Sykmeldingen trinn for trinn

1. Bedriften gir tilganger i Altinn til utvalgte personer, for eksempel i HR.
2. Den ansatte finner sykmeldingen sin på nav.no og sender den til arbeidsgiveren. 
3. Den som har tilgang henter sykmeldingen i Altinn og svarer på hvem som er nærmeste leder for den ansatte. Samtidig krysser man av for om virksomheten forskutterer sykepenger for den ansatte (lønn etter arbeidsgiverperioden). Svaret gis i Altinn-skjemaet som ligger i innboksen.
4. Nærmeste leder får en e-post fra NAV om at det har kommet en sykmelding, logger inn og finner sykmeldinger på nav.no. Snarveien www.nav.no/dinesykmeldte kan alltid brukes til å finne siden.

Søknaden trinn for trinn

1. Når sykmeldingsperioden er over, får den ansatte melding om at søknaden om sykepenger kan fylles ut på nav.no. Søknaden er arbeidstakerens erklæring om hva som har skjedd underveis i sykefraværet, og den kan derfor ikke sendes inn samtidig med sykmeldingen. Dette gjelder også for papirsykmeldingen.
2. Hvis perioden på søknaden er innenfor arbeidsgiverperioden, sendes søknaden kun til arbeidsgiveren. Er den lengre enn arbeidsgiverperioden, sendes søknaden direkte til NAV.
3. Arbeidsgivere som forskutterer sykepenger får en kopi av søknaden i Altinn, og nærmeste leder får se søknaden på nav.no/dinesykmeldte. Hvis arbeidsgiveren ikke forskutterer sykepenger, sendes søknaden kun til NAV.
4. Søknaden kan behandles når arbeidsgiveren har sendt den digitale inntektsmeldingen og den ansatte har sendt den digitale sykepengesøknaden. OBS: Det er kun hvis den ansatte selv bruker papirsøknad (del D) at arbeidsgiveren må videresende den på papir til NAV.
5. Det kommer påminnelse fra NAV til lederen på e-post eller SMS, og til bedriften i Altinn, hvis den digitale søknaden ikke er sendt inn av den ansatte.

Inntektsopplysninger skal nå sendes digitalt, enten fra Altinn eller fra arbeidsgiverens lønns- og personalsystem. Les mer om inntektsmelding. 

Meldinger når det skjer noe

Arbeidsgiverne får melding når det skjer noe nytt i et sykefravær. Hvilke meldinger man får, avhenger av rollen man har: 

De som har tilgang i Altinn til sykmeldinger, søknader om sykepenger og brev om dialogmøte får melding når

• den ansatte sender inn en ny sykmelding
• den ansatte sender inn en ny søknad om sykepenger
• den ansatte ikke har sendt inn søknad etter 21 dager (starter fra 21. desember 2018 og gjelder arbeidsgivere som forskutterer sykepenger)
• nærmeste leder ikke er registrert, og NAV-kontoret sender brev om dialogmøte: innkalling, endring, avlysning og referat

Meldingen kommer som SMS og/eller e-post avhengig hva man har valgt i varslingsinnstillingene i Altinn. 

Den som er meldt inn som nærmeste leder får melding når

• den ansatte sender inn en ny sykmelding
• den ansatte sender inn en ny søknad om sykepenger
• den ansatte ikke har sendt inn søknaden om sykepenger innen 14 dager etter at den ble tilgjengelig
• den ansatte har startet på eller sendt oppfølgingsplanen til godkjenning
• aktivitetskravet skal vurderes (ved 6 ukers sykmelding)
• vi spør om behovet for dialogmøte (kommer i uke 16 av sykefraværet)
• NAV-kontoret sender brev om dialogmøte: innkalling, endring, avlysning og referat

Lederen får melding på den e-postadressen som er oppgitt på skjemaet «Sykmelding – oppgi leder» i Altinn. Merk at avsenderadressen på meldingen er webmaster@altinn.no. Det sendes ikke SMS til lederne.

Mer informasjon

Har du spørsmål som du ikke finner svar på her inne? Arbeidsgivertelefonen 55 55 33 36 er åpen 9–15 mandag–fredag.