Denne veilederen beskriver når og hvordan Nav og fylkeskommunen kan dele taushetsbelagte personopplysninger om voksne som deltar i videregående opplæring for å kvalifisere seg til arbeid. Formålet er å støtte ansatte i vurderingen av om og når opplysninger kan deles og hvilke opplysninger som kan deles for å styrke gjennomføring av opplæringsløp og overgang til arbeid.

Veilederen redegjør for det rettslige handlingsrommet for deling etter personvernforordningen (GDPR) og forvaltningsloven § 13 b nr. 5, og forklarer hvordan delingen kan foregå samtidig som den opprettholder regelverkets krav. Den tydeliggjør hvilke vurderinger som må gjøres før deling: hvilket formål delingen har, hvilken oppgave som skal løses bedre, hvilke opplysninger som er nødvendige for dette og hvordan delingen er til nytte for den enkelte deltakeren.

Deling er tillatt, men kun når det er nødvendig for å løse oppgavene til det organet som deler opplysningene, og når delingen bidrar til en bedre og mer helhetlig oppfølging av den enkelte deltakeren. Det er ikke tilstrekkelig at delingen er til nytte for mottakeren alene. Det må være en klar og konkret sammenheng mellom opplysningene som deles og avgiverorganets oppgaveløsning.

Videre beskrives betydningen av brukermedvirkning. Deling skal skje i åpen dialog med deltakeren, som skal få tydelig informasjon om hvilke opplysninger som deles og hvorfor det deles. Deling bør som hovedregel ikke skje hvis deltakeren motsetter seg dette.

Til slutt gir veilederen eksempler på typiske situasjoner der deling kan være aktuelt før og underveis i opplæringsløpet og en praktisk sjekkliste og oversikter som støtte for ansatte i Nav og fylkeskommunen i konkrete delingssituasjoner.

Her finner du en pdf-versjon av veilderen.

Denne veilederen handler om deling av personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen i forbindelse med videregående opplæring for voksne (VOV). Veilederen retter seg mot ansatte i Nav som følger opp voksne arbeidssøkere og ansatte i fylkeskommunen som følger opp deltakere i voksenopplæring. Den skal fungere som et praktisk hjelpemiddel i møte med konkrete delingssituasjoner, men gir ikke en uttømmende fasit på hvilke personopplysninger som kan deles. Du må alltid gjøre individuelle og konkrete vurderinger i hver enkelt sak.

Veilederen omfatter deling av personopplysninger etter at deltakeren har fått innvilget plass på VOV og frem til opplæringen er fullført eller avsluttet. Samarbeid og deling før det er avklart at deltakeren skal starte i VOV, eller deling som har andre formål enn å støtte gjennomføring av opplæringsløpet, faller utenfor veilederen.

Veilederen gjelder kun deling som skjer direkte mellom Nav og fylkeskommunen. Situasjoner der deltakeren selv deler opplysninger, er ikke omfattet.

Veilederen er et supplement til

• rapporten Deling av personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen – utredning av juridisk handlingsrom (2024)¹
• Veileder for deling av personopplysninger – Realkompetansevurdering (RKV)²

 

¹Deling av personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen | HK-dir.

²Veileder for deling av personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen – realkompetansevurdering (nav.no).

Nav og fylkeskommunen har ulike lovpålagte oppgaver og virkemidler, men de understøtter et felles mål: å kvalifisere voksne arbeidssøkere til yrkeslivet.

Fylkeskommunen skal gi voksne den videregående opplæringen de har rett til, og tilpasse opplæringen ved behov. Nav har ansvar for å følge opp voksne arbeidssøkere, blant annet med økonomiske ytelser og tiltak. Hvis det oppstår behov som gjør det vanskelig for en person å gjennomføre opplæringen, må Nav og fylkeskommunen vurdere om samarbeid og deling av nødvendige opplysninger kan bidra til at opplæringen lykkes.

Fylkeskommunen har ansvar for å organisere og tilpasse videregående opplæring for voksne innenfor lov og forskrift. Opplæringstilbudet for voksne organiseres fleksibelt. De som har rett til videregående opplæring for voksne har rett til å få realkompetansen sin vurdert og dokumentert.³ Resultatet av realkompetansevurderingen danner grunnlaget for opplæringstilbudet og skal gå frem av vedtaket om inntak.⁴

Opplæringsløpet skal bygge på kompetansen til deltakeren med opplæring i de fagene eller modulene som er nødvendige for å oppnå ønsket sluttkompetanse, slik at deltakerne så raskt som mulig kan oppnå relevant kompetanse for arbeid eller videre utdanning.⁵ Videre skal opplæringen tilpasses deltakerens livssituasjon⁶ og gjennomføres på en måte som legger til rette for et forsvarlig og tilfredsstillende læringsutbytte.⁷

Opplæringen kan organiseres på ulike måter, blant annet som opplæring med fysisk oppmøte på skole, som fjern- eller nettundervisning eller helt eller delvis som opplæring i bedrift. Opplæringen kan gjennomføres på ulike tidspunkt.

Deltakere i VOV med nedsatt funksjonsevne eller særskilte behov har rett til tilrettelegging av lærested, undervisning, læremidler og eksamen, så lenge tilretteleggingen ikke utgjør en uforholdsmessig byrde for fylkeskommunen.⁸

Opplysninger Nav har om deltakerens fungering, læringsutfordringer og arbeidslivserfaring kan gi verdifulle innspill til fylkeskommunen når de skal tilpasse og organisere opplæringstilbudet. Slik informasjon kan bidra til å identifisere behov for ekstra støtte, tilrettelegging eller valg av opplæringsform, for eksempel praksis i bedrift eller tilpasset opplæring. Dette gir et bedre grunnlag for å tilrettelegge opplæringsløpet slik at det blir mest mulig relevant og gjennomførbart for den enkelte deltaker.

 

³Opplæringslova § 18-8. Se også veileder om realkompetansevurdering i grunnopplæringen.

⁴Opplæringsforskriften § 13-5.

⁵Opplæringslova § 18-1.

⁶Opplæringslova § 19-2 andre ledd.

⁷Opplæringslova § 19-5 første ledd jf. § 11-1.

⁸Opplæringslova § 19-5 tredje og fjerde ledd.

Navs virkemidler kan bidra til at flere fullfører og består videregående opplæring på to hovedmåter. For det første kan Nav bidra til å skape trygghet og ro i deltakerens liv utenfor selve opplæringssituasjonen, for eksempel gjennom økonomisk støtte, som kan gjøre det lettere for deltakerne å konsentrere seg om opplæringen. For det andre kan Nav bidra med å finne tilpassede læreplasser og i forlengelsen av dette varig arbeidsplass.

Fylkeskommunen har ofte opplysninger om forhold som gjør det krevende for deltakerne å stå i opplæring og senere jobb. Hvis slike opplysninger deles, kan Nav vurdere riktige tiltak, særlig i forbindelse med praksis eller læretid. På denne måten kan Navs virkemidler, som arbeidsmarkedstiltak og tiltakspenger, understøtte fylkeskommunens oppgave med opplæringen, og deres formål om å kvalifisere deltakeren til yrkeslivet.

Den vanligste formen for støtte til å ta videregående opplæring, er at Nav innvilger opplæringstiltak, jf. tiltaksforskriften kapittel 7. Opplæringstiltak innvilges som oftest som en enkeltplass i ordinær videregående opplæring.⁹ Nav og fylkeskommunen kan også inngå samarbeid om opplæringstilbud spesielt tilrettelagt for Navs brukere.¹⁰ I enkelte tilfeller deltar personer med tilknytning til Nav i opplæring uten at det er registrert som tiltak hos Nav (ofte kalt «jobbrettet egenaktivitet»).¹¹ Nav har også andre arbeidsmarkedstiltak, for eksempel mentortiltak eller Arbeid med støtte (AMS), som kan brukes som støttetiltak for deltakere i fag- og yrkesopplæring.

Opplysninger i en sak, som direkte eller indirekte kan identifisere en fysisk person, er personopplysninger.¹² All tilgjengeliggjøring av personopplysninger, både muntlig og skriftlig, anses som deling.

Det stilles ingen formkrav til delingen, men både prinsipper for god forvaltningsskikk og ansvarlighetsprinsippet etter personvernforordningen forutsetter at forvaltningsorganer kan dokumentere hvilke personopplysninger som er delt, hvorfor det er gjort, hvordan brukermedvirkning er ivaretatt og hvilket rettslig grunnlag som er brukt. I praksis betyr dette at når Nav og fylkeskommunen skal dele personopplysninger, må vurderingene som er gjort, gjøres skriftlige i tråd med interne rutiner for dette.

For å sikre at personopplysninger kun brukes i tråd med delingsformålet og at delingen vil «fremme avgiverorganets oppgaver», må Nav og fylkeskommunen sørge for at de har en felles forståelse av hvorfor opplysningene deles og hvordan de vil bli brukt i oppfølgingen av deltakeren. I mer faste samarbeid kan dette avklares i samarbeidsavtalen. I enkeltsaker må Nav og fylkeskommunen finne en egnet måte å avklare dette på før delingen skjer.

 

¹² GDPR art. 4 nr. 1.

Personopplysninger kan bare deles hvis det finnes et rettslig grunnlag (behandlingsgrunnlag) i personvernforordningen (GDPR) som tillater det. Noen personopplysninger regnes som særlig sensitive, og deling av disse er tillatt i færre situasjoner og under strengere vilkår enn andre opplysninger.¹³ Hvis personopplysningene er underlagt taushetsplikt, kreves det i tillegg et unntak fra taushetsplikten for å kunne dele disse.

Deling og mottak av personopplysninger, også særlige kategorier, mellom Nav og fylkeskommunen i forbindelse med en deltakers gjennomføring av VOV, vil være lovlig etter GDPR art 6 nr. 1 bokstav e og art 9 bokstav b eller g¹⁴, så lenge delingen også er tillatt etter nasjonal lov.¹⁵ I tillegg må delingen i hvert enkelt tilfelle oppfylle krav om

• formålsbegrensning – opplysningene skal brukes til et tydelig definert formål
• dataminimering – det deles bare opplysninger som faktisk er relevante og forholdsmessige for formålet
• nødvendighet – det er en klar sammenheng mellom opplysningene og oppgaven de skal brukes til

Fordi personopplysninger som deles mellom Nav og fylkeskommunen som oftest er taushetsbelagte opplysninger, vil det nasjonale lovgrunnlaget for å dele slike opplysninger i forbindelse med VOV være forvaltningsloven 13 b nr. 5.¹⁶ Bestemmelsen gir adgang til deling mellom to offentlige forvaltningsorganer når det er «nødvendig å gi for å fremme avgiverorganets oppgaver etter lov, instruks eller oppnevningsgrunnlag».

Dette innebærer at:

• Delingen må øke sannsynligheten for at den som deler opplysningene vil kunne utføre en eller flere av oppgavene sine bedre. Det skal tas utgangspunkt i om delingen gir et positivt bidrag til oppgaveløsningen sammenlignet med en situasjon der opplysningene ikke deles.
• Du må alltid gjøre en konkret og individuell vurdering i hver enkelt sak.

Det avgjørende, etter forvaltningsloven § 13 b nr. 5, er at delingen bidrar til at avgiverorganet kan utføre sine egne lovpålagte oppgaver bedre, selv om opplysningene benyttes av et annet organ. Så lenge Nav og fylkeskommunen har det samme overordnede formålet om å kvalifisere voksne til arbeidslivet, vil kravet om nødvendighet som oftest være oppfylt når det oppstår behov for å dele opplysninger med formål om å gi en voksen best mulige samordnede rammer og støtte i et opplæringsløp.

Du må likevel vurdere konkret og individuelt om delingen vil kunne gi et positivt utslag for deltakeren i det enkelte tilfelle. Dette må avgjøres ut fra deltakerens situasjon, formålet med delingen og hvilke virkemidler Nav eller fylkeskommunen faktisk kan ta i bruk. Ansatte i Nav og fylkeskommunen må derfor selv vurdere om det å gi ut opplysninger vil være nødvendig for oppgaveløsningen i den konkrete saken. Se kapittel 4 for eksempler på aktuelle delingssituasjoner.

Opplysninger deles for å gi deltakeren et best mulig og samordnet opplæringsløp som kvalifiserer deltakeren til arbeidslivet. Formålet med delingen er støtte og oppfølging, ikke straff eller kontroll. Opplysningene skal derfor ikke deles eller brukes for å lete etter feil, ilegge sanksjoner eller avslutte tiltak eller ytelser som et mål i seg selv.

Samtidig vil personopplysninger som deles fra fylkeskommunen inngå i Navs ordinære lovpålagte oppfølging av deltakeren, for eksempel ved vurdering av om et opplæringstiltak er egnet eller om vilkårene for en ytelse er oppfylt. Slik bruk vil være tillatt, så lenge det er i tråd med delingsformålet og deltakerens forventninger.

Deltakeren må også være informert og få mulighet til å medvirke. Se like nedenfor i kapittel 3.5.

Deltakeren er hovedaktøren i prosessen frem til en stabil tilknytning til arbeidslivet. Det er derfor viktig å legge stor vekt på tillit og dialog i samarbeidet. Vurderingen av om personopplysninger skal deles i forbindelse med opplæring, skal ta utgangspunkt i hva som er til nytte for deltakeren, og deling skal skje i samarbeid og i åpen dialog med ham/henne. Deling av personopplysninger skjer på grunnlag av lovhjemmel, ikke samtykke. Det betyr at du ikke trenger å innhente samtykkeerklæring for å kunne dele lovlig. Samtidig skal deltakeren få god og tydelig informasjon om hva som deles, hvorfor deling vurderes som relevant og hvordan opplysningene blir brukt. Deling er et tilbud om støtte, ikke et pålegg. Deling bør derfor ikke skje hvis deltakeren motsetter seg det.¹⁷

For at delingen skal være lovlig, må også mottakeren av opplysningene ha en eller flere oppgaver gitt i lov eller forskrift som begrunner at det er nødvendig å samle inn og bruke personopplysningene som blir delt.

For Nav er det særlig Nav-loven og arbeidsmarkedsloven og tilhørende forskrift som vil begrunne innsamling og bruk av personopplysninger som mottas ved deling fra fylkeskommunen. Formålet vil være veiledning, kartlegging og oppfølging av voksne arbeidssøkere.¹⁸

For fylkeskommunen vil det være bestemmelser i opplæringsloven og opplæringsforskriften som gir regler om inntak, organisering og tilpasning eller tilrettelegging av opplæringstilbud for deltakere i VOV.¹⁹

Nav og fylkeskommunen er i tillegg forpliktet til å samarbeide når det er nødvendig for å gi et helhetlig og samordnet tjenestetilbud til voksne arbeidsledige som mottar oppfølging fra Nav og som har rett til VOV. Det følger av opplæringslova § 24-1 og Nav loven § 15a.²⁰

I slike samarbeid kan det være nødvendig for fylkeskommunen å samle inn flere opplysninger om deltakeren, eksempelvis knyttet til oppfølgingen i Nav, enn det vil være behov for utenfor slike samarbeid. Tilsvarende vil det for Nav kunne være nødvendig å få flere detaljerte opplysninger om opplæringsløpet og tilpasninger som gjøres, enn det vil være behov for utenfor slike samarbeid.

Samarbeidsbestemmelsene tillater slik utvidet innsamling og bruk av personopplysninger i slike samarbeid, men det er fortsatt forvaltningsloven § 13 b. nr. 5 som gjør selve delingen av opplysningene mellom Nav og fylkeskommunen lovlig.

Når taushetsbelagte opplysninger deles i tråd med rammene i kapittel 3, vil delingen være lovlig.

Det er ikke mulig å gi en uttømmende liste over hvilke typer personopplysninger det er tillatt å dele mellom Nav og fylkeskommunen og når. Det kan også være aktuelt å dele særlige kategorier av personopplysninger, forutsatt at vilkårene etter personvernregelverket og forvaltningsloven § 13 b nr. 5 er oppfylt. Deling kan være aktuelt i følgende overordnede tilfeller:

• Tilpasning/tilrettelegging av opplæringsløp
• Oppfølging av deltakeren
• Valg av praksisplass/læreplass
• Vurdering av tiltak eller ytelser

Behovet for å dele personopplysninger kan oppstå på ulike tidspunkt i opplæringsløpet. Det kan være behov for å dele personopplysninger etter at plass i VOV er avklart, både før opplæringen starter og underveis.

Før Nav eller fylkeskommunen deler taushetsbelagte opplysninger, må du alltid gjøre en konkret og individuell vurdering. Vurderingen bør ta utgangspunkt i disse spørsmålene:

1. Hvilken konkret oppgave skal jeg løse, og hjelper delingen meg med å utføre oppgaven bedre?
2. Hvilke opplysninger er nødvendige for å løse denne oppgaven?
3. Kan formålet nås uten å dele personopplysninger eller med mindre detaljerte og/eller sensitive personopplysninger?
4. Ønsker deltakeren at jeg deler disse opplysningene?

Spørsmålene gjelder både når Nav deler opplysningene med fylkeskommunen og når fylkeskommunen deler opplysningene med Nav.

Det første spørsmålet er hvilken konkret oppgave delingen skal bidra til å løse – det vil si hva formålet med delingen er. Formålet kan ikke beskrives for generelt, for eksempel som «godt samarbeid», «helhetlig oppfølging» eller «bedre informasjonsflyt». Det må være mulig å peke på hvilken oppgave hos Nav eller fylkeskommunen som kan løses bedre ved at opplysningene deles.

For Nav kan oppgaven for eksempel være å følge opp brukeren i opplæringstiltak, vurdere behov for supplerende tiltak, bidra til å finne egnet praksis eller vurdere om tiltak eller støtte bør justeres.

For fylkeskommunen kan oppgaven for eksempel være å organisere opplæringen, tilrettelegge undervisningen, følge opp fravær og progresjon, forebygge avbrudd eller legge til rette for overgang til praksis eller læretid.

Delingsformålet skal avklares med mottakeren, slik at mottakeren er innforstått med hva personopplysningene kan brukes til.

Det er ikke tilstrekkelig at kun formålet er definert, delingen må også bidra til at avgiverorganet (det vil si den som deler) kan utføre sin egen oppgave bedre. At opplysningene kan være nyttige, interessante eller praktiske for mottakeren er ikke nok. Delingen må ha en konkret funksjon i oppfølgingen av deltakeren.

Når oppgaven er avklart, må du vurdere hvilke konkrete opplysninger som er nødvendige for å løse den. Det er ikke adgang til å dele flere opplysninger enn det som trengs for formålet.

Selv om deling kan være relevant, må du vurdere om formålet kan nås på en mindre inngripende måte. Dette er kjernen i dataminimering.

Det kan for eksempel være mulig å

• la deltakeren selv formidle opplysningene
• gjennomføre en trekantsamtale med deltakeren, Nav og fylkeskommunen
• dele opplysningene på et mer overordnet nivå
• beskrive funksjons- eller tilretteleggingsbehov i stedet for diagnose
• dele færre detaljer om bakgrunnen for et behov

Deling skjer på grunnlag av lovhjemmel, ikke samtykke. Samtidig skal deling skje i åpen dialog med deltakeren. Deltakeren bør få vite hvilke opplysninger som vurderes delt, hvorfor opplysningene er relevante, hvem de skal deles med og hvordan de kan bli brukt.

Hvis deltakeren motsetter seg delingen, bør deling som hovedregel ikke skje. Deling skal være et virkemiddel for støtte og samordnet oppfølging, ikke oppleves som kontroll eller press.

Vurderingen bør dokumenteres skriftlig og arkiveres i relevant fagsystem. Dokumentasjonen bør kort vise

Dokumentasjonen bør kort vise

• hvilken konkret oppgave delingen skulle støtte
• hvorfor delingen ble vurdert å hjelpe oppgaveløsningen
• hvilke opplysninger som ble vurdert som nødvendige
• om mindre inngripende alternativer ble vurdert
• hvordan deltakeren ble involvert og informert
• hvem opplysningene ble delt med
• hvordan delingen ble gjennomført

Det er et lovlig handlingsrom for deling av taushetsbelagte personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen. Nøkkelen er å kartlegge, vurdere og dokumentere

• klare formål
• konkrete vurderinger
• dataminimering
• brukermedvirkning

Deling skal bidra til å støtte den voksne i å gjennomføre videregående opplæring og kvalifisere til arbeid, og skal aldri brukes mer enn nødvendig.

Følgende tabell viser typiske kategorier av opplysninger som kan være nødvendige, forutsatt konkret behov og formål. Tabellen er ikke uttømmende.