All deling av personopplysninger må være nødvendig for å oppnå et klart definert formål. Samarbeid mellom Nav og fylkeskommunen i forbindelse med gjennomføringen av en realkompetansevurdering (RKV) kan gi en mer effektiv og sammenhengende tjeneste for tjenestemottaker. Den som deler må derfor være bevisst på hva som skal oppnås med delingen og alltid ta en konkret vurdering av hvilke opplysninger som er nødvendig for å oppnå dette. I praksis er det tjenestemottaker som selv deler skriftlig dokumentasjon med fylkeskommunen i forbindelse med en RKV. Delingen mellom Nav og fylkeskommunen skjer derfor i hovedsak muntlig, med eller uten tjenestemottaker til stede.

I forbindelse med RKV er deling ingen plikt, men en mulighet. For å ivareta relasjonen til tjenestemottaker bør derfor vedkommende være informert om hva som deles og være positiv til delingen. Samarbeid og deling bør være et gunstig tilbud som gis tjenestemottakeren.

Ved å benytte de lovbestemte unntakene fra taushetsplikt som er nevnt i kapittel 4 i denne veilederen, har verken fylkeskommunen eller Nav behov for å innhente samtykke fra tjenestemottakeren i delingssituasjonene som beskrives i punkt 4.1, 4.2 og 4.3. Det foreligger allerede en lovlig adgang til å dele de aktuelle opplysningene mellom Nav og fylkeskommunen etter forvaltningsloven § 13 b. Vi anbefaler å benytte delingsadgangene som nevnes i kapittel 4, fremfor å innhente skriftlig samtykke.

Denne veilederen tar for seg adgangen til å dele personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen i forbindelse med realkompetansevurdering. I fortsettelsen brukes RKV som forkortelse for realkompetansevurdering. Veilederen er relevant for Nav-veiledere som bistår arbeidssøkere med oppfølging og kartlegging, og for fagpersoner i fylkeskommunen som arbeider med RKV.

Veilederen er utarbeidet som oppfølging av rapporten «Deling av personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen». ¹ I rapporten pekes det på at voksne arbeidssøkere ofte vil få oppfølging og ytelser både fra Nav og fra utdanningssektoren i fylkeskommunen. Videre fremheves den lovfestede samarbeidsplikten mellom disse: Nav og fylkeskommunen skal samarbeide når det er nødvendig for å gi tjenestemottakeren, altså personen som får tjenester fra Nav og fylkeskommunen, et helhetlig og samordnet tjenestetilbud.²

Hvis det er aktuelt for en arbeidssøker å søke om å få gjennomført en RKV gjennom fylkeskommunen, aktualiseres ofte behovet for samarbeid i den enkelte sak. Det vil da også kunne oppstå et behov for å utveksle personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen.

Veilederen beskriver hvordan Nav og fylkeskommunen kan gå frem for å gjøre en forsvarlig vurdering av hvilke opplysninger de kan utveksle med hverandre. Den tar kun for seg deling til gjennomføring av RKV, og omfatter dermed ikke deling av personopplysninger til andre formål. Veilederen er ment som en støtte for å finne fram til, og bruke regelverket som muliggjør deling, men erstatter ikke lesing av lovteksten. 

¹ Deling av personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen - Utredning av juridisk handlingsrom, 30.08.2024
² Se Nav-loven § 15 a og opplæringsloven § 24-1.

Opplysninger i en sak, som direkte eller indirekte kan identifisere en fysisk person, er personopplysninger. ³ All tilgjengeliggjøring av personopplysninger anses som deling. Det kan skje ved fysisk overlevering eller elektronisk overføring av dokumentasjon, eller i muntlig form. Deling kan også skje ved at det gis tilgang til systemer med registrerte personopplysninger. 

Denne veilederen gjelder kun for deling som skjer direkte mellom Nav og fylkeskommunen. Situasjoner der tjenestemottakeren selv deler personopplysninger eller dokumentasjon, er ikke omfattet.

Personopplysninger kan bare behandles, inkludert deles, dersom det finnes et rettslig grunnlag (behandlingsgrunnlag) som tillater det, for eksempel i lov eller forskrift. Er personopplysningene underlagt taushetsplikt, kreves det i tillegg et unntak fra taushetsplikten for å kunne dele disse. Mottakeren av opplysningene må også ha en eller flere lovpålagte oppgaver som begrunner at det er nødvendig å samle inn og bruke personopplysningene som blir delt.

Vi legger til grunn at de fleste personopplysningene som deles i forbindelse med RKV vil være underlagt taushetsplikt. Det kommer av at delingen av personopplysningene ofte vil røpe et klientforhold til Nav. For fylkeskommunen sin del kan det være tilfeller hvor delingen ikke omfatter taushetsbelagte personopplysninger. Delingen vil likevel hjemles i de samme lovbestemmelsene, og vi skiller derfor ikke mellom disse tilfellene i denne veilederen.⁴

Personvernprinsippene krever at all behandling av personopplysninger må være nødvendig for å oppnå et klart definert formål. Ved deling av personopplysninger må man være bevisst på hvilket formål som ønskes oppnådd ved delingen. Det skal ikke deles flere opplysninger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet.

Det er tjenestemottakeren som er hovedaktøren i prosessen som skal lede frem til en stabil tilknytning til arbeidslivet. I kapittel 4 omtales lovbestemmelser som kan gi unntak for taushetsplikt mellom Nav og fylkeskommunen, og som også gir rettslig grunnlag for å dele personopplysninger. Ingen av disse bestemmelsene innebærer en plikt til å dele opplysninger. De gir kun en adgang til å dele når vilkårene er oppfylt. Saksbehandlerne i Nav og fylkeskommunen må derfor selv vurdere om det å gi ut opplysninger vil være hensiktsmessig for oppgaveløsningen i den konkrete saken. Ivaretakelsen av tillitsforholdet og relasjonen til tjenestemottakeren bør være avgjørende i vurderingen av om deling skal finne sted.

Det er viktig å ivareta brukermedvirkning og å overholde informasjonsplikten, slik at tjenestemottakeren forstår og opplever at både samarbeidet og delingen av opplysninger bidrar positivt til egen situasjon. All deling av personopplysninger i forbindelse med RKV bør derfor skje i samråd med tjenestemottakeren. Det bør gis som et tilbud om støtte og kun skje der tjenestemottakeren er positiv til det.

³ Jf. personvernforordningen (GDPR) art. 4 nr. 1"/]
⁴ Bakgrunnen for dette er forklart nærmere i rapporten «Deling av personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen», Utredning av juridisk handlingsrom, kapittel 8.4.

Fra det skoleåret som tar til det året man fyller 19 år har de som har fullført grunnskoleopplæring eller tilsvarende opplæring, men ikke har studiekompetanse eller yrkeskompetanse fra videregående opplæring rett til videregående opplæring for voksne, jf. opplæringsloven § 18-3. Man har da rett til å få realkompetansen sin vurdert og dokumentert av fylkeskommunen, jf. opplæringsloven § 18-8. ⁵ Gjennom retten til yrkesfaglig rekvalifisering[6] i opplæringsloven § 18-4, har også søkere med oppnådd studiekompetanse eller yrkeskompetanse, rett til videregående opplæring fram mot én ny yrkesfaglig sluttkompetanse, og dermed også rett til RKV. Fylkeskommunen besitter opplysningene om hvorvidt videregående opplæring er bestått eller ikke.

De som ikke har rett til videregående opplæring for voksne, har likevel rett på RKV hvis Nav eller kommunen anbefaler det, jf. opplæringsloven § 18-8 andre ledd.

En RKV skal avgjøre hvilken kompetanse den voksne har, og hvilket opplæringstilbud den voksne skal få.

En RKV ⁷ består av fire faser fra søkeren tar kontakt med fylkeskommunen til det skrives ut dokumentasjon på gjennomført RKV.

I den første fasen veileder fagpersonen fra fylkeskommunen søkeren om rettigheter, formål med RKV og hvilken sluttkompetanse vurderingen skal gjøres mot. I kartleggingsfasen skal fylkeskommunen sørge for at det blir klargjort hvilken kompetanse søkeren har. I samarbeid med søkeren sørger fylkeskommunen for å få innhentet all relevant dokumentasjon knyttet til den formelle, ikke-formelle og uformelle kompetansen.

Vurderings- og verdsettingsfasen skjer på grunnlag av veilednings- og avklaringsfasen og kartleggingsfasen. Fylkeskommunen avgjør om kompetansen som søkeren dokumenterer og viser, er likeverdig med kompetansen som oppnås gjennom videregående opplæring etter læreplanverket. Alt som skjer før fase tre er dermed avgjørende for å kunne vurdere og verdsette den voksnes kompetanse.

Opplysninger som kan være relevante for at fylkeskommunen kan vurdere og verdsette søkeren sin realkompetanse er:

• Kompetansebevis fra videregående opplæring.
• Kursbevis, eksamensbevis fra annen opplæring (både avsluttet og ikke avsluttet).
• Attester fra arbeidsgivere, tillitsverv, oppgaver som frivillig.
• Uttalelser fra arbeidsgivere om hvilken kompetanse søkeren har, osv.
• Beskrivelser fra arbeidsgiver og frivillig sektor om jobbinnhold, kompetanse og oppgaver utført for eksempel som frivillig på et arrangement.
• Kompetansebeskrivelse utarbeidet av søkeren selv, som er attestert av arbeidsgiver, frivillig sektor, osv.
• Dokumentasjon på gjennomført arbeidstrening som eget arbeidsmarkedstiltak, herunder varighet, innhold og oppnådd kompetanse.
• Dokumentasjon på gjennomført arbeidstrening som en del av gjennomføring av arbeidsmarkedstiltak hos ekstern tiltaksarrangør, herunder varighet, innhold og oppnådd kompetanse.

⁷ Les mer om realkompetansevurdering her: Veileder om realkompetansevurdering i grunnopplæringen i udir.no.

Med utgangspunkt i RKV-prosessen beskriver vi i dette kapitelet de mest aktuelle situasjonene for deling av personopplysninger mellom Nav og fylkeskommunen. Situasjonene som omtales i punkt 4.1 og 4.2 tar for seg aktuell deling fra fylkeskommunen til Nav, og situasjonen i punkt 4.3 tar for seg aktuell deling fra Nav til fylkeskommunen.

Når Nav og fylkeskommunen deler personopplysninger som beskrevet i de tre situasjonene, vil de ha hjemmel i lov for delingen. Det er derfor ikke behov for å innhente skriftlig samtykke fra tjenestemottaker.

Fylkeskommunen har ansvar for å veilede om tjenestemottakerens rettigheter knyttet til RKV, og å gjennomføre selve RKV og vurdere og dokumentere realkompetansen. Ved innledende veiledning kan det være nødvendig å avklare om tjenestemottakeren har rett til RKV. Det kan av ulike årsaker være slik at tjenestemottakeren ikke selv vet om videregående opplæring er bestått eller ikke.

Denne avklaringen er også viktig for Navs videre oppfølging, og det kan derfor være behov for at fylkeskommunen deler opplysninger til Nav om:

• Tjenestemottakerens formelle kompetanse, inkludert om vedkommende har rett på RKV
• Informasjon om aktuelle yrkes-/fagretninger for tjenestemottakeren og tidsaspektet knyttet til oppnådd sluttkompetanse for disse.

Slik deling fra fylkeskommunen til Nav kan være naturlig og hensiktsmessig i en innledende veiledningssamtale/trekantsamtale, der Nav-veileder deltar sammen med tjenestemottaker og fagperson fra fylkeskommunen. Det er ikke nødvendigvis etablert praksis i alle fylker med slike trekantsamtaler, men slike samtaler kan finne sted både før og etter at det søkes om RKV.

Formålet med trekantsamtaler er å få klarlagt hvordan tjenestemottakerens kompetanse best kan synliggjøres, hvilke alternative retninger for sluttkompetanse som fremstår mest relevant og å få klarhet i hva som kan være aktuell dokumentasjon i en RKV. Informasjonsdeling fra fylkeskommunen kan bidra til at Nav-veileder får en bedre forståelse av hvilken skriftlig dokumentasjon fylkeskommunen trenger for å vurdere og verdsette tjenestemottakerens kompetanse. Nav-veileder vil deretter kunne bistå tjenestemottaker ved søknad om RKV, slik at den nødvendige dokumentasjonen blir tilgjengeliggjort for fylkeskommunen og er av så god kvalitet som mulig.

Nav-veileder og en fagperson fra fylkeskommunen kan også ha en slik dialog uten tjenestemottaker til stede. Tjenestemottakeren bør imidlertid være orientert om og positiv til slik dialog, jf. punkt 2.4 om brukermedvirkning. 

Tjenestemottakeren må selv søke om RKV og blir i søknadsløsningen bedt om å fylle inn en CV. Hensikten er at fylkeskommunen skal få en fullstendig oversikt over tidligere utdanning, praksis i faget det søkes RKV i, og annen arbeidserfaring.

Hvis dokumentasjonen fylkeskommunen har mottatt fra søkeren ikke gjenspeiler det som er registrert i CV-en under innsøkingen, vil fylkeskommunen måtte etterspørre mer dokumentasjon fra søker. Hvis dette eksempelvis gjelder arbeidstrening i regi av Nav, så sitter ikke alltid søkeren på dokumentasjonen selv. I slike situasjoner kan fylkeskommunen dele nødvendige opplysninger om tjenestemottakerens søknad med Nav. Formålet er da å få bistand fra Nav til å fremskaffe tilstrekkelig dokumentasjon eller bidra med nødvendig avklaring rundt opplysningene, slik at vurderingsgrunnlaget for RKV blir best mulig.

Ved at fylkeskommunen foretar en RKV vil arbeidssøkeren ofte kunne få en kortere og mer effektiv vei til oppnådd sluttkompetanse (eksempelvis fagbrev), og dermed raskere få en mer stabil tilknytning til arbeidslivet. Gjennomføring av en RKV vil følgelig kunne være tjenlig for Nav sin målsetning om å hjelpe arbeidssøkeren inn i arbeidslivet.

Nav kan dele opplysninger de innehar som er nødvendige for at fylkeskommunen skal gjennomføre vurderings- og verdsettingsfasen med så god kvalitet som mulig (se eksempler på relevante opplysninger i punkt 3.3). Delingen kan gjøres i en veiledningssamtale/trekantsamtale med arbeidssøkeren til stede, eller i dialog med fagperson i fylkeskommunen uten at arbeidssøkeren er med. Det er likevel viktig at arbeidssøkeren er innforstått med, informert og positiv til at Nav deler de aktuelle opplysningene. Slik søknadsløsningen til RKV er utformet, vil skriftlig dokumentasjon i praksis måtte deles med fylkeskommunen av arbeidssøkeren selv. Delingen fra Nav til fylkeskommunen vil derfor i hovedsakelig foregå muntlig.

Det er likevel viktig å påpeke at det må foretas en konkret vurdering i hver enkelt sak av hvilke opplysninger som kan deles. Det vil kun være aktuelt å dele opplysninger fra Nav hvis Nav-veilederen mener det er hensiktsmessig for den enkelte arbeidssøkeren at det foretas en RKV. Hvis det eksempelvis ikke er manglende formell kompetanse som hindrer arbeidssøkeren i deltakelse og stabil tilknytning til arbeidslivet, så vil Nav i utgangspunktet ikke ha adgang til å dele opplysningene med fylkeskommunen.⁸

Det er også viktig å kun dele det som er tilstrekkelig i hvert enkelte tilfelle – altså så lite som mulig for å oppnå formålet (vurdering og verdsetting av realkompetansen). For å unngå overskuddsinformasjon, vil det for eksempel som regel ikke være nødvendig å dele hele rapporter fra tiltaksarrangører og liknende, men kun relevante deler fra rapporten.

⁸ Da oppfylles ikke bestemmelsen som unntar fra taushetsplikt. Nav vil da kun ha adgang til å dele hvis det foreligger et samtykke fra tjenestemottaker. Foreligger samtykke står Nav likevel fritt til å velge om arbeidet med å utlevere skal prioriteres eller ikke.