Nav trenger rutinemessige meldinger om institusjonsopphold for å vurdere om oppholdet har betydning for retten til eller størrelsen på ytelser fra folketrygden. Institusjonen skal sende meldinger om både korttids- og langtidsopphold.

Den rutinemessige rapporteringsplikten gjelder alle inn- og utskrivninger, uavhengig av om personen får utbetalinger fra Nav eller ikke.

Institusjonene skal derfor ikke avklare med personen om han/hun får utbetalinger fra Nav før de sender meldingen.

Hensikten er at Nav skal kunne vurdere om personen har rett til utbetalinger fra Nav, og eventuelt beregne riktig utbetaling.

Institusjonen skal sende meldinger om inn- og utskrivinger med én gang personen kom inn eller ut av institusjonen. Ytelser som kan bli påvirket av opphold på institusjon har ulike regler for når en ytelse skal stanses eller reduseres. Når personen skal ut av institusjonen, skal ytelsen gjenopptas forutsatt at vilkårene for ytelsen er oppfylt. Derfor er det svært viktig for Nav å vite så tidlig som mulig at en person er på institusjon og når oppholdet tok slutt. 

Adgangen til å pålegge institusjoner å regelmessig rapportere inn- og utskriving fra institusjon står i folketrygdloven § 21-4 (5) (lovdata.no)

Hvilke institusjoner omfattes av plikten til å rutinemessig rapportere om opphold på institusjon?

Institusjoner som omfattes av rapporteringsplikt til Nav er

• fengsler.
• helseinstitusjoner og boformer for heldøgnsomsorg og pleie med fri kost og losji under statlig ansvar eller tilsvarende institusjon i utlandet.
• institusjoner etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester eller lov om spesialisthelsetjenesten. 

De aller fleste ytelsene i folketrygdloven kan bli påvirket av et institusjonsopphold. De vanligste ytelsene der dette er aktuelt er: 

• Grunnstønad og hjelpestønad (lovdata.no)
• Sykepenger (lovdata.no)
• Arbeidsavklaringspenger (lovdata.no)
• Uføretrygd (lovdata.no)
• Yrkesskadedekning (lovdata.no)
• Ytelser til gjenlevende ektefelle (lovdata.no)
• Barnepensjon (lovdata.no)
• Alderspensjon (lovdata.no)
• Tiltakspenger (lovdata.no)
• Supplerende stønad (lovdata.no)

I tillegg finnes det ytelser som krever fysisk tilstedeværelse, at personen har omsorg for barn, er en reell arbeidssøker eller deltar i en aktivitet, og ytelsen kan derfor falle bort av den grunn. 

Dette er: 

• Dagpenger (lovdata.no)

Nav ber kun om opplysninger som er nødvendige for å kunne behandle en sak. 

Vi trenger opplysninger som identifiserer den det gjelder, det vil si navnet på personen og fødselsnummeret/d-nummeret. Dette for å sikre en entydig identifisering av personen. 

Videre trenger vi opplysninger som identifiserer den aktuelle institusjonen. Dette er opplysninger om navnet på institusjonen og dens underenheter, adressen og organisasjonsnummeret. Dette er for å sikre en entydig identifisering av institusjonen. I enkelte tilfeller har vi behov for å kunne kontakte institusjonen der personen oppholder seg. Navnet på institusjonen kan også si noe om institusjonen tilbyr fri kost og losji og er under statlig ansvar. 

Vi trenger informasjon om inn- og utskrivingsdatoen (perioden) for oppholdet. Dette trengs for å kunne vurdere når en eventuell endring i brukerens ytelse skal starte og slutte. 

Vi ber også om informasjon om type opphold. Dette trengs til å vurdere om det skal gjøres en endring i ytelsen, da enkelte ytelser har unntak ved spesielle typer opphold. 

Hvordan ivaretar Nav personvernet til de som er i institusjon?

Om ivaretakelse av personopplysninger i Nav se personvernerklæring for Nav.

En konsekvens er at brukeren kan få utbetalt for mye eller for lite, som senere resulterer i et krav om tilbakebetaling, eller at brukeren ikke får en ytelse som han/hun skulle hatt. Dette er svært negativt for sårbare personer. Manglende innrapporteringer vil øke faren for at Nav gjør vedtak på grunn av manglende/feil informasjon som resulterer i merarbeid både for brukeren og Nav.

Det er egne regler for å beregne utbetalinger fra Nav under opphold i fengsel. Nav har derfor behov for rask informasjon fra Kriminalomsorgen når en person kommer i varetekt eller soner en fengselsdom.

Fra 5. juni 2023 sender Kriminalomsorgen automatisk meldinger om fengselsopphold digitalt. Det betyr at fengsler ikke lenger skal fylle ut og sende meldinger om fengselsopphold på papir.

Det er viktig at Nav får melding om opphold på alders- og sykehjem den dagen eller så snart som mulig etter at pasienten legges inn eller skrives ut.

Opphold på alders- og sykehjem kan påvirke personens rett til utbetalinger fra Nav. Ved mottak av melding om innleggelse i alders- og sykehjem, gjør Nav nødvendige justeringer i pensjonsutbetalingen. Denne justeringen fører ofte til at pensjonisten får mer i pensjon. Det nye pensjonsbeløpet gir grunnlag for riktig vederlagstrekk. Om Nav ikke får meldingen om innleggelse, kan pensjonisten få mindre i pensjon etter trekk.

Det er ikke nødvendig å melde utskriving ved dødsfall, men det er viktig at vederlagstrekket meldes til opphør / stanses slik at det ikke blir trekk i eventuelle utbetalinger etter dødsmåneden. Det er kommunen selv som registrerer og endrer vederlagstrekket.

Det er viktig at Nav får melding om opphold på helseinstitusjon den dagen eller så snart som mulig etter at pasienten legges inn eller skrives ut.

Oppholdet kan påvirke personens rett til utbetalinger fra Nav, noe som kan bety at utbetalinger kan bli stanset eller redusert.