Slik gjør du det — For tiltaksarrangører

Deltakeroversikt for tiltaksarrangører

Hold oversikt over deltakere på et arbeidsmarkedstiltak.

Hva er Deltakeroversikten?

Deltakeroversikten er en digital tjeneste for tiltaksarrangører. Tjenesten gir deg oversikt over deltakere på arbeidsmarkedstiltak og gjør det mulig å kommunisere med Nav om endringer.

Hva skal du som tiltaksarrangør gjøre?

Når en deltaker skal starte på et tiltak, skal du som hovedregel registrere oppstartsdatoen i Deltakeroversikten etter at oppstarten er avtalt med deltakeren.

Hvis det er behov for å endre en tiltaksdeltakelse, kan du sende forslag om endring direkte til Nav-veilederen i Deltakeroversikten. Du får beskjed når forslaget er behandlet.

Logg inn i Deltakeroversikten

Behandling av personopplysninger

For å kunne bruke denne tjenesten, må Nav behandle personopplysninger om deg:

Som ansatt hos en tiltaksarrangør har du i tjenesten Deltakeroversikt tilgang til å se deltakere som er på arbeidsmarkedstiltak hos dere.

For at du skal kunne bruke tjenesten, må Nav behandle disse personopplysningene om deg:

navn
fødselsnummer
virksomheten du jobber for

Når du logger inn med ID-porten, behandler Nav fødselsnummeret ditt for å sjekke om du skal ha tilgang til tjenesten. Navnet og fødselsnummeret ditt blir laget.

Disse personopplysningene sammen med organisasjonsnummeret til virksomheten, brukes også for å hindre ugyldig bruk av tjenesten.

Det juridiske grunnlaget for Nav som behandlingsansvarlig for personopplysningene dine, følger av personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav c. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle kravet til personopplysningssikkerhet i personvernforordningen art. 32, og den registrertes rett til innsyn jf. GDPR art. 15 c.

Hvem har tilgang til personopplysningene dine?

Utviklingsteamet som drifter deltakeroversikten i Nav.
Utviklingsteamet som drifter innsynsloggtjenesten i Nav.
Andre ansatte i virksomheten kan se navnet ditt i Deltakeroversikten.

Lagring og sletting

Personopplysningene dine oppbevares så lenge det er nødvendig for formålet. Opplysninger Nav ikke har en lovpålagt plikt til å oppbevare, vil bli slettet når behovet faller bort.

Dine rettigheter

Du kan kreve innsyn og retting av personopplysninger som Nav behandler. I noen situasjoner har du også rett til å få slettet personopplysninger. Du kan lese mer om rettighetene dine hos Datatilsynet (datatilsynet.no)

Hvis du har du flere spørsmål om Navs behandling av personopplysninger i denne tjenesten, kan du kontakte oss på telefon 55 55 33 36.
Du kan også kontakte Navs personvernombud hvis du har spørsmål om hvordan Nav behandler personopplysninger, eller hvis du trenger hjelp til å ivareta personverninteressene dine.
Se også Navs personvernerklæring.

Hvem kan bruke Deltakeroversikten?

Arrangører av disse tiltakene kan bruke tjenesten:

oppfølgingstiltak
avklaringstiltak
arbeidsrettet rehabilitering (ARR)
arbeidsforberedende trening (AFT)
varig tilrettelagt arbeid i skjermet virksomhet (VTA)
tilrettelagt arbeid i ordinær virksomhet
digitalt oppfølgingstiltak
jobbklubb
opplæringstiltak i grupper avtalt med Nav

Slik får du tilgang

Det er lederen hos tiltaksarrangøren som skal tildele en enkeltrettighet til den ansatte som skal bruke Deltakeroversikten.

Det er viktig at enkeltrettigheten gis på riktig organisasjonsnummer. Tilgangen må gis på det organisasjonsnummeret Nav har registrert tiltaket på.

Hvis du har fått riktig enkeltrettighet, men likevel ikke finner tiltaket, kan det skyldes at tilgangen er gitt på feil organisasjonsnummer.

Er du usikker på hvilket organisasjonsnummer tiltaket er registrert på, kan du kontakte kontaktpersonen din i Nav.

Det kan ta omtrent én time fra tilgangen er gitt i Altinn til den er oppdatert i Deltakeroversikten.

Får du ikke tilgang?

Kontroller at:

du har fått riktig enkeltrettighet i Altinn
enkeltrettigheten er gitt på organisasjonsnummeret Nav har registrert tiltaket på
det har gått omtrent én time siden tilgangen ble gitt

Hvis du fortsatt ikke får tilgang, eller er usikker på hvilket organisasjonsnummer tiltaket er registrert på, kan du kontakte kontaktpersonen din i Nav.

Roller og tilganger

Det finnes to roller i Deltakeroversikten: koordinator og veileder. Hvilke oppgaver du kan utføre i tjenesten, avhenger av hvilken rolle du har fått tildelt i Altinn.

Ansatte med koordinerende oppgaver skal ha rollen som koordinator.

Enkeltrettigheten i Altinn heter:

«Tiltaksarrangør koordinator – Nav Deltakeroversikt»

Koordinatoren kan blant annet

motta nye henvisninger
se alle deltakere på tiltaket
knytte veiledere til deltakere i Deltakeroversikten

Ansatte som følger opp deltakere, skal ha rollen som veileder.

Enkeltrettigheten i Altinn heter:

«Tiltaksarrangør veileder – Nav Deltakeroversikt»

Veilederen må først få riktig enkeltrettighet i Altinn og deretter logge inn i Deltakeroversikten.

Viktig: Koordinatoren kan først knytte en veileder til deltakere etter at veilederen har logget inn i Deltakeroversikten.

Veilederen får kun oversikt over de deltakerne som koordinatoren har knyttet til vedkommende.

Endringer i deltakelse

Hvis det er behov for å endre en tiltaksdeltakelse, kan både koordinatorer og veiledere sende endringsforslag til Nav gjennom Deltakeroversikten. Nav-veilederen behandler forslaget, og du får beskjed i tjenesten når saken er ferdig behandlet.