Anskaffelser av hjelpemidler

Anskaffelser av varer og tjenester

Anskaffelser av varer og tjenester gjennomføres i hovedsak sentralt, av Kontor for brukeranskaffelser (KBA). Målet er at sentrale, landsdekkende rammeavtaler i hovedsak skal dekke behovet.

Alle anskaffelser skal skje i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser m.v.

NAV skal, som en del av sitt samfunnsansvar, gjennom sine anskaffelsesprosesser bidra til utviklingen av en sunn konkurranse for leverandører av hjelpemidler i Norge. Dette er viktig for å sikre en tilstrekkelig bredde i produktspekteret som tilbys brukere, og for å sikre samfunnsøkonomisk god utnyttelse av offentlige ressurser.

En forutsetning for en god anskaffelsesprosess forutsetter at alle involverte har tilstrekkelig kunnskap om produktutvikling og markedssituasjonen for den aktuelle produktgruppen.

Sentral forsyningsenhet (SFE) bestiller varer og tjenester på rammeavtalene, etter anmodning fra NAV Hjelpemiddelsentraler.

Bestilling av bilombygging skjer etter mini konkurranser, der NAV Hjelpemiddelsentral ber om tilbud fra leverandørene på rammeavtale, i forbindelse med det enkelte oppdrag.

Anskaffelsesprosessen

Anskaffelsesprosessene skal resultere i landsdekkende rammeavtaler som skal bidra til å sikre brukere tilgang til hensiktsmessige hjelpemidler iht. folketrygdloven.

Punktene under beskriver anskaffelsesprosessen slik den i hovedsak foregår ved inngåelse av sentrale avtaler:

  1. Bestilling av anskaffelsesoppdrag fra NAV Hjelpemidler og tilrettelegging til Kontor for brukeranskaffelser
  2. Planlegging og forberedelser (faktainnhenting)
  3. Veiledende kunngjøring
  4. Oppstartmøte med leverandører (dialogkonferanse)
  5. Anskaffelsesplan godkjennes av NAV Hjelpemidler og tilrettelegging
  6. Anskaffelsesteamet utarbeider konkurransegrunnlaget, herunder kravspesifikasjon og tildelingskriterier
  7. Konkurransegrunnlaget godkjennes av NAV Hjelpemidler og tilrettelegging
  8. Utlysning av konkurranse
  9. Tilbyderkonferanse
  10. Svare på spørsmål fra leverandørene til konkurransegrunnlaget
  11. Tilbudsfrist
  12. Tilbudsåpning
  13. Kvalifisering av leverandører og produkter
  14. Evaluering av tilbud
  15. Innstilling
  16. Tildelingsbrev sendes alle leverandører
  17. Innsyn- og klagebehandling
  18. Kontraktinngåelse
  19. Overlevering av avtale til avtaleeier (NAV Hjelpemidler og tilrettelegging)
  20. Informasjon til NAV Hjelpemiddelsentraler
  21. Evaluering av anskaffelsesprosessen

Anskaffelsesteam

NAV inngår sentrale rammeavtaler på cirka 30 ulike hjelpemiddelområder. Det oppnevnes anskaffelsesteam for hvert av områdene. Anskaffelsesteamene er sammensatt av deltakere fra aktuelle enheter i Arbeids- og velferdsetaten.

Det er ønskelig med en bredest mulig sammensetning både faglig og geografisk. I noen anskaffelsesteam er også andre samarbeidspartnere representert.

NAV Hjelpemiddelsentraler er representert i alle anskaffelsesteamene. Representantene fra NAV Hjelpemiddelsentraler skal ha særskilt kompetanse på det produktområdet de er oppnevnt for. De skal representere alle NAV Hjelpemiddelsentraler. Anskaffelsesteamet skal blant annet utarbeide konkurransegrunnlaget og gjennomføre evaluering av tilbudene/produktene.

Anskaffelsesteamet ledes av en medarbeider i Kontor for brukeranskaffelser (KBA).

Medlemmene i anskaffelsesteamet skal undertegne erklæring om habilitet og om taushetsplikt. Anskaffelsesteamet oppnevnes av NAV Hjelpemidler og tilrettelegging i samarbeid med Kontor for brukeranskaffelser (KBA) i NAV.

Sentrale avtaler for varer og tjenester

Kontor for brukeranskaffelser (KBA) konkurranseutsetter majoriteten av kjøp av varer og tjenester på oppdrag fra NAV Hjelpemidler og tilrettelegging. Sentrale avtaler skal i hovedsak dekke majoriteten av brukernes behov. Det er utarbeidet statistikker som viser andel av innkjøpte varer på og uten sentrale avtaler.

I de tilfeller behovet ikke dekkes av sentrale avtaler, kan NAV Hjelpemiddelsentraler søke om dispensasjon til å kjøpe noe annet. Dispensasjonssøknader skal dokumenteres, og leder ved NAV Hjelpemiddelsentral har myndighet til å avgjøre slike søknader.

Det påhviler både NAV og leverandørene et særskilt ansvar for å følge opp og være lojale mot inngåtte avtaler.

Kjøp av varer

NAV Hjelpemiddelsentraler skal kjøpe varer som dekkes av folketrygden. NAV importerer ikke varer, men kjøper disse fra leverandører som er etablert i Norge.

  • Alle bestillinger skal være skriftlige med bestillingsnummer som refererer til bestillers bestillingssystem.
  • Det er i all hovedsak Sentral forsyningsenhet (SFE) som bestiller varene fra leverandør.
  • Der ikke annet er avtalt, skal varene leveres NAV Hjelpemiddelsentraler.
  • Alle fakturaer skal henvise til bestillerens bestillingsnummer.
  • Fakturaer skal være spesifisert og merkes i henhold til bestilling og sendes til oppgitt fakturaadresse. I de tilfeller frakt er inkludert i henhold til sentrale avtaler skal det ikke påløpe andre fraktkostnader.
  • For lokalt avtalte leveranser skal frakten i utgangspunktet være inkludert.

Kjøp av tjenester

NAV Hjelpemiddelsentraler skal kjøpe tjenester som dekkes av folketrygden, til de priser og avtaler som NAV har fremforhandlet med den enkelte leverandør. NAV Hjelpemiddelsentraler kan bestille tjenester innenfor følgende tjenestetyper:

  • Tilpasning og spesialtilpasning
  • Transport
  • Service, vedlikehold, reparasjoner og gjenbruk
  • Lagring av produkter, reservedeler med videre
  • Montering, installering og demontering
  • Bestilling av utstyr til motorkjøretøy og tilpasning av motorkjøretøy
  • Utprøving
  • Periodisk ettersyn på en del elektromedisinsk utstyr og heiser
  • Opplæring på produkter der det ikke kan forventes at kommunen har kompetanse

Leverandørene skal kanalisere alle forespørsler om utprøving, tilpasning, spesialtilpasning med videre til NAV Hjelpemiddelsentraler.

Kostnader i forbindelse med utprøving, tilpasning, spesialtilpasning med videre dekkes kun når det er rekvirert av NAV Hjelpemiddelsentraler eller Sentral forsyningsenhet.

Utgifter til arbeid, deler, frakt og lignende skal spesifiseres ved fakturering.

Levering

  • Leverandøren skal levere hjelpemidlene til avtalt sted, tid, kvalitet og pris.
  • Leverandøren skal bekrefte ordren og umiddelbart rapportere til bestiller om endringer i forhold til bestilling og bekreftelse.
  • Leverandøren har ansvar for at hjelpemidlene som leveres til en hver tid tilfredsstiller myndighetenes gjeldende krav.
  • Varene skal leveres med norsk eller skandinavisk bruksanvisning og med veiledning i bruk og enkelt vedlikehold av hjelpemidlet.

Reklamasjon og garantiforpliktelser

  • Hvis feil eller mangler oppstår i garantiperioden, blir garantiansvaret utløst i hht. kontrakten.
  • I tilfeller uten avtale gjelder kjøpsloven.
  • Leverandøren er fritatt for garantiansvar når produktet er brukt feil eller skade er påført selvforskyldt.
  • Rapportering av hendelser knyttet til medisinsk og elektromedisinsk utstyr skal følge retningslinjer utgitt av Helsedirektoratet og Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap.
  • Hvis det er mistanke om feil eller mangler på en serie produkter, skal leverandøren eller produsenten uoppfordret kontrollere og eventuelt rette opp feilen på samtlige solgte produkter.
  • NAV Hjelpemiddelsentraler skal alltid ha beskjed når det er utført garantireparasjon på et hjelpemiddel. Dette gjelder uavhengig av om reparasjonen er bestilt av NAV Hjelpemiddelsentraler eller andre.

Opplæring og kompetanseoverføring

  • Leverandøren skal holde seg faglig oppdatert om sine produkter.
  • Leverandøren skal ha kjennskap til formidlingsprosessen og de lover og retningslinjer som gjelder.
  • Leverandøren skal ha tilgang på informasjon om endrede rutiner og krav som NAV introduserer på området.
  • Leverandøren skal tilføre NAV Hjelpemiddelsentraler kompetanse om egne produkter.
  • Leverandøren har ansvar for arbeid utført av egne medarbeidere og av leverandørens innleide firma, og for at de som utfører arbeidet har kompetanse og nødvendig autorisasjon.
  • NAV Hjelpemiddelsentraler skal på forespørsel få utlevert bruksanvisninger, splittegninger, koblingsskjema og annen nødvendig dokumentasjon for kjøpte produkter og bruksanvisninger til bruk for komplettering ved gjenbruk.
  • NAV Hjelpemiddelsentraler skal sette seg inn i leverandørens informasjon om produktenes tekniske og funksjonelle egenskaper.
  • Opplæring og kompetanseoverføring skal i hovedsak skje i lokalene til NAV Hjelpemiddelsentraler.
  • Opplæringsbehov lokalt skal initieres av NAV Hjelpemiddelsentraler.
  • Opplæringsbehov som fordrer fabrikkbesøk eller besøk på messer etc, skal initieres av NAV Hjelpemidler og tilrettelegging.

Avtalelojalitet

Det påligger alle involverte i formidling av hjelpemidler for funksjonshemmede å lojalt følge de avtaler som er inngått mellom NAV og leverandører. Dersom det avdekkes praksis som ikke er i henhold til inngått avtale, skal dette rapporteres til kontraktsforvalter (kontaktperson oppgitt i rammeavtalen).

Forpliktelser

Leverandøren, produsenten og NAV Hjelpemiddelsentral har alle et ansvar for å overholde egne forpliktelser i samarbeidet. Hvis en levering blir forsinket, skal leverandøren straks melde fra til NAV Hjelpemiddelsentral og foreslå en løsning på situasjonen.

Produktsortiment

Det tas sikte på at produktsortimentet på avtaler så langt som mulig skal dekke behovet innenfor hvert område.

Bestilling på rammeavtaler
Tre forskjellige typer rammeavtaler kan benyttes i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser.

1. Rammeavtale med en leverandør.
Leverandøren tildeles kontrakt på grunnlag av vilkårene fastlagt i rammeavtalen. Det vil som regel si at avtaleproduktet bestilles direkte fra leverandør som har rammeavtale med NAV.

2. Rammeavtale med flere leverandører (parallelle avtaler) om den samme ytelsen der alle vilkårene er fastlagt i rammeavtalen.

Følgende tre modeller kan benyttes:
a) Rammeavtalen gir anvisning på en fordelingsnøkkel mellom leverandørene, for eksempel en rangering i A, B og C produkter der brukers behov er utvalgskriteriet.
b) Rammeavtalen gir anvisning på en geografisk fordeling mellom leverandørene.
c) Rammeavtalen gir anvisning på en prosentvis fordeling mellom leverandørene

Når modell a) er benyttet og brukers behov er utvalgskriteriet skal det produktet som best tilfredsstiller brukers behov velges. Det produkt som er rangert høyest skal alltid vurderes først. Når det høyest rangerte produktet ikke velges, må valg av annet produkt begrunnes.

Ved modell b) og c) vil avgjørelsen av konkurransen legge føringer på hvilken leverandør som tildeles kontrakt.

3. Rammeavtale med flere leverandører (parallelle avtaler) om den samme ytelsen der ikke alle vilkårene er fastsatt i rammeavtalen: Leverandørene tildeles kontrakt etter avholdte ”mini konkurranser”. Vilkårene for mini konkurranser må fremgå av konkurransegrunnlaget (gjelder bilombygging).

Lagervare

NAV Hjelpemiddelsentraler kan ut i fra logistikkmessige hensyn velge å lagerføre produkter som erfaringsmessig har stor omløpshastighet. Det er like fullt brukernes behov som skal styre hvilke hjelpemidler som benyttes i det enkelte tilfellet.

Rapportering og vurdering

Leverandøren skal på forespørsel avlevere salgsstatistikker til NAV. Statistikkene skal oversendes elektronisk på slikt skjema som NAV bestemmer. Leverandører og Melanor har rett til å motta akkumulerte statistikker på de produktområder hvor NAV innhenter informasjon fra leverandørene.

Informasjon

Aktørene i hjelpemiddelformidlingen har ansvar for å informere om egen virksomhet og sikre åpenhet og innsyn. Informasjonen skal være tilrettelagt og relevant for mottakeren. Opplysninger som berører personvernet, saker under arbeid og bedriftsinterne forhold er unntatt dette.

Informasjon fra leverandøren til NAV Hjelpemiddelsentral

  • NAV Hjelpemiddelsentral skal ha rutiner som sikrer at leverandører, som har avtale med NAV, får presentere virksomheten, varene og tjenestene regelmessig for NAV Hjelpemiddelsentral.
  • NAV Hjelpemiddelsentral avgjør sammen med leverandøren hvilke produkter som skal presenteres og hvilken form og hyppighet presentasjonen skal ha.
  • Møter og demonstrasjoner i regi av leverandøren (for ansatte ved NAV Hjelpemiddelsentraler) skal som hovedregel skje i lokalene til NAV Hjelpemiddelsentral.
  • I spesielle tilfeller kan NAV Hjelpemiddelsentral delta på arrangementer hos leverandører eller produsenter. NAV Hjelpemiddelsentral betaler da alle utgifter til reise og opphold for sine ansatte.
  • NAV Hjelpemiddelsentral har ansvar for å sikre seg hurtig oppdatering og gode kunnskaper om nye produkter, produktforbedringer og tjenester. Leverandøren er ansvarlig for å gjøre slik informasjon tilgjengelig.
  • Leverandøren skal informere NAV, i hht vilkår i den sentrale avtalen, hvis produktet endres.
  • NAV Hjelpemiddelsentral skal ha opplysninger om produktnyheter før leverandøren introduserer dem for brukere og helsepersonell.

Informasjon fra NAV til leverandører

  • Regler og retningslinjer for NAV skal være tilgjengelig for leverandøren.
  • Leverandøren skal sette seg inn i informasjon fra NAV.
  • Anskaffelsesprosessen skal være kjent for leverandørene.

Informasjon til eksterne samarbeidspartnere

  • Leverandøren har rett og plikt til å informere om sin egen virksomhet til alle deler av formidlingssystemet.
  • Leverandøren skal skille mellom informasjon og formidling. (Se definisjon under kapittel Ulike begreper)
  • NAV Hjelpemidler og tilrettelegging og leverandørene har et gjensidig ansvar for å informere lokale formidlere og brukere om retningslinjene for utprøving og tilpasning, og informere om hvordan saksgangen i NAV fungerer.

NAVs bruk av leverandører i egne prosjekter

NAV Hjelpemiddelsentraler skal i størst mulig utstrekning benytte foredragsholdere fra andre institusjoner som for eksempel sykehus, kompetansesentra m.v. når kurs planlegges. I tilfeller der leverandørene må benyttes, må NAV Hjelpemiddelsentraler sikre at flere leverandører får mulighet til å delta, både som foredragsholdere og/eller tilhørere når kursene gjennomføres.

Dokumentasjon

  • Leverandøren og produsenten skal kunne dokumentere egen virksomhet, varer og tjenester.
  • Produktdokumentasjonen skal gis til NAV Hjelpemiddelsentraler før den gis til markedet.

Rutiner

NAV har ansvar for å utarbeide rutiner for bestillinger, rekvisisjoner, kjøp, fakturering, oppgjør og så videre.

Samarbeid innen produktutvikling/innovasjon

NAV skal bidra til at hjelpemidler tilfredsstiller brukernes behov, gjennom hensiktsmessige anskaffelsesprosesser, behovsbasert innovasjonsarbeid og kunnskapsbasert teknologiforvaltning. Dersom leverandører eller produsenter ønsker å benytte ansatte ved NAV Hjelpemiddelsentraler i produktutvikling eller evaluering av produkter og prototyper, må de henvende seg til NAV Hjelpemidler og tilrettelegging, som har et særlig ansvar i forhold til slike saker. 

Etiske regler

Statsansatte skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta imot – eller legge til rette for å motta – gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til, eller som av giveren er ment, å påvirke deres tjenestehandlinger. Statsansatte må ikke bruke sin stilling til å skaffe seg selv eller andre en uberettiget fordel. Dette gjelder også i tilfelle hvor disse fordelene ikke vil påvirke deres tjenestehandlinger.

  • NAV Hjelpemiddelsentraler skal betale for varer og tjenester som mottas fra leverandøren etter bestilling og dokumentert levering til avtalt sted og avtalt tid.
  • NAV Hjelpemiddelsentraler har egne budsjettmidler til disposisjon for møter, reiser, opplæring av egne ansatte, kurs/konferanser og bedriftsbesøk. Disse midlene skal brukes når ansatte skal delta på arrangementer i leverandørens eller produsentens regi. Det kan være i forbindelse med produktpresentasjoner, produktopplæring eller bedriftsbesøk. Leverandøren og produsenten skal ikke betale slike utgifter for ansatte i NAV.

Samarbeid

Partene har et felles ansvar for at samarbeidet er effektivt. Det betyr at alle parter har ansvar for å ta initiativ til forbedringer i rutinene og av produkter.