Samhandlingsdokument til rammeavtalen med kommunen

1.Formål

Dette samhandlingsdokumentet er eit tillegg til ”Rammeavtale om samarbeid mellom NAV Hjelpemiddelsentral Møre og Romsdal og kommunen”. Avtalen har som formål å samordne formidlinga av tekniske hjelpemiddel i tråd med ansvarsdelinga slik den er omtala i ”Forskrift for habilitering og rehabilitering”, til beste for brukarane av tekniske hjelpemiddel i kommunen. I punkta nedanfor vert retningsliner for konkrete samarbeidsrutinar avklarte. Også oppgåve- og ansvarsdeling mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Møre og Romsdal (HMS) er teken med her. 

2.Kontaktpersonar

Kommunen utpeikar ein hjelpemiddelansvarleg som har hovedansvar for samordninga av den lokale formidlinga av tekniske hjelpemiddel. I tillegg utpeikar kommunen eigne namngjevne kontaktpersonar på områda  syn og hørsel. PP-tenesta fungerar som kontaktinstans når det gjeld  IKT og  kommunikasjonshjelpemiddel til skule. Det vert også utpeika ein teknisk kontaktperson som HMS kan vende seg til når det gjeld reparasjonar og sending av reservedelar, og ein lageransvarleg. Fleire funksjonar kan naturlegvis leggast til same person.

Kontaktpersonane er sjølve ansvarlege for å halde seg fagleg oppdaterte innan sitt ansvarsområde, eventuelt med bistand frå HMS. Hjelpemiddelansvarleg i kommunen skal utarbeide og oppdatere adresse- og telefonlister over kommunens formidlarar, fagpersonar, vaktmeistrar og andre som er involverte i formidlinga. Endringar skal meldast HMS. Hjelpemiddelansvarleg skal vidareformidle informasjon, til dømes rutinar og endringar av desse, tilbod om kurs/opplæring etc. frå HMS til dei lokale kontaktpersonane/instansane.

3.  Kompetanseheving og metodeutvikling

HMS skal gjennom kurs, temadagar, formidlingsfagleg rettleiing og som medansvarleg i komplekse formidlingssaker, bidra til kompetanseheving for kommunens personell innan området tekniske hjelpemiddel og ergonomiske tiltak. Vanlegvis vert det ikkje kravd kursavgift for kurs og temadagar som vert haldne i regi av HMS. Kommunen gir nødvendig permisjon for sine kursdeltakarar og dekker eventuelle reiseutgifter. 

4.  Behovsoppdaging – behovsutgreiing

Kommunen har ansvar for habilitering og rehabilitering, tiltak for personar med nedsett funksjonsevne. Dette inneber at kommunen har ansvar for å oppdage, utgreie og kartlegge den einskilde funksjonshemma sine praktiske problem og behov for alle type tekniske hjelpemiddel. HMS skal bistå i saker som krev spesialistkompetanse og i tillegg bidra til å heve kompetansen i kommunen gjennom målretta kursverksemd og samarbeid i enkeltsaker.

4.1 Tolketenester for hørselshemmede og døvblinde

HMS formidlar tolketenester til brukarane i kommunen. For tenester som ikkje har heimel i Lov om folketrygd, vanlegvis for tolking i møter med ulike kommunale etatar, har kommunen finansieringsansvaret. Den instans i kommunen som har bestilt oppdraget, får fakturaen. Dette gjeld også ved bruk av tolkar som ikkje er tilsett ved HMS (frilanstolkar).

4.2 Individuelle planer (IP)

Hjelpemiddel kan inngå som ein del av ein individuell plan. HMS kan låne ut hjelpemiddel utan søknad dersom behovet for desse er skildra i ein individuell plan, og den individuelle planen er godkjend av hjelpemiddelsentralen i form av eit vedtak. Har ein brukar av NAV Hjelpemiddelsentral godkjend IP, der brukars framtidige hjelpemiddelbehov er skildra, vil det vere nok at HMS får tilsendt utfylt behovsskjema frå kommunen når behovet oppstår. I høve til barn og personar med progredierande lidingar, vil ein Individuell Plan kunne vere eit nyttig verkty for raskare utlån av nødvendige og formålstenlege hjelpemiddel.

5. Utprøvings- og hasteutlån av hjelpemiddel

HMS kan i særlege tilfelle låne ut hjelpemiddel før det vert fremja krav om stønad, eller i påvente av vedtak. For utlån av hjelpemiddel i slike tilfeller, er det ein føresetnad at det er vurdert som rimeleg sannsynleg at brukaren fyller vilkåra i folketrygdas vedtekter for stønad til hjelpemiddel.
Slike utlån skal vere avtalt på førehand og søknad skal sendast straks.

5.1 Utlån av hjelpemiddel til utprøving 

HMS kan i ovanforståande tilfelle låne ut hjelpemiddel til utprøving som ein del av utgreiinga. Slike utlån skal bare skje i særlege tilfelle, og det er ein føresetnad at kommunen sjølv ikkje har aktuelle hjelpemiddel i eige lager. Slike midlertidige utlån er tidsavgrensa og må følgjast opp med tilbakelevering eller søknad om varig utlån.
Utlån som kommunen har rekvirert direkte frå leverandør utan bestilling frå HMS, er kommunens ansvar og vedkjem ikkje hjelpemiddelsentralen.

5.2 Utlån av hjelpemiddel i påvente av vedtak

I terminalsaker der det er behov for hjelpemiddel snarast råd, kan HMS låne ut hjelpemidlane med ein gong, utan at det er gjort vedtak. 
I desse tilfella kontaktar kommunal kontaktperson eller sjukehus kundemottaket i HMS.  Vanleg søknad må sendast straks etterpå.
HMS har rett til å avgjere kva type hjelpemiddel og situasjonar dette gjeld.

6.    Krav om hjelpemiddel (søknad)

Krav om hjelpemiddel skal framsetjast på blankett NAV 10-07.03. Kravet skal grunngjevast av kommunal kontaktperson eller annan fagperson med medisinsk kompetanse.

Søknaden skal innehalde nok opplysningar slik at den kan handsamast utan at det må innhentast tilleggsinformasjon. Dette inneber mellom anna at det i aktuelle tilfelle skal grunngjevast kvifor rimelegare, alternative løysingar ikkje er vald.

Når krav om hjelpemiddel vert fremja, vil HMS sine lagerførte hjelpemiddel vurderast fyrst. Dersom brukarens behov ikkje vert dekka av desse hjelpemidlane, kan det fremjast krav om andre hjelpemiddel som er prisforhandla sentralt (rosa katalog). Dersom behovet ikkje kan dekkast av hjelpemiddel som er prisforhandla, kan HMS søkje om dispensasjon for å kunne velje alternative løysingar. I slike høve skal grunngjevinga for søknaden vere svært utfyllande, mellom anna med opplysningar om kva andre, prisforhandla hjelpemiddel som er blitt prøvd ut. 

6.1 Bestillingsordning

Kommunen kan bestille nærare spesifiserte hjelpemiddel utan søknad. Det er ein føresetnad at den som bestiller har fått opplæring og er godkjend som bestillar av HMS. Eigne bestillingsskjema skal nyttast til bestillingar.

7.    Innkjøp av hjelpemiddel

HMS har ansvar for å skaffe hjelpemiddel til å dekke varige behov, som etter folketrygdlova er definert til 2 år eller meir. I nokre tilfelle kan det gjevast tilskot i staden for utlån av hjelpemiddel. Kommunen kjøper inn hjelpemiddel for å dekke midlertidige behov, dvs. dei tilfelle der folketrygdlova sitt krav om varigheit ikkje er oppfylt.

8.    Transport

HMS har ansvar for transport av hjelpemidlane til og frå fast mottaksstad i kommunen. Kommunen har ansvar for transport til og frå brukar. Transport av hjelpemiddel frå hjelpemiddelsentralen til kommunens mottaksstad vert utført etter fast oppsett ruteplan. Når hjelpemidlane vert levert på kommunens mottaksstad, skal det kvitterast for mottak på følgjesetel. Kommunen har deretter ansvar for at hjelpemiddelet vert utlevert til brukar.

Ved retur av hjelpemiddel til HMS skal utfylt 5.18 skjema med fullt namn og fødselsdato leggjast ved alle hjelpemidlane. Det skal kvitterast for mottaket på same skjema. 5.18 skjema lastast ned frå nav.no. Hjelpemiddelet bør leverast brukar omgåande.

9.    Utlevering av hjelpemiddel til brukar

Det er ønskjeleg at brukars kommunale kontaktperson er til stades når brukar får utlevert hjelpemiddelet, slik at oppgåver som montering, tilpassing, opplæring i bruk og avtalar for oppfølgjing blir gjort. Brukaren må få vite kor han/ho skal vende seg ved eventuelle problem og samstundes få vite namn og telefonnummer til kommunens kontaktperson og teknisk oppfølgingsansvarleg.

10.     Instruksjon/opplæring i bruk av hjelpemiddel

Den som i søknaden har grunngjeve behovet for hjelpemiddelet, eller som er oppnemnd som opplæringsansvarleg, har ansvaret for instruksjon og opplæring i bruk av det tildelte hjelpemiddelet. Dersom grunngjevar sjølv ikkje kan stå for instruksjon eller opplæring, skal vedkomande forsikre seg om at desse oppgåvene blir utførte av anna kvalifisert personell. Slik opplæring vert ikkje dekka av folketrygda. Berre ved særlege høve der det ikkje kan forventast at kommunen har kompetanse til å gjennomføre opplæring, kan denne dekkast av HMS.

11.     Montering/demontering

Kommunen har ansvar for montering av hjelpemidlane som vert levert frå HMS. Unntak: Når HMS på grunn av krav til autorisasjon/sertifisering må utføre monteringa. Også anna montering som krev særskild kompetanse, vert utført/dekka av HMS. Eventuell bestilling av montering utført av andre, skal alltid gjerast av HMS.

Kommunen har ansvar for demontering av utleverte hjelpemiddel, men HMS har ansvar for demontering av større fastmontert utstyr. Det kan avtalast at utstyr ikkje  vert demontert der dette er mest formålstenleg.

HMS vil ikkje effektuere oppdrag som vert rekna som enklare montering/demontering. 

Ved behov for fagleg rådgjeving ved montering/demontering kontaktar kommunens personell HMS.

Under Relatert innhold finn du ei oversikt over kven som har ansvar for montering på dei mest vanlege hjelpemidla.

12.    Reparasjonar

Enklare reparasjonar av utlånte hjelpemiddel er kommunens ansvar. HMS hjelper til med nødvendig rettleiing, opplæring og reservedelar. Dersom hjelpemiddelet ikkje  kan reparerast på grunn av manglande kompetanse i kommunen, skal hjelpemiddelsentralen kontaktast for bistand. Eventuell avtale med ekstern verkstad/servicebedrift/leverandør vert gjort av HMS.Ved behov for enklare reparasjonar skal brukar vende seg til ein av kommunens kontaktpersonar. Gjeld reparasjonen elektromedisinsk utstyr eller er reparasjonsoppgåva så kompleks at hjelpemiddelsentralen må utføre den, kontaktast HMS. 

Eksempel på kva som vert rekna som kommunens ansvar ved reparasjonsbehov 

• Manuelle rullestolar: Slangar, dekk, kompakte dekk, sommar/vinterdekk, hjul, eikevernarar, drivringar, armstøtter, beinstøtter, ryggar, hovudstøtter, klevernarar, bremser, wirar, tippesikringar, sikkerhetsbelte, skruar og mutterar pluss alt av manuelt tilbehør som ikkje krev spesialtilpassing.
• Løftestolar: Enkel feilsøkjing, byte av handkontroll, bytte av utløysarwire.
• Elektriske arbeidsstolar: Enkle reparasjonar, byte av batteri og ladar.
• Elektriske rullestolar: Dekkskift, batteriskift (der bruk av spesialverkty ikkje  er nødvendig) og reparasjonar som omfattar mindre mekaniske inngrep og som ikkje  krev godkjenning/samtykke fra DSB. (Direktoratet for sikkerhet og beredskap).
• Senger: Enkel feilsøkjing, byte av handkontroll, motor (dersom bruk av verkty ikkje  er nødvendig), kontroll og vedlikehald av elektriske ledningar, styringar og styretablå .
• Rollatorar: Alle typar reparasjonar..
• Manuelle arbeidsstolar: Alle typar reparasjonar. 
• Bad og toalettutstyr: Alle typar reparasjonar, bortsett frå elektrisk utstyr.
• Hørselstekniske og synstekniske hjelpemiddel: Enkel feilsøkjing vedr.  straumtilgang/koblingar, batterisjekk og byte av deler.
• Omgivelseskontroll og varslingshjelpemiddel: Enkel feilsøkjing, kontroll av brytarfunksjonar og batteribyte.
•  Datahjelpemiddel: Kontroll av koplingar og kablar, batteribyte.

Brukar eller kommune har ikkje høve til å gjere tekniske eller programmessige endringar av eit hjelpemiddel.

     12.1 Akuttreparasjon

HMS gir tilbod om akutt reparasjon i dei tilfelle der brukar ikkje kan fungere eller det fører til urimeleg store konsekvensar å vere utan hjelpemiddelet. Ordninga har som mål å finne ei løysing innan 24 timer for allminnelege hjelpemiddel. Vaktordninga for akuttreparasjon gjeld i  tidsrommet kl.1600 – 2400 på virkedagar og kl. 08.00 – kl. 24.00 i helger og på høgtidsdagar.
Behov for akutt reparasjon meldast til særskild vakttelefon. Sjå nav.no.

13. Tilpassing

Enklare tilpassing av brukars hjelpemiddel er kommunens ansvar. 
HMS vil ikkje effektuere oppdrag som kan reknast som enklare tilpassing.
Eksempel på enklare tilpassing:

• manuelle rullestolar: justering setehøgd, setevinkel, rygghøgd, montering tilbehør
• løfte- og arbeidsstolar: justering setehøgd, montering tilbehør 
• rollatorar: justering høgd på handtak, montering av tilbehør

Kommunen skal ikkje utføre spesialtilpassingar, dvs. konstruksjon av nye individuelle løysingar når tilpassing med standard tilbehør ikkje er nok. 
I desse tilfella skal brukars behov utgreiast av kommunen, og ei teknisk vurdering skal gjerast av HMS.

14. Periodisk ettersyn

Frå 2008 er det innført periodisk ettersyn for nokre elektromedisinske hjelpemiddel. Hovudmålet med ettersynet er å gjere hjelpemidlane meir driftssikre og dermed redusere potensielle brukarskadar. Ettersynet organiserast og utførast av HMS ut fra følgjande målsetjing:

• Elektriske senger  1 gong kvart 4. år
• Mobile personløftarar 1 gong kvart 2. år
• Elektriske rullestolar  1 gong årleg
• Takmonterte personløftarar  1 gong årleg

Med atterhald om eventuelle framtidige endringar i ettersynsordninga

15. Registrering av ulukke/nestenulukke

Alle ulukker/nestenulukker skal så snart som råd rapporterast til HMS. Hjelpemiddelet må ikkje brukast før det er undersøkt og funne forsvarleg å bruke.
HMS har rapporteringsplikt til Sosial- og helsedirektoratet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap pluss leverandør når det gjeld ulukker/nestenulukker med hjelpemiddel.

16. Tilbakelevering av hjelpemiddel

Hjelpemiddel som brukaren ikkje lenger har behov for, skal snarast råd leverast tilbake til HMS. Dette fører til rett og effektiv gjenbruk av hjelpemiddel.
Kommunen hentar inn hjelpemiddel og passar på at utfylt 5.18 skjema med brukarnamn, fødselsdato, adresse, kommune, hjelpemiddelnummer er vedlagd hjelpemiddelet. Kommunen er ansvarleg for at brukars namn samsvarar med namn på den hjelpemiddelet er utlånt til. HMS har ansvar for transport frå kommunal mottaksstad til hjelpemiddelsentralen.

17. Brukarpass

HMS inngår avtalar om brukarpass med brukarar eller med foreldre/føresette
for barn og ungdom. Målet med denne ordninga er å kunne gje brukarane ein
smidigare tilgang til erstatning og tekniske tenester på utleverte hjelpemiddel.
Brukarpasset gir rett til å ta direkte kontakt med leverandør for bestilling av
byte, service og reparasjon. Brukarpasset gir også brukaren anledning til å ta
direkte kontakt med firma for å prøve ut hjelpemiddel som kan dekke nye
behov. Slike hjelpemiddel skal likevel ikkje utleverast/takast i bruk før HMS
har innvilga ein søknad på desse hjelpemidlane.
Brukarar som ønskjer brukarpass, tek kontakt med NAV Hjelpemiddelsentral.
Endeleg avtale blir inngått etter eit informasjonsmøte, der både ordningas
innhald og konkrete omfang blir teken opp.

18. Fast kontaktperson til barn og unge under 18 år

Foreldre/føresette til barn og unge som er avhengig av hjelpemiddel dagleg, er
aktuelle for ordninga fast kontaktperson. Siktemålet med fast kontaktperson er
at barnet skal få godt koordinerte tenester. Ordninga skal gi tryggheit,
forutsigbarheit og fleksibilitet. Brukaren skal få større innverknad på avgjersler
om val av hjelpemiddel. Målet er rask behovsavklaring, kortare
saksbehandling og godt samarbeid med hjelpemiddelsentralen.
Hjelpemiddelsentralen sitt tilbod om fast kontaktperson fell bort dersom
brukaren allereie har ein fast kontaktperson i kommunen som ein vil behalde.