Møtereferat 20. oktober 2023

Sak 18/23: Godkjenning av møteinnkalling

Møteinnkalling godkjent.

Sak 19/23: Informasjon fra NAV Hjelpemiddelsentral Vestland, Bergen

Drift/økonomi

Hjelpemiddelsentralen fikk nedtrekk fra 2022 til 2023. Vi jobber også for å finne nye og mer effektive måter å løse oppgavene våre på, slik at tjenestetilbudet i minst mulig grad blir berørt. Vi håper at digitaliseringsprosjektet skal være til hjelp, og økt samarbeid mellom hjelpemiddelsentralene. Vi ser at noen av tiltakene vi har gjort fungerer, men vi har dessverre lengre ventetider på en del områder.

Tillitsreformen

I NAV er vi ferdig med innledende fase. Fremover skal vi jobbe med seks hovedpunkter: jobbe bedre sammen, unngå at mål- og resultatstyring virker negativt, kompetanseutvikling settes i bedre system, bedre systematikk i utvikling av tjenester til brukerne, bedre kommunikasjon mellom NAV og brukere og tettere involvering av tillitsvalgte.

Brukerdrevet tjenesteutvikling

Vi er enige om at vi ikke har en bestemt sak vi skal jobbe med fremover, men vi skal la metodikken prege arbeidet i Områdeutvalget. Hva tenker representantene om at noen av representantene er med på et formøte, og er med på å sette opp sakslisten? Da kan vi kanskje unngå at det kommer for mye informasjon fra hjelpemiddelsentralen.

Utvalget ble enige om å prøve ut dette, og la det gå på omgang mellom medlemmene hvem som deltar på formøte. Egil Hope og Gert Kroken meldte seg til å starte, og blir invitert til formøte i midten av februar, for å forberede møtet 8. mars.

Brukerpass skal kan gis til erfarne hjelpemiddelbrukere. Her ser vi at stadig flere som ikke har så mye erfaring tar kontakt og ønsker brukerpass. Hvordan skal vi vurdere hvem som er erfarne hjelpemiddelbrukere. Spørsmålet bør tas opp med styringsenheten i NAV Hjelpemidler og tilrettelegging.

Ombygging på huset

Vi skal gjøre endringer på huset, og alle utprøvingsrom flyttes til første etasje. Dette er primært knyttet til sikkerhetskrav. Vi håper å komme i gang innen utgangen av 2023.

På hovedlageret på hjelpemiddelsentralen trengs mer plass. Der skal vi bygge ny mesanin. I tillegg skal lokalene tilpasses, slik at vi får bedre lagringsplass. Dette vil påvirke tjenester og oppgaver på huset, og lageret må stenges i en periode. Arbeidet vil ta rundt 4 uker, og vi jobber med å finne løsninger for å flytte driften mens arbeidet pågår. Vi regner med at dette blir etter nyttår.

Nasjonal service- og veiledningstjeneste

Det ble for en tid siden opprettet en nasjonal strategigruppe som jobber med en nasjonal service- og veiledningstjeneste for hjelpemiddelsentralene. Silje-Iren Netteland Olsen er med i gruppen. Nå er det etablert en prosjektgruppe som skal jobbe med å iverksette tjenesten. Leder for prosjektgruppen er Maria Langstrand Karlsen fra NAV Hjelpemiddelsentral Vestland, Bergen. 

Gruppen skal se på bl.a. servicegrad og arbeidsflate. Hovedmålene er at brukerne skal få effektiv hjelp, at ressursene skal utnyttes effektivt og at brukerne skal få like tjenester uansett hvor i landet de er. Gruppen skal jobbe raskt, og første milepæl er 1. februar 2024. Gruppen skal ha workshop med sentralt brukerutvalg i NAV Hjelpemidler og tilrettelegging i uke 45. 

Sak 20/23: Brukeropplevelse knyttet til service på hjelpemiddelsentralen

Sak meldt inn fra FFO/Norges blindeforbund.

En bruker har opplevd å ikke få god nok hjelp da hen mistet sine filterbriller som hen var avhengig av. Flere har meldt om at de må gå mange runder i systemet ifbm synshjelpemidler, og at de må innom både SAPT og optiker for å få hjelp. Hjelpemiddelsentralen oppleves som vanskelig å få tak i og lite villig til å hjelpe.

Leif Fauskanger, avdelingsleder på avdeling Rådgivning svarte. 

Det er ikke akseptabelt at vi fremstår på en lite profesjonell og ufin måte, om dette er tilfelle.  Saken blir tatt opp i avdelingsmøter, samt at vi jobber systematiske med kommunikasjonsarbeidet. 
Send oss gjerne en klage på service, en såkalt serviceklage, dersom dere opplever dårlig service og lite imøtekommenhet. Klage på service kan enten gjøres via egen kontaktside på nav.no, eller i e-post eller brev direkte til hjelpemiddelsentralen. 

Hvis ting går igjen i klagene kan det være nyttig at områdeutvalget får vite om det.

Det jobbes med kommunikasjon på hele huset. I høst har vi blant annet laget en håndbok for kommunikasjon med eksterne, som skal være støtte og bevisstgjøring for ansatte i dialogen med brukere, pårørende og samarbeidspartnere. Den skal være med på å sikre at vi svarer likt på generelle spørsmål, og at henvendelser håndteres på best mulig måte.
Det kom nylig nytt regelverk på synsområdet. Rundskrivet som spesifiserer filter, har blitt både endra og presisert (februar 2022 og august 2023). Endringene handler blant annet om definisjon om hva et filter er, hvilke inngangsvilkår som skal legges til grunn, samt at det ikke kan gis til behandling (typisk tørre øyne, migrene, etc.). Når vi får endringer og presiseringer i regelverk, må vi ta hensyn til dette ved nye utleveringer.

Filterbriller er et hjelpemiddel som er spesiallaget med individuelle tilpassinger til den enkelte. De produseres til nødvendig innfatning, glassene må farges til korrekt kantfilter og eventuelt styrke korrigeres. Derfor viktig at en kjenner dagens behov og at alle spesifikasjonene kommer tydelig frem.

Vi opplever ofte at når en søker nye filterbriller med «gamle» spesifikasjoner så er innfatninger gått ut av produksjon og er ikke lenger tilgjengelig. Vi opplever også ofte at personer har flere typer filterbriller på utlån og at en ikke selv alltid kjenner navnet på filteret som skal erstattes. I disse tilfellene skjer det for misforståelser og feilbestillinger.

Derfor er det etablert rutiner som sier at man skal kontakte SAPT eller sin optiker. Når det gjelder gjenanskaffelse (tap/endring) anbefaler vi at de kontakter den som hjalp dem sist (de har opplysninger og kan gjøre justeringer). Vi bistår både SAPT og optikere ved behov. Det skal ikke være nødvendig å gå både til SAPT og til optiker; det holder med én av dem. Men hjelpemiddelsentralen må ha oppdatert attestasjon på synsfunksjonen.

Sak 21/23: Mottak på hjelpemiddelsentralen

Sak meldt inn av FFO/ Foreningen for muskelsyke Vestland.

Ved fremmøte på hjelpemiddelsentralen der mindre reparasjon skal utføres, blir man henvist til stol i resepsjonen. I tilfeller der brukeren trenger hjelp for å flytte seg over i stol, må assistanse foregå der andre besøkene oppholder seg. 

Dette kan løses. Vi har et såkalt samtalerom i resepsjonen, som vi kan benytte i denne typen situasjoner, og sikre skjerming. Der har vi også plassert en løfte- og hvilestol i rommet, samt seil for forflytting.
Vi anbefaler i tillegg at brukeren kontakter oss på forhånd, slik at vi kan gjøre forberedelser og ha løsninger klare.

Det må også vurderes om det trengs en følgeperson for å sikre rett forflytning. 

Sak 22/23: Universell utforming

Sak meldt inn fra FFO/Norges blindeforbund.

Adkomst og inngangsparti på hjelpemiddelsentralen, med ubetjent resepsjon. Utenfor er det lede til ytterdøren, men så er det stopp. Ingen informasjon om hva som er der. Man må selv registrere seg på PC ved ankomst, med kun visuell veiledning. Dette skaper en barriere for mange brukere.

I hovedinngangen til bygget vårt, er det ledelinje utenfor som fortsetter inn i bygget og bort til PC der man kan registrere seg ved ankomst. Vi skulle gjerne hørt litt mer om hva brukeren har opplevd når hen sier at ledelinjen stanser ved inngangsdøren.

Når det gjelder registrering ved ankomst, kan du trygt velge å ikke registrere deg inn hvis du har avtale. På avtaletidspunktet vil du bli hentet av den du har avtale med, som tar seg av registreringen. Denne prosessen kan vi bli bedre på å informere om når vi lager avtaler med bruker. 

Derimot er besøkende uten avtale noe mer utfordrende. Her tar vi gjerne imot tilbakemeldinger hvis noen ser ting som kan gjøres bedre. Vi har vurdert kamera i resepsjonen, men erfaringer fra andre sentraler er at dette ikke har vært til særlig nytte. Per i dag er det plassert en ringeklokke på et hev/senk bord som skal brukes om man ikke har anledning til å taste på skjermen når man ønsker kontakt. Ringer man på ringeklokken kommer det straks noen og hjelper i resepsjonen. 

Trenger du drosjerekvisisjon vil denne ligge klar til deg hvis du har timeavtale. Men hvis man kommer en tid før avtalen starter, blir dette mer utfordrende.

Vi kan blir flinkere til å opplyse i innkallinger, om at resepsjonen er ubetjent. 
Representantene foreslår å invitere brukerrepresentanter opp til å teste løsningen og gi tilbakemeldinger.

Dette temaet bør være oppe på alle møter.

Sak 23/23: Akuttvakt – servicetelefon ved akutt behov for reparasjon av hjelpemiddel 

Sak meldt inn av SAFO/NHF Sørvest.

Hvordan fungerer ordningen med akuttvakt i praksis?

Orientering ved Geir Sigurd Handegård avdelingsleder på avdeling Teknikk. 
Ordningen med servicetelefon ved akutt behov for reparasjon er en nasjonal ordning. Når vi får henvendelser på dagtid, vurderer vi om reparasjonen skal løses av oss eller av kommunen. Henvendelser på kveldstid betjenes av servicetelefonen for akutt behov. 

Ordningen med akutt reparasjon gjelder alle dager mellom klokken 08-24. Den omfatter alle hjelpemidler utlånt av NAV som kan føre til en nødsituasjon ved funksjonsfeil eller sammenbrudd. Brukeren skal få hjelp innen 24 timer.

Telefonen er betjent av en tekniker som har vakt og som innenfor telefontiden skal være tilgjengelig for å reise ut på oppdrag. Vaktene er fordelt på teknikere som er med i ordningen. Vi forsøker å løse mest mulig ved telefonsupport, men teknikeren kan også reise ut dersom det er nødvendig med rask løsning.

I 2022 ble 3 % av henvendelsene til servicetelefonen løst via telefon; så langt i 2023 er 6 % løst over telefon. I 2022 ble 6 % løst dagen etter henvendelsen og innfor hjelpemiddelsentralens åpningstid; i 2023 er 12 % løst dagen etter. I 2022 førte 31 % av oppdragene at tekniker reiste ut; i 2023 har 18 % akuttoppdrag ført til utrykning.

Henvendelsene gjelder ofte senger. Da tar gjerne en tekniker med seg en seng ut, i tilfelle det ikke er mulig å reparere. Problemer med batteri går også igjen. 

Vi har sett behov for å «rydde litt» i hvilke henvendelser vi besvarer og rykker ut til. Det hender vi blir kontaktet fordi akuttvakten er lett å nå utenom arbeidstid, men der behovet ikke er akutt. I tillegg må vi ofte gjøre ting som lett kunne vært løst uten oss, f.eks. å sette i en stikkontakt. 

Sak 24/23: Ungdomsgarantien

Orientering ved Leif Fauskanger, avdelingsleder på avdeling Rådgivning. 

Ungdomsgarantien er en viktig arbeidsmarkedspolitisk satsning som er forankret i Hurdalsplattformen.

Ungdomsgarantien er forskriftsfestet styrking av ungdomsarbeidet i NAV og skal sikre individuelt tilpasset oppfølging, slik at unge får mulighet til å fullføre utdanning og komme i ordinært arbeid.

Gjelder for personer fra fylte 16 pr og fram til fylte 30 år.

Forskriften §4-2

Unge med behov for arbeidsrettet bistand skal få tilbud om en fast kontaktperson. 

I tillegg kan de få tilbud om: (Hjelpemiddelsentralen er en del av tilbudet, se punkt f.)

a) regelmessige oppfølgingssamtaler

b) veiledning om hvilke muligheter som finnes i arbeidsmarkedet med utgangspunkt i den enkeltes jobbønsker og forutsetninger,

c) vurdering av utdanningsmuligheter og kvalifiserende tiltak basert på den enkeltes forutsetninger, behov, jobbønsker og situasjon i arbeidsmarkedet,

d) hjelp til og veiledning om arbeidsrelaterte, sosiale og økonomiske forhold,

e) bistand til å samhandle med andre relevante instanser, blant annet utdanningsmyndighetene, barneverntjenesten og helsetjenesten, og

f) tilrettelegging og hjelpemidler på arbeidsplassen tilpasset den enkeltes behov og i samarbeid med arbeidsgiver.

Ungdomsgarantien inntrer innen åtte uker etter at den unge er registrert hos Arbeids- og velferdsetaten og gjelder så lenge den unge har behov for arbeidsrettet bistand. Garantien opphører ved fylte 30 år.

Sentralt i ny ungdomsgaranti er at den unge får medvirke under planleggingen og gjennomføringen av aktiviteter gjennom hele garantiperioden.

NAV kontorene samarbeider med:

• arbeidsgivere
• oppfølgingstjenesten
• fastlege og/eller behandler
• tiltaksarrangører
• NAV Hjelpemiddelsentraler
• NAV Arbeidsrådgivning
• rådgivende legetjeneste

Disse har til sammen bred kompetanse: Markedskompetanse (via jobbspesialister og markedskontakter på NAV-kontorene), inkluderingskompetanse, veiledningskompetanse, karriereveiledningsmuligheter, oversikt over ulike utdanningsmuligheter, tilretteleggingskompetanse, hjelpemiddelkompetanse og tolkekompetanse.
Hjelpemiddelsentralen ser det som viktig å tidlig komme inn i prosessen rundt oppfølgingen av de unge, og samarbeide tettere med fylkesleddet i NAV.

Det ligger informasjon om Ungdomsgarantien bl.a. på nettsidene våre på nav.no

Ungdomsgarantien gjelder for dem som har vansker med å fullføre utdanning og komme i ordinært arbeid. Dessverre virker det som Ungdomsgarantien ikke tar opp i seg dem som fullfører tilrettelagt opplæring. Disse har også et behov for hjelp til å komme i ordinært arbeid. Dette er en svakhet ved ordningen, som bør tas opp.

Sak 25/23: Møteplan for 2024

Møtedatoer i 2024 blir 8. mars, 7. juni og 25. oktober.

Sak 26/23: Eventuelt