Team Digisos har utarbeidet en digital søknad som er en tilleggstjeneste for søkerne. Søkerne skal fortsatt ha mulighet til å søke på papir. Digital søknad er tiltenkt søknader om økonomisk sosialhjelp etter §§ 18 g 19, og ikke de andre sosiale tjenestene. Det er et felles digitalt søknadsskjema for alle NAV-kontorene som deltar.
Den digitale søknaden er brukervennlig, godt brukertestet og har et enkelt og tydelig språk. Søkerne kan søke fra en datamaskin, mobiltelefon og nettbrett. Søknaden finnes bare på norsk. Søkere med manglende norskkunnskaper vil muligens trenge veiledning i starten, selv om løsningen er enkel å bruke.
Digital søknad innebærer at søkeren fyller ut og sender søknad fra Ditt NAV. Søknaden går gjennom Kommunesektorens organisasjon (KS) sin meldingsformidler (FIKS) og deretter inn i fagsystem for sosiale tjenester.
Søknaden henter automatisk inn en folkeregistrert adresse og informasjon om ektefelle/barn, inneholder relevante spørsmål om søkerens situasjon og gir søkeren hjelpetekster underveis. Søkeren kan samtykke til at inntektsdata fra Skatteetaten og opplysninger om statlig bostøtte fra Husbanken hentes inn automatisk.
Det at søkeren kan fylle ut skjema digitalt innebærer at NAV blir mer tilgjengelig, og søkeren slipper å oppsøke NAV-kontoret for å søke. Selvbetjeningsløsninger for sosiale tjenester på nav.no muliggjør ett digitalt NAV for innbyggerne i kommunen.
Regjeringen har høye ambisjoner om å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor, samtidig som innbyggere og næringsliv har forventninger om en enklere hverdag. Les mer i En digital offentlig sektor. Digital løsning om økonomisk sosialhjelp kan bidra til at kommunene kommer i gang med å digitalisere flere av sine tjenester for innbyggerne. Se oversikt over gevinster for kommunene i håndboka.
Se kostnadsoversikt i håndboka.
Den beste ambassadøren for å informere og veilede søkerne om digital søknad er veilederne på NAV-kontor som har dialog og oppfølgingsmøter med søkerne. Selv om veiledere informerer om digital søknad, er god veiledning og oppfølging av sosialhjelpsmottakerne fortsatt en viktig del av NAV-kontoret.
Det finnes eget informasjonsmaterielltil bruk på NAV-kontoret.
Opplæringsversjonen (testmiljø) viser ansatte hvordan digital søknad ser ut for søkerne, og den kan brukes i opplæringen på NAV-kontoret. Team Digisos har utarbeidet en veiledning for bruk av testmiljøet (pdf).
Den digitale søknaden kan bidra til raskere saksbehandlingstid. Den kommer raskere frem til NAV-kontoret, og inneholder ofte mer komplett informasjon. I tillegg slipper saksbehandlerne å måtte tolke håndskrift, og de bruker mindre tid på administrasjon, skanning og kontroll. Digital søknad vil kunne frigjøre tid til mer oppfølging av dem som trenger det mest.
I 2021 er skriftlig digital dialog mellom saksbehandleren og søkeren på økonomisk sosialhjelp prioritert i utviklingen. Høsten 2020 gjorde Team Digisos et forarbeid, ved å snakke med veiledere på NAV-kontor, for å finne hvilke behov en skriftlig digital dialog bør dekke. Team Digisos ønsker også å snakke med brukerne av de digitale løsningene for økonomisk sosialhjelp.
I digital søknad er det kun krav om å fylle ut adresse. Det finnes ikke krav til at søknad om sosialhjelp må være fullstendig utfylt for å bli vurdert. Hvis NAV-kontoret krever at søkeren må svare på alle spørsmålene for å kunne gå videre i søknaden, kan dette oppleves som et hinder for å sende inn søknaden.
Hvis søknaden ikke er fullstendig utfylt eller mangler dokumentasjon, bør NAV-kontoret vurdere om de har nok informasjon for å behandle søknaden. Manglende opplysninger i søknaden følges opp av NAV-kontoret i dialog med søkeren.
Søknader som er påbegynt, men ikke sendt, lagres i 14 dager hvis søkeren ønsker det. Det gir søkeren mulighet til å fylle ut resten av søknaden senere.
Hvis søknaden ikke kommer inn i fagsystemet, kan det være flere årsaker til det. De vanligste årsakene er:
- FIKS-konfigurasjonen. Kommunen kan ha gjort feil i FIKS-konfigurasjonen eller deaktivert mottaket sitt i FIKS-konfigurasjonen. Dette bør sjekkes fortløpende. For spørsmål og bistand kan KS kontaktes.
- Fagsystemet: feilmelding fra fagsystemet indikerer hva årsaken kan være. Det er mulig kommunen ikke har installert den nødvendige versjonen av fagsystemet. Ta kontakt med systemansvarlig i NAV-kontoret/kommunen eller direkte med fagsystemleverandøren.
- Forhold i internt driftsmiljø i kommunen: brannmurer, nettverk, oppgraderinger, sertifikat og liknende, kan være årsaker til at søknaden ikke kommer inn i fagsystemet. Ta kontakt med IT-ansvarlig i henhold til interne prosesser i kommunen.
Vedlegg kan lastes opp når man fyller ut digital søknad og ettersendes hvis søkeren har benyttet digital søknad.
Vedlegg som er etterspurt er ikke synlig etter 30 dager. Dette kan minimere muligheten for innsendelse av unødige vedlegg til gamle søknader. Søkeren vil fortsatt ha mulighet til å ettersende andre vedlegg i inntil 300 dager.
Digital søknad støtter ikke at ektefeller søker sammen. I søknaden fanger løsningen opp at søkeren er gift, og innhenter informasjon om hvem ektefellen er. Det er ikke lov å hente opplysninger om ektefelle fra offentlige registre uten samtykke. Det finnes per i dag ikke en digital løsning for dette.
Team Digisos kjenner til behovet for ektefeller å søke sammen. En god løsning der ektefeller kan søke sammen er komplekst både med hensyn til personvern og brukeropplevelsen, og Team Digisos planlegger ikke å utvikle en slik løsning. Hvordan kontoret har organisert saksbehandlingen og håndterer ektefeller, er opp til det enkelte kontor.
Søkerne kan benytte ettersendelsesfunksjonen til å trekke hele eller deler av søknaden hvis de har sendt inn søknaden digitalt. Søkeren sender en bekreftelse som en ettersendelse til den søknaden det gjelder. Søkeren bør spesifisere hvilken søknad det gjelder, ved å oppgi søknadsdatoen og hva han/hun søkte om. Dette for å unngå at det oppstår misforståelser om hvilken søknad som trekkes. For mer informasjon se nyhetssaken Bruk av ettersendelsesfunksjonen til å trekke søknad.
Digital søknad skal ikke benyttes for å sende inn klage på vedtak om økonomisk sosialhjelp. Den er ikke utformet for å ivareta spørsmål som en som klager må besvare i forbindelse med en klagesak.
Søkeren får mulighet til å oppgi informasjon om hvilken adresse han eller hun oppholder seg på hvis det er aktuelt, selv om søknaden henter inn folkeregistrert adresse automatisk. Personer som har hemmelig adresse, kan ikke bruke søknaden. Hvis personer med hemmelig adresse forsøker å starte søknaden, får de informasjon om å ta kontakt med det lokale NAV-kontor for veiledning og hjelp til å søke.
Det er ikke mulig å benytte områdeadresser eller matrikkeladresser i søknaden, med mindre disse er folkeregistrerte. Grunnen til dette er at adressesøket ikke støtter andre adressetyper enn gateadresser. På sikt skal alle kommuner endre fra områdeadresser og matrikkeladresser for å ta i bruk gateadresser.
I alle digitale søknadsløsninger på nav.no må personer identifisere seg på høyeste sikkerhetsnivå, med enten Bankid, Buypass Id eller Commfides, for å ivareta kravene til personvern.