Her beskriver vi hvordan vi bruker data til forskning og analyse i artikler som publiseres i NAVs fagtidsskrift Arbeid og velferd og andre produkter fra NAVs analyseseksjon. 

Formål

Formålet med å gjøre analyser i NAV er å bidra til en treffsikker forvaltning av politikkområdene som NAV forvalter og utvikling av regelverket. I tillegg skal analysene bidra til systematisk bygging av kunnskap på NAVs områder. Vi analyserer i prinsippet alle tema som NAV forvalter. Eksempler er utviklingen på arbeidsmarkedet, prognoser for sysselsetting og arbeidsledighet. Vi analyserer NAVs tjenester og oppfølging av brukere samt utvikling og bruk av trygdeytelser. Vi undersøker fagområdene hver for seg og i sammenheng. Eksempel på tverrgående analyser er overgang fra trygd til arbeid.

Analyseprosessen og behandling av data

• Vi bruker ulike typer data og analysemetoder, for eksempel registerdataanalyser, spørreundersøkelser og kvalitative studier. Analyseprosess og behandling av data foregår slik: 
• Initiativ til problemstilling skjer enten fra overliggende departementer, fagavdelinger i NAV eller fra forskerne i NAV. Et redaksjonsråd vurderer om problemstillinger er relevante og gjennomførbare. 
• Forskningsdesign utvikles på bakgrunn av problemstillingen. Dette inkluderer en plan for hvordan problemstillingen skal undersøkes, hvilke data som kan benyttes, valg av forskningsmetode, og vurderinger av personvernskonsekvenser. 
• Datainnsamling starter når forskningsdesign er på plass og behandlingsgrunnlag for personopplysninger er vurdert. Det redegjøres for studiens data og metode i publikasjonene. Eksempler på ulike data vi bruker er: 
• Pseudonymiserte registerdata. Registrene omfatter registrerte arbeidstakere, arbeidssøkere og andre som mottar arbeidsrettet oppfølging, mottakere av ulike trygdeytelser eller sosialhjelp, samt deltakere i kvalifiseringsprogrammet. 
• Surveydata samles inn gjennom spørreundersøkelser som sendes til respondentene. Datainnsamlingen er basert på samtykke. 
• Kvalitative data inkluderer intervjuer, dokumenter og observasjoner. Eksempler på informanter er NAV-veiledere og brukere og de rekrutteres ofte gjennom NAV-kontorene. Datainnsamlingen er som regel basert på informert samtykke. Det brukes ofte diktafon eller notater for å dokumentere dataene. 
• Lagring av alle data som inneholder personopplysninger gjøres i en sikker sone. Datasettet er tilgangsstyrt. Kun de som utfører analysen har en begrenset tilgang til det enkelte datasett som benyttes i en analyse. Data blir enten pseudonymisert eller anonymisert før de behandles i analyseprogrammer. Personopplysninger kan i utgangspunktet lagres i inntil tre år og slettes etter studiens slutt.
• Analyseprogrammer – Ulike analyseprogrammer brukes avhengig av tema og problemstilling. De viktigste er eViews, R, Stata, SAS, SPSS, SurveyXact og NVivo. Programmene er sikkerhetsmessig vurdert av IT-avdelingen og det foreligger databehandleravtale i de tilfeller hvor det er nødvendig i henhold til regelverk for personvern og ekstern skylagring. Artikler som skal publiseres i NAVs fagtidsskrift Arbeid og velferd vurderes av et redaksjonsråd før publisering. Redaksjonsrådet består av redaksjonen og representanter fra fagavdelinger i NAV og innehar både forskerkompetanse og fagkompetanse. Redaksjonen peker ut en, eller flere, kontaktpersoner som har et særskilt ansvar for kvalitetssikring av analysen.
• Publisering – De fleste analysene publiseres som artikler i fagtidsskriftet Arbeid og Velferd. Alle analyser publiseres, uavhengig av hvordan resultatet reflekterer på NAV. Noen analyser publiseres som rapporter, eller notater på nav.no. 

Personvern 

Vi vurderer personvernskonsekvenser i hver analyse. Dette inkluderer å formulere et klart formål med innsamlingen av personopplysningene, vurdere behandlingsgrunnlaget og nødvendigheten og proporsjonaliteten av behandlingen. Behandlingsgrunnlag handler om at vi må ha en gyldig lovhjemmel til å behandle personopplysningene. For registerdata, som opprinnelig er samlet inn for et annet formål enn analyse, vurderes det om NAV har hjemmel for å gjenbruke data til analyse. For surveydata og kvalitative data er behandlingsgrunnlaget basert på informert samtykke. Vurderingen av om databehandlingen er nødvendig og proporsjonal handler om hvorvidt innsamling og sammenstilling av personopplysninger er tilstrekkelig for å svare på analysens problemstilling, og om hvor inngripende databehandlingen er for de personer som inngår i studien. Poenget er å finne en rimelig balanse mellom studiens fordeler og dens inngripen i personvernet. Dataminimering er et viktig prinsipp i denne vurderingen. 

I spørreundersøkelser innhentes det informerte samtykket via skriv til deltagerne der vi informerer om studien og hvordan vi behandler personopplysninger. Dette sendes alle respondenter før utsendelsen av spørreskjemaet. Sammen med spørreskjemaet får de en invitasjon til deltakelse som gir en forkortet versjon av informasjonsskrivet om hvordan vi behandler personopplysninger. De samtykker til deltagelse ved å fullføre spørreskjemaet. 

Ved kvalitative studier innhenter vi informert samtykke ved at informanter får muntlig og skriftlig informasjon om studien i forkant av datainnsamlingen. Dette inkluderer informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger, vår taushetsplikt, at deltakelse er frivillig og kontaktinformasjon til prosjektansvarlig. 

NAV har rutiner for å unngå at registrerte kan re-identifiseres indirekte gjennom sammenstilling av kjennetegn i analyser. For eksempel viser vi ikke grupper som består av færre enn 5 personer. 

Mulighet for innsyn, sletting og retting 

Personopplysninger kan i utgangspunktet lagres i inntil tre år og slettes etter studiens slutt. Vi har rutiner som iverksettes dersom registrerte, informanter eller respondenter ber om innsyn i sine personopplysninger eller ønsker å få rettet eller slettet personopplysninger i konkrete analyser. Dersom opplysningene inngår i en analyse som allerede er ferdigstilt, vil sluttresultatet sjelden kunne endres. 

Ved bruk av survey- og kvalitative data vil informasjonsskrivet deltakerne får før deltakelse angi når og hvordan samtykket kan trekkes tilbake, samt kontaktinformasjonen til prosjektansvarlig, som informanten kan kontakte for innsyn, sletting og retting. 

For mer informasjon om bruk av data og statistikk i NAV: Data og forskning på NAV. Praksis, rutiner og retningslinjer for offisiell og offentlig statistikk fra NAV 

Spørsmål om NAVs analyser kan sendes til arbeid.og.velferd@nav.no