Av de tre nominerte IA-virksomhetene i Trøndelag, var det Trondheim Eiendom avdeling Renhold som stakk av med utmerkelsen «Årets IA-virksomhet i Trøndelag». Vi tok en prat med leder for avdelingen Ida Kvammen og tillitsvalgt Liv Eidsaunet, for å høre om deres IA-arbeid og hvilke råd de har til andre virksomheter som ønsker å jobbe godt med målene i IA-avtalen.

Paradokset

Renholdsavdelingen hadde over tid hatt et høyt sykefravær, samtidig som medarbeiderne meldte om trivsel på arbeidsplassen og godt arbeidsmiljø. De hadde blant landets beste maskinpark, de fleste hadde fulltidsstillinger, lønna var god, og arbeidsbetingelsene var slik sett meget bra. Det høye sykefraværet over tid ble stående som et ubesvart paradoks.

– Vi var opphengt i årsaksforklaringer, eller snarere bortforklaringer. Største andelen av de ansatte er kvinner, arbeidet er tungt, og så videre. Endringen skjedde da vi snakket om hva vi skulle gjøre med det, forteller renholdssjef Kvammen.

Krisemøte med påfølgende ny start

For renholdsavdelinga ble nøkkelen å erkjenne hvor problemet lå. Leder innkalte ledergruppen, tillitsvalgte og verneombud til «krisemøte» i 2016.  Innspill fra ledere og fra medarbeidere viste at sykefraværsutfordringene hadde sin rot i ulik ledelse og mangelfull organisering. I fellesskap kom de ledelse og tillitsapparat frem til fem fokusområder med konkrete forbedringstiltak.

– Alle tiltakene skulle være enkle og konkrete, fortrinnsvis med mulighet for å gjennomføre dagen etter. Dette har vært en suksessfaktor, og gitt motivasjon til videre arbeid.

Ett av tiltakene har vært meldingsrutiner ved fravær. Her så man stort sprik med hensyn til når og hvordan man meldte om fravær. Faste rutiner for fraværsmelding ble etablert, og også konsekvenser hvis rutinene ikke ble fulgt. Nå visste alle hva de hadde å forholde seg til.

– Å skape nye rutiner for å melde om sykefravær er ikke i seg selv noe revolusjonerende. Det som kanskje er revolusjonerende, er at vi etterlever det i praksis, sier renholdssjefen Kvammen.

– Det hjelper ikke med kake på fredagene, hvis organiseringa og plattformen ikke er på plass!

Forventningsavklaring og klare mål har vært essensielt for renholdsavdelingen. Etter krisemøtet fikk de avdekt at mange medarbeidere opplevde uklare krav og forventinger, og mangelfull kompetanse på maskiner og verktøy som skulle brukes. Dette medførte blant annet at en ny og moderne maskinpark ikke ble brukt.

–  Alle liker å bli stilt krav til, sier avdelingslederen. Vi har blitt bedre på å tydeliggjøre og sette krav, samt å ivareta vårt lederansvar med å sikre at kravene er forstått og at nødvendig kompetanse blir gitt. Sistnevnte er kanskje der flest virksomheter sliter.

Tillitsvalgt for hele flokken!

Involvering av tillitsapparat og verneombud i hele prosessen, fra analyse av arbeidssituasjonen til problemløsning og implementering har vært en suksessfaktor. Tillitsapparatet har spilt en nøkkelrolle gjennom å dele informasjon mellom ledelse og medarbeidere, og komme med innspill i alle ledd av forbedringsarbeidet.

– Min rolle er å ivareta hele flokken, altså alle kollegene. Da er det viktig å huske at flertallet er fornøyde med arbeidshverdagen og arbeidsplassen. Vi må løse de problemene som må løses, men også bruke tid på å bygge stolthet, fremsnakke arbeidet vårt og forsterke alt som er bra. Dette skaper gode arbeidsmiljø, understreker tillitsvalgt Liv Eidsaunet.

Frigjort tid til proaktiv jobbing

De tidligere månedlige områdemøtene er kortet ned, og rene informasjonssaker formidles på e-post. Dette har frigjort møtetid til bruk på saker der renholderne kan ha innflytelse, for eksempel reholdsfaglige innspill til en pågående prosjekteringsprosess eller til byggherre. Slike innspill kan være å sikre at det er riktig plassering av mattesoner i inngangsparti, at vindu er tilgjengelig for renhold, med videre, forteller Kvammen.

– Vi fikk frigjort tid til å jobbe proaktivt for å sikre en god arbeidshverdag for renholderne, fremfor å bruke tid på å informere om ting som allerede hadde skjedd og som vi ikke kunne ha innflytelse på.

Du kan ikke sitte og vente på at det skal gå over

Som et ledd i IA-arbeidet, har avdelingen besluttet å sette av tid hver måned for alle ledere, samt personal- og tillitsapparat, til oppfølging av medarbeiderne. Ofte kan en leder oppleve at en ikke har tid nok til å snakke med medarbeideren en ser har utfordringer, er sykmeldt, eller som trenger en prat. For å unngå at mangel på tid blir et hinder for å være tett på, settes det allerede året før av tid til slike samtaler en dag hver måned for det kommende året. Da har også personalrådgiverne og representant fra NAV satt av tid, så nødvendige ressurser er tilgjengelige.

– Vi har fokus på å komme så tidlig som mulig inn, og å lete etter gode løsninger. Dette har vært oppskriften på at vi lykkes, sier tillitsvalgt Eidsaunet.

Å komme tidlig i dialog og sikre rask avklaring er avgjørende både for å forebygge sykefravær, men også for å sikre at medarbeiderne står lengst mulig i arbeid. Tidlig oppfølging har bidratt til at avgangsalderen er så høy som 66 år på avdelingen. 

– Du ser på ansiktet til de som har vært med i slike møter, at det er godt å få pratet og få avklart ting. Avklaring, uansett utfall, er alltid bra, smiler Kvammen.

Fortsette å holde fokus fremover

Å holde fast ved det gode IA-arbeidet som er igangsatt blir viktig også fremover, betoner tillitsvalgt Eidsaunet. Vi må fortsatt være tett på med tidlig innsats der det trengs.

– Mest avgjørende for vår suksess, har vært det å holde fast på forbedringspunktene fra 2016. Det har gått to år siden den gang, men ennå må vi jobbe med å holde fokus. Vi repeterer og repeterer, og de fem punktene tas opp i samtlige ledermøter. Vi erkjenner at å endre seg krever tid, så vi skal holde stø kurs under disse ledestjernene langt tid fremover.

Trondheim Eiendom Avdeling Renhold sine tips til et godt IA-arbeid:

  • Gjør en god analyse av «hvor skoen trykker»
  • Involver tillitsvalgte og verneombud i hele prosessen
  • Prioriter tiltak som er så konkrete og enkle at de kan gjennomføres påfølgende dag
  • Husk at det er etterlevelse av det man er blitt enige om som er utfordringen. Hvis man ikke gjør som man er blitt enige om, er man med på å skape ukultur.
  • Hold fast ved utviklingsområdene over tid. Endringsarbeid er tidkrevende.