I en av gruppene var både langtidsfraværet og korttidsfraværet høyt.- Det var ikke så lett å forstå bakgrunnen for hvorfor det var forskjell på gruppene. Noe var nok relatert til arbeidet og oppgavene, men vi klarte ikke helt å få tak i det, sier gruppeleder Lars Wie.

Så hva gjorde dere?

- Vi måtte gjøre noe utover de tiltak som ledere vanligvis gjør. Alle ansatte i begge gruppene fikk derfor tilbud om å delta i en arbeidsgruppe.  Verneombudet og tillitsvalgt deltok også.  Vi brukte den velkjente metoden med gule lapper på tavla. Alle innspill ble tatt med videre og noen områder ble forsterket, sier han.

Forankret på toppen

Alicia Skjønneberg er IA-rådgiver for Skatt Øst og ble tidlig involvert.- Dette arbeidet ble forankret hos toppledelsen, som blant annet deltok på møtene. Videre var det viktig at alle ansatte i avdelingen ble involvert, selv om det var høyt sykefravær kun i den ene gruppen. Det tror jeg har vært avgjørende for at sykefraværet har gått ned og arbeidsmiljøet har blitt bedre, sier hun.

Førstekonsulent Nikoline Haaland  var med i arbeidsgruppen. – Jeg er enig. Vi har de samme arbeidsoppgavene på begge gruppene, men vi hadde ikke noen følelse av å være èn avdeling. Det var vanskelig, sier hun.

- Vi fikk opp mye og folk var ærlige. Vi så at det var mange likheter i det som ble tatt opp  og det gjorde det enklere å identifisere hva vi måtte jobbe med.

Og hva kom dere frem til?

- Vi ville prøve å få en lik struktur i begge gruppene. Vi startet med møtene våre, vi ønsket gode møter med en fast agenda slik at de ble effektive. En annen ting var vaktlisten for de som sitter i skranken. Før var den blank fra uke til uke, nå har vi ei liste som går ut året.  Det gjør at det er få overraskelser og mer forutsigbart og mer rettferdig.

- I tillegg ønsket flere ansatte opplæring med mer fokus på service. Vi skal veilede mest mulig likt, men hva betyr egentlig det for oss?

Avdelingen hadde derfor nylig en samling med alle ansatte der de lagde en servicerutine.

 «Den gode hverdagen»

Veiledningsgruppene  med rundt 30 ansatte har redusert sykefraværet fra 20% til 6 % på 2 år.

- Veien videre for oss nå er å holde dette fokuset. Hverdagen har blitt bedre og mer forutsigbar. Folk kommer på jobb og ingen gruer seg for å komme fordi det er for få folk. Det er rett og slett en helt annen stemning her nå, sier Lars Wie.

Arbeidslivssenteret blir med videre

Alicia Skjønneberg er klar på en ting; - Skatt Øst har gjort mye bra, og nå må fokuset være å holde sykefraværet nede. De er i en positiv spiral og det er lettere å ta opp ting når arbeidsmiljøet er bedre, Vi skal tenke sammen videre og bistå i utformingen av forebyggende tiltak, og jeg blir veldig glad over å høre at dette ikke avsluttes nå, sier hun.

Manglet eierskap

- Vi feilet nok på et område. Vi klarte ikke å skape nok eierskap til prosessen underveis. En ansatt  som ikke deltok i arbeidsgruppa, kan muligens si at han eller hun ikke har fått det de ble forespeilet, sier Nikoline.

Har dere flere erfaringer dere vil dele med andre tilsvarende virksomheter?

Lars og Nikoline blir enig om følgende punkter:

- skap arenaer for dialog mellom ledere og ansatte

- skap forståelse av veien videre

- tiltak som må kunne måles