Refusjonene gjelder sykepenger, foreldrepenger, svangerskapspenger, omsorgspenger, opplæringspenger og pleiepenger. Nedenfor beskriver vi hva virksomheten må gjøre for at refusjonene fra NAV blir utbetalt til riktig mottaker. 

Det er bare nødvendig å gjøre det som blir beskrevet i de tilfellene der arbeidstakeren får en ytelse fra NAV som strekker seg over det tidspunktet når vedkommende bytter virksomhet. Har dere arbeidstakere som får avsluttet sin ytelse før endringen, eller som påbegynner en ytelse etter endringen, gjør dere bare som før.

Hva menes med begrepet virksomhet?

En virksomhet er en av aktivitetene som hovedenheten driver. I dagligtale snakker man gjerne om tjenestesteder eller arbeidssteder. Her kaller vi det konsekvent virksomhet.

  • Alle virksomheter har et virksomhetsnummer, også ofte kalt «organisasjonsnummer på virksomhetsnivå».
  • Organisasjonsleddet på nivået over virksomhetene har et juridisk organisasjonsnummer.

Er dere i tvil, kan dere sjekke nøkkelopplysningene deres i Enhetsregisteret.

Mer om begrepet virksomhet

Hva gjelder i deres tilfelle?

Det er to hovedscenarier for endringer knyttet til virksomheter. Dere må kontrollere nøye hvilke virksomheter hos dere som faller inn under hvilket scenario:

Scenario 1: Arbeidstakeren jobber i en virksomhet som flyttes i sin helhet

Virksomheten med tilhørende arbeidsforhold flyttes i sin helhet fra en juridisk enhet til en annen. Den juridiske enheten som det flyttes til kan enten være en eksisterende juridisk enhet eller en ny. Andre vanlig brukte navn for juridisk enhet er hovedenhet eller foretak. 

Dette scenariet vil typisk være det mest vanlige ved

  • fusjoner, der overtagende juridisk enhet tar over virksomheten til en overdragende juridisk enhet
  • fisjoner, der virksomheten skilles ut fra en juridisk enhet og flyttes til en annen juridisk enhet 

Scenario 2: Arbeidstakeren bytter virksomhet

Arbeidsforholdet til arbeidstakerne flyttes fra en virksomhet til en annen. Det kan hende at den opprinnelige virksomheten avvikles. Det kan også hende at virksomheten som arbeidstakeren sitt arbeidsforhold flyttes til er nyopprettet. Det viktige i dette scenariet er uansett at arbeidsforholdet flyttes fra en virksomhet til en annen. Det er heller ikke av betydning om bytte av virksomhet medfører endring av juridisk enhet eller ikke.

Inntektsmelding kommunereform

Dette må dere gjøre som arbeidsgiver

  1. Oppdatere Aa-registeret – gjelder uansett scenario. Se oppskrift på skattetaten.no/a-meldingen.
  2. Vurdere om det må sendes ny inntektsmelding til NAV - avhengig av scenario:

Scenario 1

Dere skal ikke sende ny inntektsmelding fordi tilhørigheten mellom virksomheten og arbeidsforholdet er uendret. Dere skal heller ikke sende ny inntektsmelding selv om den juridiske enheten på nivået over virksomheten, også kalt den opplysningspliktige, har endret seg. 

Scenario 2

Dere må sende nye inntektsmeldinger fordi forholdet mellom virksomheten og arbeidsforholdet er endret. Dere sender to inntektsmeldinger: 

  • Virksomheten som arbeidsforholdet flyttes fra (virksomhet A) må sende inntektsmelding for å avslutte utbetaling av refusjon til seg selv.
  • Virksomheten som arbeidsforholdet flyttes til (virksomhet B) må sende inntektsmelding for å etablere utbetaling av refusjon til seg selv.

Det er viktig at begge inntektsmeldingene sendes inn.

  • Dersom inntektsmelding fra virksomhet A ikke kommer inn, kan ikke refusjonsforholdet avvikles.
  • Dersom inntektsmelding fra den nye virksomhet B, kan ikke refusjonsforholdet for den nye virksomheten etableres. Da vil også NAV utbetale stønadsbeløpet direkte til arbeidstakeren. Det kan heller ikke komme oppgjørsrapport K27 til virksomhet B. 

Begge inntektsmeldingene må med andre ord sendes inn for at det skal kunne utføres en korrekt overføring av refusjonsmottakere. Vi ser gjerne at de to inntektsmeldingene sendes inn rundt samme tidspunkt og snarest mulig etter at arbeidsforholdet er blitt flyttet fra virksomhet A til virksomhet B. 

Se hvordan dere fyller ut inntektsmeldingene i scenario 2

Hvis virksomhetsnummeret avsluttes før inntektsmelding er sendt

Hvis det gamle virksomhetsnummeret er avsluttet før dere har rukket å sende inn en inntektsmelding med opphør av refusjon, kan den som tidligere hadde tilgang benytte «Se slettede enheter» i Altinn for å få endret inntektsmeldingen likevel. 

Etablering og endring av kontonummer

Dere melder selv inn nye kontonummer dersom det er aktuelt. Slik endrer dere kontonummer i Altinn.

Sykefraværsoppfølging: Hvilke endringer må dere gjøre i Altinn?

Dere trenger bare å gjøre punktene i fet skrift. Øvrige punkter er til orientering.

Scenario 1: Arbeidstakeren jobber i en virksomhet som flyttes i sin helhet

  • Søknader om sykepenger for sykmelding sendt før endringen av arbeidsforholdet blir sendt til samme virksomhetsnummer som før. Juridisk organisasjonsnummer i den tekniske meldingen (xml) vil være det gamle.
  • Dere må tildele tilganger til tjenesten i Altinn på nytt. 
  • Koblingen til nærmeste leder kan beholdes.
  • Sykmeldinger mottatt etter endringen av arbeidsforholdet vil reflektere nytt juridisk organisasjonsnummer.

Scenario 2: Arbeidstakeren bytter virksomhet

  • Alle nye sykmeldinger som blir skrevet etter endringen av arbeidsforholdet, blir automatisk sendt til den nye virksomheten. Søknaden blir sendt dit sykmeldingen har blitt sendt. 
  • Dere må tildele tilganger til tjenesten i Altinn på nytt.
  • Nærmeste leder må meldes inn på nytt selv om det eventuelt er den samme personen som er leder.
  • Sykmeldinger mottatt etter endringen av arbeidsforholdet vil sendes til nytt virksomhetsnummer, og den tekniske meldingen (xml) vil reflektere nytt juridisk organisasjonsnummer.

Les om hvordan dere tildeler tilganger i Altinn og hvordan dere melder inn nærmeste leder.

Søknader om sykepenger

Hvis arbeidstakeren bytter virksomhet (scenario 2):

Søknaden blir sendt dit sykmeldingen har blitt sendt. Handler søknaden om en sykmelding fra før virksomhetsoverdragelsen, må den arbeidsgiveren som skal ha refusjoner fra NAV, hente søknaden i Altinn. Postboksen til en enhet som opphører blir ikke slettet. Slettede enheter vil kunne sees av de som har roller og rettigheter i den slettede bedriften under «slettede» i Altinn, i bildet for «Alle aktører». 

Noen lønns- og personalsystem håndterer dette automatisk, hvis ikke må bedriften bruke Altinn-portalen i stedet.

Konsekvenser for oppgjørsrapport K27

Flytter dere hele virksomheten med alle ansatte, kommer oppgjørsrapportene som før.

Har dere ansatte på et slettet virksomhetsnummer eller juridisk organisasjonsummer, vil rapporten feile når NAV overfører den til Altinn. Følger dere oppskriften, vil dere unngå dette problemet.

NAVs arbeidsgivertelefon: 55 55 33 36 - tastevalg 1.