Arbeidsgivere må sende digitale inntektsmeldinger til NAV i tide.
Hvis innsendingene utsettes, kan utbetalingen fra NAV til den enkelte ansatte eller arbeidsgiver bli forsinket.
info
For inntektsmeldinger som går via Altinn: Det skal ikke lenger oppgis ferie når det gjelder sykepenger, omsorgspenger, opplæringspenger eller pleiepenger. NAV legger arbeidstakerens opplysninger til grunn.
For foreldrepenger ble kravet om å melde fra om ferie fjernet allerede i 2019. For svangerskapspenger er det slik at det fremdeles må meldes fra om ferie på inntektsmeldingen.
Nytt om arbeidsgiverperiode
Arbeidsgiveren kan nå bruke to nye valg i nedtrekksmenyen når det skal begrunnes at det ikke er en ny arbeidsgiverperiode:
«Mindre enn 16 dager siden arbeidet ble gjenopptatt pga lovpålagt ferie eller avspasering».
Denne begrunnelsen kan benyttes ved følgende sykdomsforløp:
Arbeidstakeren har en periode med sykdomsfravær som omfatter en full arbeidsgiverperiode på 16 kalenderdager
Deretter tar arbeidstakeren ut lovpålagt ferie uten at arbeidet gjenopptas
Arbeidstakeren gjenopptar arbeidet i minst én dag
Et nytt sykdomsfravær oppstår innen 16 dager siden arbeidet ble gjenopptatt.
Det er mer enn 16 dager mellom de to sykefraværene i punkt 1 og 4.
I dette tilfellet er det ikke en ny arbeidsgiverperiode i det nye fraværet, men det må sendes ny inntektsmelding der man benytter det nye valget i nedtrekksmenyen.
Det andre nye valget:
«Arbeidstakeren har ikke gjenopptatt sin stillingsandel fullt ut etter forrige sykefravær»
Denne begrunnelsen kan benyttes ved følgende sykdomsforløp:
Arbeidstakeren har en periode med sykdomsfravær som omfatter en full arbeidsgiverperiode på 16 kalenderdager.
Arbeidstakeren gjenopptar arbeidet, men ikke i den utstrekning arbeidsavtalen tilsier.
Et nytt sykdomsfravær oppstår uavhengig av om det er mer eller mindre enn 16 dager siden arbeidet ble gjenopptatt som beskrevet i punkt 2.
I dette tilfellet er det ikke en ny arbeidsgiverperiode i det nye fraværet, men det må sendes ny inntektsmelding der man benytter dette valget i nedtrekksmenyen.
Hva er forskjellen på inntektsmelding og a-melding?
Den viktigste forskjellen er at inntektsmeldingen etterspør flere opplysninger knyttet til saken det gjelder. For eksempel fraværsperioder, om arbeidsgiveren skal ha refusjon, og (for sykepenger) opplysninger om arbeidsgiverperiode.
Hvem kan sende inntektsmelding?
For å sende inntektsmeldingen må du eller ditt lønns- og personalsystem ha en av disse tilgangene i Altinn:
Ved sykepenger skal inntektsmelding sendes så snart arbeidsgiverperioden er over.
Ved foreldrepenger må inntektsmeldingen sendes så snart som mulig etter at det er fire uker igjen til foreldrepengeperioden starter. Hvis den ansatte starter med å utsette, er det første dag i utsettelsen som må oppgis som startdato for foreldrepengeperioden i inntektsmeldingen.
Ved omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger skal inntektsmeldingen sendes så snart arbeidsgiver er kjent med fraværet.
Gjelder inntektsmeldingen også for selvstendig næringsdrivende og frilansere?
Hvert enkelt arbeidsforhold har en egen arbeidsforholdsID, som gjør det mulig å skille mellom arbeidsforholdene. ArbeidsforholdsID er ikke det samme som organisasjonsnummer eller virksomhetsnummer. Hvis du bruker et lønns- eller personalsystem, finner du vanligvis arbeidsforholdsID for det enkelte arbeidsforholdet i dette systemet.
Hvor finner jeg riktig arbeidsforholdsID?
Du finner nummeret i a-ordningen. Bruker du et lønns- eller personalsystem, vil arbeidsforholdsID normalt genereres når du oppretter et nytt arbeidsforhold.
Hvordan vet jeg om den ansatte har flere arbeidsforhold?
Antall arbeidsforhold er det samme antallet som er rapportert inn til a-ordningen via den månedlige a-meldingen.
Hvordan skal endringer på allerede innsendte opplysninger meldes?
For å gi nye opplysninger eller endre på opplysningene i en inntektsmelding som allerede er sendt inn, må arbeidsgiveren sende en endret inntektsmelding.
De opplysningene som er gitt i den forrige inntektsmeldingen som fortsatt gjelder, må også tas med når endringene sendes inn.
Må alle opplysningene legges inn manuelt på nytt når vi sender endret inntektsmelding?
Hvis dere bruker Altinn-portalen, kan den sist innsendte inntektsmeldingen hentes fra arkivet.
Dere kan lage en kopi av den forrige inntektsmeldingen med funksjonen «Lag ny kopi» og bruke denne til å legge inn nye opplysninger og/eller endre på opplysningene. Ved å bruke kopien som utgangspunkt slipper dere å fylle inn på nytt de opplysningene som ikke skal endres.
Hva skjer hvis arbeidsgiveren utsetter å sende inntektsmeldingen?
NAV kan ikke starte saksbehandlingen før inntektsmeldingen er mottatt. Hvis arbeidsgiveren venter for lenge med å sende inntektsmeldingen, stopper saksbehandlingen opp med risiko for at både den ansatte og arbeidsgiveren ikke mottar utbetalinger fra NAV når de skal.
Hvilken inntekt skal oppgis ved delvis fravær?
Arbeidsgiveren skal alltid oppgi hele den beregnede månedslønnen i inntektsmeldingen. Det gjelder også hvis arbeidstakeren har et fravær som er lavere enn 100 prosent.
Hvis fraværet er lavere enn 100 prosent, tar NAV hensyn til dette i utbetalingen.
Skal refusjonsbeløpet reduseres ved delvis fravær?
Nei. Arbeidsgiveren skal alltid oppgi den fulle lønnen det kreves refusjon fra NAV for. Det gjelder også hvis arbeidstakeren har et fravær som er lavere enn 100 prosent. Hvis fraværet er lavere enn 100 prosent, tar NAV hensyn til dette når de utbetaler refusjonen.
Det er kun når arbeidsgiveren betaler en lavere lønn under fraværet enn det som er oppgitt i inntektsmeldingen som beregnet månedslønn, at det skal oppgis et annet refusjonsbeløp enn den beregnede månedslønnen.
Spesielt for sykepenger
Må det sendes ny inntektsmelding for hvert nye sykefravær?
Arbeidsgiveren må sende inntektsmelding for hver fraværsperiode NAV skal utbetale sykepenger for. Hvis arbeidstakeren blir frisk og er tilbake i jobb før han blir syk igjen, må det sendes inntektsmelding for den nye perioden med fravær. Når dere fyller ut inntektsmeldingen for den nye fraværsperioden, må dere opplyse at dette er en ny inntektsmelding.
Dette gjelder også når dere allerede har betalt en full arbeidsgiverperiode, og arbeidstakeren er frisk i så kort tid før han blir syk igjen at de ikke skal betale ny arbeidsgiverperiode. Da er det den første dagen i det nye fraværet som skal oppgis som første fraværsdag i inntektsmeldingen. Dere skal oppgi arbeidsgiverperioden fra det første sykefraværet også når dere sender inntektsmelding for det nye fraværet.
Må det sendes inntektsmelding for hver sykmelding?
Nei. Hvis arbeidstakeren er syk i en sammenhengende periode, skal det det ikke sendes ny inntektsmelding for hver enkelt sykemelding.
Hva hvis arbeidsgiveren ikke betaler full lønn i arbeidsgiverperioden?
Hvis dere ikke betaler full lønn i arbeidsgiverperioden, skal dere gi en begrunnelse for dette i inntektsmeldingen. Hvis dere sender flere inntektsmeldinger der arbeidsgiverperioden er den samme, skal dere også oppgi samme begrunnelse i inntektsmeldingene.
Spesielt for foreldrepenger
Stortinget har vedtatt endringer i foreldrepengeordningen. Endringene gjelder for dem som får barn fra og med 1. oktober 2021:
Foreldrepengene kan tas ut fritt i henhold til gjeldende regler om kvoter, med unntak av de første 6 ukene som er forbeholdt mor.
Foreldrene trenger ikke lenger søke om å utsette foreldrepengene i forbindelse med arbeid, ferie eller sykdom. De bestemmer selv når de skal ha foreldrepenger.
Beregningen skjer ikke lenger på den andre forelderens siste uttaksdag. Nå er det første uttaksdag som skal oppgis som startdato i inntektsmeldingen.
Inntektsmeldingen skal sendes inn 4 uker før arbeidstakeren skal ha uttak av foreldrepenger. Det samme gjelder dersom arbeidstakeren er far eller medmor.
For de som har fått barn før 1.oktober 2021:
Hvis far eller medmor ikke skal starte foreldrepengeperioden sin rett etter den andre forelderen, må arbeidstakeren søke om utsettelse fra og med den første dagen etter den andre forelderens periode. Da er det denne datoen du skal oppgi som startdato for foreldrepengeperioden i inntektsmeldingen. Det betyr at inntektsmeldingen fra arbeidsgiveren skal sendes 4 uker før enten far eller medmor starter sitt uttak eller når de starter med utsettelse. Dette vil alltid være 4 uker før den andre forelderens siste stønadsdag.
For de som får barn fra og med 1. oktober 2021:
Det er ikke nødvendig å søke om utsettelse hvis far eller medmor ikke skal starte foreldrepengeperioden sin rett etter den andre forelderen. Foreldrepengene kan tas ut fritt innen barnet fyller 3 år. Det betyr at inntektsmeldingen skal sendes 4 uker før far eller medmor starter sitt første uttak. Det er første uttaksdag du skal oppgi som startdato for foreldrepengeperioden i inntektsmeldingen.
Inntektsmeldingen skal kun ha opplysninger om fraværsdager som NAV skal betale omsorgspenger for, altså ikke fraværsdager som arbeidsgiveren selv skal dekke.
Har den ansatte flere arbeidsforhold i virksomheten, bør du alltid bruke arbeidsforholdsID, ellers kan refusjonene bli forsinket. Du finner nummeret i a-ordningen. Bruker du et lønns- eller personalsystem, vil arbeidsforholdsID normalt genereres når du oppretter et nytt arbeidsforhold.
Hvis du må korrigere en inntektsmelding
Dager det ikke skal kreves refusjon for likevel:
Legg inn datoer under delvis fravær.
Er det lørdag og/eller søndag i perioden, legger du også disse datoene under delvis fravær.
Sett fraværet til 0 timer.
Dager som ikke skal korrigeres, trenger ikke være med i den endrede inntektsmeldingen.
Antall timer som skal korrigeres:
Legg inn dato og korriger timeantallet.
Dager og timer som ikke skal korrigeres, trenger ikke være med i den endrede inntektsmeldingen.
Inntektsmeldinger som du ikke har fått refusjon for:
Har du sendt inn flere inntektsmeldinger for overlappende eller sammenhengende fravær, med minst én av dem uten arbeidsforholdsID? Da kan du ha fått avslag på refusjonskravet. Løsningen er å sende ny inntektsmelding med alle timer, dager og perioder fra de ulike inntektsmeldingene.
Sykt barn og omsorg for en utviklingshemmet person over 18 år:
Du merker inntektsmeldingen med ytelsen Pleiepenger sykt barn.
Pleie i livets sluttfase:
Du merker inntektsmeldingen med ytelsen Pleiepenger nærstående.
Fakta
Hva er digital inntektsmelding?
Inntektsmeldingen inneholder inntektsopplysninger og annen informasjon som NAV må ha for å behandle søknader. Arbeidsgiveren skal sende digital inntektsmelding når arbeidstakeren skal ha sykepenger, foreldrepenger, svangerskapspenger, pleiepenger, omsorgspenger eller opplæringspenger.
Inntektsmeldingen sendes fra arbeidsgiverens eget lønns- og personalsystem eller fra altinn.no.
Inntektsmeldingen legger til rette for automatisering og en raskere og riktigere saksbehandling.
