- Godt arbeidsmiljø er ferskvare

Enheten for helsestasjon og skolehelsetjeneste i Vestre Aker var underbemannet, med høyt arbeidspress – og hadde høyt sykefravær som en følge av det. Sammen med verneombud og tillitsvalgt, og med de ansatte på laget, fikk leder Elin Kate Målsnes innført noen nye måter å jobbe på, og snudde utviklingen tvert.

Sammen har de jobbet for mer nærvær, og formet en felles kultur på arbeidsplassen. Slik har det blitt rom og takhøyde for å snakke sammen, samarbeide tett og ta tak i de utfordrende og krevende tingene før man plutselig har hodet under vann.

Siden den innsatsen ble påbegynt i 2015, har fraværet i enheten falt fra 14,7% og ned til 5,3% i 2018.

Ulike typer dårlig tid

- I krevende perioder er det forskjell på GOD dårlig tid, hvor det er hektisk, men man har kontroll på arbeidsoppgaver og arbeidstid, og DÅRLIG dårlig tid, hvor oppgavene bare hoper seg opp, og man ikke klarer å komme frampå. Det er noe som igjen kan føre til sykefravær, sier Elin Kate Målsnes.

62-åringen er enhetsleder for helsestasjon og skolehelsetjeneste i bydel Vestre Aker. Det har hun vært siden 2004. Fram til 2017 var enheten knappere bemannet enn den er i dag. Høyt arbeidspress på for få kollegaer, førte også til sykemeldinger og fravær, som videre ble merket ekstra tydelig blant de som var på jobb.

At høyt arbeidspress og for lav bemanning kan føre til sykefravær, er nok en situasjon mange virksomheter uavhengig av fagfelt eller arbeidsområde, kan kjenne seg igjen i. Ofte prøver de øvrige ansatte å ta på seg ekstra ansvar, slik at oppgavene til den sykemeldte også blir løst – og dermed kan også disse på sikt bli overarbeidet. I verste tilfelle har man, av lojalitet til jobben og i beste mening, skapt en ond sirkel.

- Å halse rundt og prøve å få til alt, gjør også noe med hele arbeidsmiljøet, sier Målsnes.

- Kan ikke LEANe seg til mer folk

Løsningen for Målsnes og hennes enhet har vært todelt; det første grepet var å prioritere oppgaver, og akseptere at ikke alt blir gjort alltid.

- Jeg drillet folkene mine i avviksrapportering. I en hektisk periode er ikke alle oppgaver alltid helt livsnødvendige. Ved at de melder inn avvik på det som de absolutt ikke rekker å få gjort, lander ansvaret for det på mine skuldre – og mine ansatte blir fritatt fra å føle på dårlig samvittighet, fordi de mener at de skulle ha fått gjort oppgave C, D og E også, mens det bare var tid til oppgave A og B, forklarer hun, og gestikuler mot bokhylla der fagmateriale, brosjyrer og ringpermer med arbeidsmetodikker står side om side.

- Ja, vi har brukt LEAN-metodikken også, og hatt god nytte av den. Men den kan ikke erstatte for knapp bemanning i forhold til arbeidsoppgaver. Man kan ikke LEANe seg til mer folk. Og det skal ikke være slik at alle ansatte bare skal yte mer og mer. Men de kan jobbe smartere. Etter hvert som vi fikk bedre bemanning, har vi også ryddet og lukket avvikene underveis, forklarer hun.

- Alle ser ned, for å unngå å bli valgt

Det andre grepet fikk det fyndige navnet Prosjekt Klækkeriet, og handlet både om å bygge opp ressursgrupper blant de ansatte, og hvordan disse igjen kunne bidra til resten av arbeidsmiljøet.

- Du vet hvordan, når man skal velge en klassekontakt for en skoleklasse, og alle foreldrene sitter og ser ned eller ut av vinduet, for å unngå å bli valgt? Når jeg ba om at noen av mine ansatte skulle komme med innspill til arbeidsmiljøforbedringer eller faglig utvikling, opplevde jeg den samme situasjonen, forklarer enhetslederen, før hun ler og rister på hodet.

Målsnes har full forståelse for at det fort kan bli en bøyg å påta seg mer jobb, når man allerede har mer enn nok å gjøre i arbeidshverdagen.

- Det skal jo være et visst overskuddsfenomen å møte oss på helsestasjonen; foreldrene som kommer hit skal ikke trenge å møte oss som halvt fungerende. De skal få påfyll av oss og kunne gå herfra med et positivt og trygt foreldreansvar.

Støtte og bistand fra Arbeidslivssenteret

For å finne en løsning, gikk veien gjennom NAV Arbeidslivssenter Oslo. På det tidspunktet var det mulig å søke senteret om midler til forebyggende og tilretteleggende tiltak, noe enheten også fikk innvilget.
Tiltaket ble et todagersopplegg; først gikk turen til Modum Bad, for et spisset kurs hvor formålet var å jobbe med arbeidsmiljø, og det å forhindre at kollegaer ble utbrent. Den neste dagen gikk turen til Klækken, for videre arbeid med personalgruppa.

- Vår IA-rådgiver Hilde Bjerke fra Arbeidslivssenteret var med oss, og ga støtte til fasiliteringen denne dagen; for når man står oppi det med begge beina, hjelper det mye å få støtte til å diskutere og gjøre egenrefleksjon, sier Målsnes, og fortsetter:
- Vi fant ut ganske tidlig at vi alle måtte se hverandre mye mer enn det vi gjorde. Ikke bare at leder skulle se hver enkelt. Så vi delte hele staben inn i fire ulike arbeidsgrupper. Og alle som kommer inn, vikarer eller nyansatte, går også rett inn i en allerede etablert gruppe.

Gjennom gruppa blir nyankomne i enheten kjent med hele miljøet i enheten, samtidig som man også får en ekstra tilhørighet både faglig i form av støtte og trygghet i sin egen gruppe.

Felles ansvar for arbeidsmiljøet

Dette nærværsprosjektet ble kalt Prosjekt Klækkeriet, og gruppene kalt K-gruppene til daglig, etter stedet hvor ideen ble unnfanget. K-gruppene er ikke ment for dagligdags jobbing, men for faglig utvikling og innspill, som så tas videre til månedlige personal- og utviklingsmøter.

- Med 8-10 personer i hver gruppe blir det mange å ta av. Så om gruppene tar ansvar for å finne ut av og levere faglig påfyll til resten av enheten, så vel som å ta vare på hverandre og arbeidsmiljøet, så blir det ikke så mye arbeid på hver, sier hun.

- Mitt motto har alltid vært at et godt arbeidsmiljø er ferskvare. Det minner jeg kollegaene mine på to ganger i året også. Vi kan ikke bare si at alt er på plass, og at vi kan slappe av. Så Klækkerigruppene har vi fordi vi ønsker å bevare et godt arbeidsmiljø.

God dialog forebygger sykefravær

Mens nærværsprosjektet ble gjennomført i perioden 2015-2016, falt det gjennomsnittlige sykefraværet i den kommunale fra 14,7 prosent til 5,7 prosent, og har holdt seg vedvarende lavt siden.

Naturligvis er det noe sykefravær også i denne enheten; det er ikke alt av skader og sykdom som det er mulig å forebygge, eller tilrettelegge fullt ut for. Dette varierer også noe fra år til år.

- Men vi har ikke noe sykefravær som skyldes mistrivsel, sier Målsnes, før hun utdyper:

- Om noen her sliter litt, så kommer de til meg eller nestleder. Vi tar en samtale om hvordan vi skal komme gjennom de kommende ukene; hva de kan få til, og hva de trenger fra meg eller andre slik at vi kan unngå eventuelt sykefravær.

Full tiltro

- Vi har timebøker og journalsystemer som gjør at jeg kan se hva folk gjør, og hva de legger inn. Det kan kontrolleres. Men det velger jeg å ikke gjøre. Jeg har full tiltro til at mine ansatte tilrettelegger sine dager på best mulig måte for våre brukere, som er gravide, barn, ungdom og deres foreldre – og egentlig har jeg ikke tid til den typen ettersyn heller, sier Målsnes lattermildt, før hun fortsetter:

- De er effektive, de som jobber her. Og jeg liker at det driver litt rundt oss, og at vi leverer. Men jeg er helt avhengig av disse Klækkerigruppene, fordi samspillet mellom oss må fungere for at vi skal kunne yte god service til bydelens innbyggere, avslutter enhetslederen.

Fakta

Den kommunale enheten for helsestasjon og skolehelsetjeneste i bydel Vestre Aker hadde per 2018 rundt 40 ansatte.

De aller fleste av disse er sykepleiere med videreutdannelse i form av mastergrad eller spesialisering som helsesykepleier (tidligere helsesøster) eller jordmor, avhengig av feltet de arbeider på. 
Ved enheten arbeider også medarbeidere og barnepleiere, og en psykolog.

Elin Kate Målsnes (62) er utdannet som sykepleier, med videreutdanning som helsesøster. I tillegg har Målsnes videreutdannelse i gruppemetodikk, veiledning og helsefaglig ledelse. Hun har vært leder for enheten siden 2004.

Enheten drifter bydelens helsestasjon, som er særlig brukt av gravide, foreldre og barn i alderen null til fem år, og skolehelsetjenesten som følger opp barna i skolealder. I tillegg har også enheten helsestasjon for ungdom, som er et drop-in tilbud én gang i uka, hvor fastleger kommer ut på forebyggende oppdrag.

Enheten løser også flere mer systemrettede arbeidsoppgaver; samarbeid med blant andre barnevernet, barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP), øvrig helsevesen og NAV, samt medvirker og leder ulike etablerte ansvarsgrupper.

Elin Kate Målsnes er leder for enheten helsestasjon og skolehelsetjeneste i bydel Vestre Aker i Oslo.
Elin Kate Målsnes er leder for enheten helsestasjon og skolehelsetjeneste i bydel Vestre Aker i Oslo. I 2015 begynte enheten en prosess som ville redusere sykefraværet i egne rekker med nær 10 prosent i løpet av få år.