Inntektsmelding

Arbeidsgivere må sende digitale inntektsmeldinger til NAV i tide. Hvis innsendingene utsettes kan utbetalingen fra NAV til den enkelte ansatte eller arbeidsgiver bli forsinket.

Hva er digital inntektsmelding?

Arbeidsgiver skal sende digital inntektsmelding når arbeidstakeren skal ha sykepenger, foreldrepenger, svangerskapspenger, pleiepenger, omsorgspenger eller opplæringspenger. Inntektsmeldingen sendes fra arbeidsgivers eget lønns- og personalsystem eller fra altinn.no. Meldingen inneholder inntektsopplysninger og annen informasjon NAV må ha for å behandle søknaden arbeidstaker har sendt.

Målet med inntektsmeldingen er å legge til rette for automatisering og en raskere og riktigere saksbehandling.

Gå til inntektsmelding i Altinn 

Kun digital innsending fra 1. januar 2019

Fra 1. januar 2019 må arbeidsgiver sende digital inntektsmelding for å gi opplysninger om arbeidstakere som skal ha sykepenger, foreldrepenger, svangerskapspenger, omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger. Det er ikke lenger mulig å bruke papirskjemaet når arbeidstakers første fraværsdag er 1. januar 2019 eller senere.

Når skal inntektsmelding sendes?

Ved sykepenger skal inntektsmeldingen sendes så snart arbeidsgiverperioden er over.

Ved foreldrepenger, må inntektsmeldingen sendes så snart som mulig etter at det er fire uker igjen til foreldrepengeperioden starter. Hvis den ansatte starter med å utsette, er det første dag i utsettelsen som må oppgis som startdato for foreldrepengeperioden i inntektsmeldingen.

Ved omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger skal inntektsmeldingen sendes samtidig med søknaden.

Hvem kan sende inntektsmelding?

For å sende inntektsmeldingen må du eller ditt lønns- og personalsystem ha en av disse tilgangene i Altinn:

  • Ansvarlig revisor
  • Lønn og personalmedarbeider
  • Regnskapsfører lønn
  • Regnskapsfører med signeringsrettighet
  • Regnskapsfører uten signeringsrettighet
  • Revisormedarbeider
  • Kontaktperson NUF

Her finner du mer informasjon og en oversikt over alle Altinn-rollene.  

Arbeidsgiver slipper å gi NAV opplysninger om ferie og arbeid i foreldrepengesaker

Fra 4. juni har NAV fjernet kravet om at arbeidsgivere må bekrefte ferie og arbeid i inntektsmeldingen for foreldrepenger.

Når foreldre søker om å kombinere foreldrepenger med arbeid, eller om å utsette foreldrepengene på grunn av heltidsarbeid eller ferie, bruker NAV kun de opplysningene foreldrene gir om ferie og arbeid i søknaden sin.

For å sikre at det er en avtale om arbeid eller ferie mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, skal foreldrene bekrefte dette i søknaden sin. På sikt vil de aktuelle feltene bli fjernet fra inntektsmeldingen for foreldrepenger.

Endringen er gjort for å forenkle rapporteringen og saksbehandlingen for foreldrepenger.

Når NAV behandler søknaden, blir det lagt til grunn at opplysningene arbeidstakeren har oppgitt er riktige. Hvis noen av opplysningene er feil, må det sendes en ny søknad.

Spørsmål og svar om digital inntektsmelding

Hvordan skal endringer meldes?

For å gi nye opplysninger eller endre på opplysningene i en inntektsmelding som allerede er sendt inn, må arbeidsgiveren sende en endret inntektsmelding.

De opplysningene som er gitt i den forrige inntektsmeldingen som fortsatt gjelder, må også tas med når endringene sendes inn.

Må alle opplysningene legges inn manuelt?

Hvis arbeidsgiveren bruker Altinn-portalen, kan den sist innsendte inntektsmeldingen hentes fra arkivet.

Arbeidsgiveren kan lage en kopi av den forrige inntektsmeldingen med funksjonen «Lag ny kopi», og bruke denne til å legge inn nye opplysninger og/eller endre på opplysningene. Ved å bruke kopien som utgangspunkt, slipper arbeidsgiveren å fylle inn på nytt de opplysningene som ikke skal endres.

Hva skjer hvis arbeidsgiver utsetter å sende inntektsmeldingen?

NAV kan ikke starte saksbehandlingen før de har mottatt den digitale inntektsmeldingen. Hvis arbeidsgiver venter for lenge med å sende inntektsmeldingen, stopper saksbehandlingen opp med risiko for at både den ansatte og arbeidsgiver ikke mottar utbetalinger fra NAV når de skal.

Hva skjer hvis arbeidsgiver sender det gamle papirskjemaet?

Fra 1. januar 2019 må arbeidsgiver sende inntektsopplysninger digitalt når arbeidstaker har første fraværsdag den 1.januar 2019 eller senere (nye beregningsregler). Kommer inntektsopplysningene på papir må arbeidsgiver sende inntektsopplysninger på nytt digitalt.

Arbeidsgiver kan bare bruke papirskjemaet for dem som hadde første fraværsdag i 2018 (gamle beregningsregler).

Hva hvis arbeidsgiver ikke har lønns- og personalsystem?

De sender inntektsmeldingen digitalt fra altinn.no.

Hva hvis ikke leverandøren oppgraderer lønns- og personalsystemet?

Da må arbeidsgiver bruke altinn.no, frem til leverandøren oppgraderer systemet.

Hva er forskjellen på inntektsmelding og a-melding?

Den største forskjellen er at inntektsmeldingen etterspør flere opplysninger knyttet til saken det gjelder. For eksempel om arbeidsgiver skal ha refusjon, eller om arbeidstaker skal ha ferie eller jobbe i perioden med penger fra NAV.

Gjelder digital inntektsmelding også for selvstendig næringsdrivende/frilansere?

Nei. Inntektsmeldingen gjelder bare for arbeidstakere.

Hva når far eller medmor skal utsette foreldrepengene?

Hvis far eller medmor ikke skal starte foreldrepengeperioden sin rett etter mor, må arbeidstakeren søke om utsettelse fra den første dagen etter mors periode. Da er det denne datoen du skal oppgi som startdato for foreldrepengeperioden i inntektsmeldingen.

Hvilken inntekt skal oppgis ved delvis sykefravær?

Arbeidsgiver skal alltid oppgi hele den beregnede månedslønnen i inntektsmeldingen. Det gjelder også hvis arbeidstakeren har et fravær som er lavere enn 100 prosent.

Hvis fraværet er lavere enn 100 prosent, tar NAV hensyn til dette når de utbetaler ytelsen.

Skal refusjonsbeløpet reduseres ved delvis fravær?

Nei. Arbeidsgiver skal alltid oppgi den fulle lønnen de krever refusjon fra NAV for. Det gjelder også hvis arbeidstakeren har et fravær som er lavere enn 100 prosent. Hvis fraværet er lavere enn 100 prosent, tar NAV hensyn til dette når de utbetaler refusjonen.

Det er kun når arbeidsgiveren betaler en lavere lønn under fraværet enn det som er oppgitt i inntektsmeldingen som beregnet månedslønn, at det skal oppgis et annet refusjonsbeløp enn den beregnede månedslønnen.

Må det sendes ny inntektsmelding for hvert nye sykefravær?

Arbeidsgiveren må sende inntektsmelding for hver fraværsperiode NAV skal utbetale sykepenger for. Hvis arbeidstakeren blir frisk og er tilbake i jobb før han blir syk igjen, må det sendes inntektsmelding for den nye perioden med fravær. Når arbeidsgiver fyller ut inntektsmeldingen for den nye fraværsperioden, må de opplyse at dette er en ny inntektsmelding.

Dette gjelder også når arbeidsgiveren allerede har betalt en full arbeidsgiverperiode, og arbeidstakeren er frisk i så kort tid før han blir syk igjen at de ikke skal betale ny arbeidsgiverperiode. Da er det den første dagen i det nye fraværet som skal oppgis som første fraværsdag i inntektsmeldingen. Arbeidsgiver skal oppgi arbeidsgiverperioden fra det første sykefraværet også når de sender inntektsmelding for det nye fraværet.

Hva hvis arbeidsgiver ikke betaler full lønn i arbeidsgiverperioden?

Hvis arbeidsgiver ikke betaler full lønn i arbeidsgiverperioden, skal de gi en begrunnelse for dette i inntektsmeldingen. Hvis arbeidsgiver sender flere inntektsmeldinger der arbeidsgiverperioden er den samme, skal de også oppgi samme begrunnelse i inntektsmeldingene.

Må det sendes inntektsmelding for hver sykemelding?

Nei. Hvis arbeidstakeren er syk i en sammenhengende periode, skal det det ikke sendes ny inntektsmelding for hver enkelt sykemelding.

Hva er en arbeidsforholdsID?

Hvert enkelt arbeidsforhold har en egen ArbeidsforholdsID, som gjør det mulig å skille mellom arbeidsforholdene. ArbeidsforholdsID er ikke det samme som organisasjonsnummer eller virksomhetsnummer. Hvis du bruker et lønns- eller personalsystem, finner du vanligvis ArbeidsforholdsID for det enkelte arbeidsforhold i dette systemet. 

Hvor finner du riktig arbeidsforholdsID?

Du finner nummeret i a-ordningen. Bruker du et lønns- eller personalsystem vil arbeidsforholdsID normalt genereres når du oppretter et nytt arbeidsforhold.

Hvordan vet du om den ansatte har flere arbeidsforhold?

Antall arbeidsforhold er det samme antall som er rapportert inn til a-ordningen via den månedlige a-meldingen.

Les mer om ArbeidsforholdsID på skatteetaten.no