Inntektsmelding

Arbeidsgivere må sende digitale inntektsmeldinger til NAV i tide. Hvis innsendingene utsettes kan utbetalingen fra NAV til den enkelte ansatte eller arbeidsgiver bli forsinket.

Hva er digital inntektsmelding?

Arbeidsgiver skal sende digital inntektsmelding når arbeidstakeren skal ha sykepenger, foreldrepenger, svangerskapspenger, pleiepenger, omsorgspenger eller opplæringspenger. Inntektsmeldingen sendes fra arbeidsgivers eget lønns- og personalsystem eller fra altinn.no. Meldingen inneholder inntektsopplysninger og annen informasjon NAV må ha for å behandle søknaden arbeidstaker har sendt.

Målet med inntektsmeldingen er å legge til rette for automatisering og en raskere og riktigere saksbehandling.

Gå til inntektsmelding i Altinn 

Kun digital innsending fra 1. januar 2019

Fra 1. januar 2019 må arbeidsgiver sende digital inntektsmelding for å gi opplysninger om arbeidstakere som skal ha sykepenger, foreldrepenger, svangerskapspenger, omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger. Det er ikke lenger mulig å bruke papirskjemaet når arbeidstakers første fraværsdag er 1. januar 2019 eller senere.

Når skal inntektsmelding sendes?

Ved sykepenger skal inntektsmeldingen sendes så snart arbeidsgiverperioden er over.

Ved foreldrepenger, må inntektsmeldingen sendes så snart som mulig etter at det er fire uker igjen til foreldrepengeperioden starter. Hvis den ansatte starter med å utsette, er det første dag i utsettelsen som må oppgis som startdato for foreldrepengeperioden i inntektsmeldingen.

Ved svangerskapspenger, omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger skal inntektsmeldingen sendes samtidig med søknaden.

Hvem kan sende inntektsmelding?

For å sende inntektsmeldingen må du eller ditt lønns- og personalsystem ha en av disse tilgangene i Altinn:

  • Ansvarlig revisor
  • Lønn og personalmedarbeider
  • Regnskapsfører lønn
  • Regnskapsfører med signeringsrettighet
  • Regnskapsfører uten signeringsrettighet
  • Revisormedarbeider
  • Kontaktperson NUF

Her finner du mer informasjon og en oversikt over alle Altinn-rollene.

Arbeidsforhold og innsending av inntektsmelding

Ansatte kan ha ulike kombinasjoner av arbeidsforhold eller inntektstyper i samme virksomhet, eller jobbe i flere virksomheter. Det er viktig å ta hensyn til dette når inntektsmeldingen skal sendes.

  • Arbeidstaker har ett arbeidsforhold i én virksomhet
    Arbeidsgiver skal sende én inntektsmelding.

  • Arbeidstaker har to inntektstyper i ett arbeidsforhold i samme virksomhet 

    Eksempel: En sykepleier har en stilling med fast stillingsprosent og tar i tillegg ekstravakter som er knyttet til det samme arbeidsforholdet i virksomheten.

    Her skal arbeidsgiver sende én samlet inntektsmelding for begge inntektstypene, der de oppgir den samlede lønnen for stillingen og ekstravaktene. Det er viktig at det ikke sendes inn to inntektsmeldinger for det samme arbeidsforholdet. NAV bruker alltid opplysningene i den sist innsendte inntektsmeldingen for arbeidsforholdet.

  • Arbeidstaker har to ulike arbeidsforhold i samme virksomhet
    Eksempel: En ansatt på et pleiehjem har to ulike stillinger, en stilling som pleiemedarbeider og en stilling som renholder. Den ansatte har to kontrakter i den samme virksomheten.

    Her skal arbeidsgiver sende inn to inntektsmeldinger, én for hvert arbeidsforhold. ArbeidsforholdsID skal oppgis for begge arbeidsforholdene. 

  • Arbeidstaker har to eller flere arbeidsforhold i to eller flere virksomheter
    Arbeidsgiver skal sende inn to eller flere inntektsmeldinger, ett for hvert arbeidsforhold.

  • Unntak: inntektsmelding for foreldrepenger i Altinn 
    Når du sender inntektsmelding for foreldrepenger gjennom Altinn-portalen, skal du sende kun én inntektsmelding for arbeidstakere som har flere arbeidsforhold i den samme virksomheten. Du skal ikke oppgi arbeidsforholdsID.

     

Hva er en arbeidsforholdsID?

Hvert enkelt arbeidsforhold har en egen ArbeidsforholdsID, som gjør det mulig å skille mellom arbeidsforholdene. ArbeidsforholdsID er ikke det samme som organisasjonsnummer eller virksomhetsnummer. Hvis du bruker et lønns- eller personalsystem, finner du vanligvis ArbeidsforholdsID for det enkelte arbeidsforhold i dette systemet. 

Hvor finner du riktig arbeidsforholdsID?

Du finner nummeret i a-ordningen. Bruker du et lønns- eller personalsystem vil arbeidsforholdsID normalt genereres når du oppretter et nytt arbeidsforhold.

Hvordan vet du om den ansatte har flere arbeidsforhold?

Antall arbeidsforhold er det samme antall som er rapportert inn til a-ordningen via den månedlige a-meldingen.

Les mer om ArbeidsforholdsID på skatteetaten.no

Spørsmål og svar om digital inntektsmelding

Hvordan skal endringer meldes?

For å gi nye opplysninger eller endre på opplysningene i en inntektsmelding som allerede er sendt inn, må arbeidsgiveren sende en endret inntektsmelding.

De opplysningene som er gitt i den forrige inntektsmeldingen som fortsatt gjelder, må også tas med når endringene sendes inn.

Er det nok å sende bare endringene i saken?

Nei. Det er alltid den sist innsendte inntektsmeldingen NAV legger til grunn. Derfor er det viktig å ta med alle nødvendige opplysninger i hver inntektsmelding. De opplysningene som ble gitt i den forrige inntektsmeldingen som fortsatt er riktige, skal også tas med hvis arbeidsgiveren skal sende endret inntektsmelding.

Må alle opplysningene legges inn manuelt?

Hvis arbeidsgiveren bruker Altinn-portalen, kan den sist innsendte inntektsmeldingen hentes fra arkivet.

Arbeidsgiveren kan lage en kopi av den forrige inntektsmeldingen med funksjonen «Lag ny kopi», og bruke denne til å legge inn nye opplysninger og/eller endre på opplysningene. Ved å bruke kopien som utgangspunkt, slipper arbeidsgiveren å fylle inn på nytt de opplysningene som ikke skal endres.

Hva skjer hvis arbeidsgiver utsetter å sende inntektsmeldingen?

NAV kan ikke starte saksbehandlingen før de har mottatt den digitale inntektsmeldingen. Hvis arbeidsgiver venter for lenge med å sende inntektsmeldingen, stopper saksbehandlingen opp med risiko for at både den ansatte og arbeidsgiver ikke mottar utbetalinger fra NAV når de skal.

Hva skjer hvis arbeidsgiver sender det gamle papirskjemaet?

Fra 1. januar 2019 må arbeidsgiver sende inntektsopplysninger digitalt når arbeidstaker har første fraværsdag den 1.januar 2019 eller senere (nye beregningsregler). Kommer inntektsopplysningene på papir må arbeidsgiver sende inntektsopplysninger på nytt digitalt.

Arbeidsgiver kan bare bruke papirskjemaet for dem som hadde første fraværsdag i 2018 (gamle beregningsregler).

Hva hvis arbeidsgiver ikke har lønns- og personalsystem?

De sender inntektsmeldingen digitalt fra altinn.no.

Hva hvis ikke leverandøren oppgraderer lønns- og personalsystemet?

Da må arbeidsgiver bruke altinn.no, frem til leverandøren oppgraderer systemet.

Hva er forskjellen på inntektsmelding og a-melding?

Den største forskjellen er at inntektsmeldingen etterspør flere opplysninger knyttet til saken det gjelder. For eksempel om arbeidsgiver skal ha refusjon, eller om arbeidstaker skal ha ferie eller jobbe i perioden med penger fra NAV.

Gjelder digital inntektsmelding også for selvstendig næringsdrivende/frilansere?

Nei. Inntektsmeldingen gjelder bare for arbeidstakere.

Hva hvis arbeidstakeren skal ta ferie eller jobbe i foreldrepengeperioden?

Hvis den ansatte ønsker å ta ferie eller jobbe i foreldrepengeperioden og dette ikke var avtalt ved oppstart, må arbeidsgiver sende endret inntektsmelding og legge inn perioden med ferie og/eller jobb.

Hva når far eller medmor skal utsette foreldrepengene?

Hvis far eller medmor ikke skal starte foreldrepengeperioden sin rett etter mor, må arbeidstakeren søke om utsettelse fra den første dagen etter mors periode. Da er det denne datoen du skal oppgi som startdato for foreldrepengeperioden i inntektsmeldingen.

Du skal også føre perioden med utsettelse i feltet for utsettelse av foreldrepenger på grunn av lovbestemt ferie eller arbeid på heltid.

Hvilken inntekt skal oppgis ved delvis sykefravær?

Arbeidsgiver skal alltid oppgi hele den beregnede månedslønnen i inntektsmeldingen. Det gjelder også hvis arbeidstakeren har et fravær som er lavere enn 100 prosent.

Hvis fraværet er lavere enn 100 prosent, tar NAV hensyn til dette når de utbetaler ytelsen.

Skal refusjonsbeløpet reduseres ved delvis fravær?

Nei. Arbeidsgiver skal alltid oppgi den fulle lønnen de krever refusjon fra NAV for. Det gjelder også hvis arbeidstakeren har et fravær som er lavere enn 100 prosent. Hvis fraværet er lavere enn 100 prosent, tar NAV hensyn til dette når de utbetaler refusjonen.

Det er kun når arbeidsgiveren betaler en lavere lønn under fraværet enn det som er oppgitt i inntektsmeldingen som beregnet månedslønn, at det skal oppgis et annet refusjonsbeløp enn den beregnede månedslønnen.

Må det sendes ny inntektsmelding for hvert nye sykefravær?

Arbeidsgiveren må sende inntektsmelding for hver fraværsperiode NAV skal utbetale sykepenger for. Hvis arbeidstakeren blir frisk og er tilbake i jobb før han blir syk igjen, må det sendes inntektsmelding for den nye perioden med fravær. Når arbeidsgiver fyller ut inntektsmeldingen for den nye fraværsperioden, må de opplyse at dette er en ny inntektsmelding.

Dette gjelder også når arbeidsgiveren allerede har betalt en full arbeidsgiverperiode, og arbeidstakeren er frisk i så kort tid før han blir syk igjen at de ikke skal betale ny arbeidsgiverperiode. Da er det den første dagen i det nye fraværet som skal oppgis som første fraværsdag i inntektsmeldingen. Arbeidsgiver skal oppgi arbeidsgiverperioden fra det første sykefraværet også når de sender inntektsmelding for det nye fraværet.

Hva hvis arbeidsgiver ikke betaler full lønn i arbeidsgiverperioden?

Hvis arbeidsgiver ikke betaler full lønn i arbeidsgiverperioden, skal de gi en begrunnelse for dette i inntektsmeldingen. Hvis arbeidsgiver sender flere inntektsmeldinger der arbeidsgiverperioden er den samme, skal de også oppgi samme begrunnelse i inntektsmeldingene.

Må det sendes inntektsmelding for hver sykemelding?

Nei. Hvis arbeidstakeren er syk i en sammenhengende periode, skal det det ikke sendes ny inntektsmelding for hver enkelt sykemelding.