Spørsmål og svar om søknaden om sykepenger (for arbeidsgivere)

Her finner du svar på en del av de vanligste spørsmålene.

Hvem kan ta i bruk den digitale søknaden om sykepenger?

Foreløpig kan disse ta i bruk den digitale søknaden:

Arbeidstakere i virksomheter som allerede har bedt om å bli koblet på

Fra 1. september 2017: Arbeidstakere i Aust-Agder
Fra 1. oktober 2017: Arbeidstakere i Nordland
Fra 1. november 2017: Arbeidstakere i Finnmark, Troms, Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Oppland og Vest-Agder

Fra 15. januar 2018: Hele landet

Kan arbeidstakeren fortsatt sende søknaden (del D) på papir?

Det er foreløpig valgfritt for arbeidstakeren å sende inn digital søknad om sykepenger.

  1. Velger den ansatte å ta i bruk  den digitale søknaden, kan ikke arbeidsgiveren be den ansatte levere del D på papir i stedet.
  2. Velger den ansatte å sende søknaden på papir, håndterer dere den som tidligere.

Noen arbeidstakere kan av ulike grunner ikke sende digital søknad. Dere må derfor opprettholde begge måter å ta imot sykmeldinger på.

Hvordan kan vi få kontroll på om den ansatte sender inn søknaden om sykepenger?

Den beste måten å få kontroll over refusjonene på, er å melde inn nærmeste leder.

Vi varsler den som er meldt inn som nærmeste leder dersom søknaden ikke sendes inn. Varslingen skjer ved at vi sender en e-post til lederen når det har gått 14 dager etter at søknaden ble tilgjengelig for den ansatte på nav.no.

Dersom en sentral HR-/lønnsenhet ønsker å ha kontroll på om de ansatte har sendt inn søknaden om sykepenger har andre virksomheter hatt nytte av følgende rutine:

  1. Når det kommer inn en  sykmelding fra den ansatte i Altinn: Følg deres egne rutiner på håndteringen av   denne, men ikke arkiver sykmeldingen. La den ligge i meldingsboksen inntil videre.
  2. Når søknaden om sykepenger er sendt til dere arkiverer dere sykmeldingen og søknaden.

På denne måten kan dere følge med på hvilke sykmeldinger som mangler en søknad i meldingsboksen til et aktuelle organisasjonsnummeret/underenheten i Altinn. Dersom dere ser at en sykmeldingsperiode er forbi vet dere at den ansatte har fått tilgang på søknaden, og dere kan minne ham/henne på å sende inn denne. 

Ved å bruke «Avansert søk» i Altinn er det mulig å sette opp søk som leter etter sykmeldinger som ikke er arkivert på tvers av organisasjonsnumre. Det er også mulig å lagre disse søkene.

Husk at den ansatte som hovedregel ikke kan fylle ut søknaden om sykepenger (tidligere del D) før siste dag i sykmeldingen.

Vi utbetaler lønn under sykdom. Hva skjer hvis den sykmeldte ikke sender inn søknaden om sykepenger?

Arbeidsgivere forskutterer lønn under sykdom på eget ansvar. Som arbeidsgiver må dere selv følge opp at de ansatte sender inn sykmeldingen og senere søknaden om sykepenger, slik at dere kan få refusjon fra NAV. Det er noen klare fordeler ved den digitale søknaden:

  1. Arbeidsgiveren får dokumentasjon på at søknaden er sendt inn i form av en digital kopi. Dette gjør det lettere for både dere og NAV å holde oversikt over hva som har skjedd i saken.
  2. Arbeidstakeren får varsel om at søknaden skal sendes inn. Arbeidstakeren får også en påminnelse en uke etterpå dersom de ikke sender søknaden ved første gangs varsel.
  3. Arbeidstakeren får ikke sendt inn en søknad uten at obligatoriske felter er fylt ut, noe som reduserer antall returnerte søknader betraktelig.

Varsler dere oss hvis søknaden om sykepenger ikke er sendt inn fra den ansatte?

Vi sender et varsel til nærmeste leder hvis dere har meldt inn hvem dette er. Varselet sendes ut 14 dager etter at den ansatte har fått tilgang til søknaden om sykepenger på nav.no.

Arbeidsgiveren må i tillegg ha egne rutiner for å følge opp at søknaden blir levert fra den ansatte innen fristen.

Nærmeste leder kan se på nav.no/dinesykmeldte om søknaden er kommet i kopi til dere. I tillegg kan dere alltid finne den i Altinn.

Hva skal vi gjøre hvis søknaden om sykepenger ikke er riktig utfylt?

Opplysningene i søknaden skal komme fra den sykmeldte. Det finnes en korrigeringsfunksjon i søknaden som dere kan be den ansatte bruke hvis dere oppdager feil. Se fremgangsmåte for å sende inn en endring av søknad.

Hva med lange sykmeldinger?

Sykmeldinger som er lengre enn 31 dager deles opp i flere søknader, slik at den ansatte kan søke om sykepenger flere ganger per sykmelding. Den ansatte varsles på SMS og/eller epost når en ny søknad er klar til utfylling.

Her er et eksempel:

  • Petter får en 40 dager lang sykmelding fra legen sin, og sender denne til arbeidsgiveren sin
  • Etter 20 dager får han en SMS og/eller e-post om at det ligger en ny oppgave og venter på nav.no
  • Han logger seg inn, fyller ut søknaden om sykepenger for de 20 første dagene i sykmeldingsperioden, og sender den til arbeidsgiveren og/eller NAV
  • 20 dager etter dette igjen, blir han varslet via SMS/e-post igjen, og sender inn søknaden om sykepenger som  gjelder dag 21-40 i sykmeldingsperioden

Er søknad om sykepenger og søknad om refusjon det samme?

Søknaden om sykepenger er en del av arbeidsgiverens søknad om refusjon, sammen med inntektsopplysningsskjemaet. Inntektsopplysningsskjemaet må foreløpig sendes på papir frem til vi har laget en digital løsning for dette. 

Er det fortsatt arbeidstakeren som svarer på om vi forskutterer sykepenger eller ikke?

Dere kan svare på spørsmålet om forskuttering i skjemaet som kommer i innboksen i Altinn: «Sykmelding - oppgi nærmeste leder med personalansvar». Krysser dere av på spørsmålet om forskuttering, får ikke arbeidstakeren spørsmål om det. Hvis dere ikke har sendt inn skjemaet, spør vi arbeidstakeren om forskuttering i søknaden.  Men OBS: Erfaring viser at de ofte ikke vet dette eller at de svarer feil, så det aller beste er at arbeidsgiveren svarer.

Konsekvensen ved de ulike svaralternativene:

Ja:              Dere får en kopi av søknaden som  arbeidstakeren sender

Nei:            Dere får ikke kopi av søknaden

Vet ikke:     Dere får kopi av søknaden

Hva med refusjon for sykepenger til kronisk syke eller gravide i arbeidsgiverperioden?

Vi har foreløpig ikke laget en digital løsning for de som er unntatt for ansvar i arbeidsgiverperioden.

Dere søker om dette på skjema NAV 08-20.12.

Kan man sende inn søknad for behandlingsdager eller reisetilskudd digitalt?

Det er foreløpig ikke mulig å søke om sykepenger digitalt for behandlingsdager eller reisetilskudd. Inntil videre må den ansatte altså sende krav om sykepenger (del D) på papir, selv om sykmeldingen (del C) er sendt digitalt til arbeidsgiveren.

Kan vi få alle elementene integrert i vårt lønns- og personalsystem?

Vi har lagt ut informasjon om systemintegrasjon på Altinn Sluttbrukersystemportal under «NAV: Oppfølging av sykmeldte». Dette gjelder sykmeldingen, nærmeste leder og søknad om sykepenger.

Forhør dere med lønns- og personalssystemleverandøren om deres planer for integrasjon.

Hva hvis det kommer inn søknader utover arbeidsgiverperioden som skulle vært sendt til NAV?

Systemet beregner om søknaden skal sendes til NAV. Dette er basert på tidligere sykmeldinger og egenmeldinger. Det kan oppstå tilfeller der beregningen ikke blir riktig. Derfor er det mulig for den sykmeldte å sende søknaden til NAV i ettertid. Se hvordan den sykmeldte ettersender til NAV.

Hvordan ser jeg om søknaden er sendt til NAV?

Det står i tittelen i meldingen i Altinn om søknaden er sendt til NAV. Det er også et felt øverst til høyre i søknaden (PDF) for «Sendt til NAV».

Når digitaliseres inntektsopplysningsskjemaet?

Inntektsopplysningsskjemaet blir digitalt i løpet av 2018.

Hvorfor spør dere om vi utbetaler (forskutterer) lønn utover arbeidsgiverperioden i skjemaet for nærmeste leder?

Hvis dere har svart at dere utbetaler lønn under sykdom, sender vi dere kopi av søknadene som den sykmeldte sender til NAV. Samtidig gir vi nærmeste leder tilgang til å kontrollere utfyllingen på sin side på nav.no. (Lederen logger inn på www.nav.no/dinesykmeldte). 

Hvis dere ikke har meldt inn om dere utbetaler lønn under sykdom, spør vi den sykmeldte om dette. Svarer den sykmeldte «nei», får dere ikke kopi av søknaden.  

Hva om vi slutter å utbetale lønn under sykdom?

Endre skjemaet dere sendte inn sist. Da vil dere ikke lenger få inn søknader. Se hvordan dere endrer: Registrering og vedlikehold av informasjonen om personalansvarlige ledere (pdf).

Hvis dere har sendt inn et inntektsskjema der dere har oppgitt at dere forskutterer lønn i hele perioden, må dere også sende inn et nytt inntektsskjema med de oppdaterte opplysningene.