Spørsmål og svar om søknaden om sykepenger (for arbeidsgivere)

Hvem kan ta i bruk den digitale søknaden om sykepenger?

Arbeidstakere i hele landet kan nå sende hele sykmeldingen, inkludert sykepengesøknaden, digitalt. Unntaket er hvis sykmeldingen gjelder behandlingsdager eller reisetilskudd. Det skal etter hvert utvikles digital søknad også for disse sykmeldingene.

Sykmeldinger som skrives ut på sykehusene kommer bare på papir.

Kan arbeidstakeren fortsatt velge å sende søknaden (del D) på papir?

Det er foreløpig valgfritt for arbeidstakeren å sende inn digital søknad om sykepenger.

  1. Velger den ansatte å ta i bruk  den digitale søknaden, kan ikke arbeidsgiveren be den ansatte levere del D på papir i stedet.
  2. Velger den ansatte å sende søknaden på papir, håndterer dere den som tidligere.

Noen arbeidstakere kan av ulike grunner ikke sende digital søknad. Dere må derfor opprettholde begge måter å ta imot sykmeldinger på.

Hva med lange sykmeldinger?

Sykmeldinger som er lengre enn 31 dager deles opp i flere søknader, slik at den ansatte kan søke om sykepenger flere ganger per sykmelding. Den ansatte varsles på SMS og/eller epost når en ny søknad er klar til utfylling.

Her er et eksempel:

  • Petter får en 40 dager lang sykmelding fra legen sin, og sender denne til arbeidsgiveren sin
  • Etter 20 dager får han en SMS og/eller e-post om at det ligger en ny oppgave og venter på nav.no
  • Han logger seg inn, fyller ut søknaden om sykepenger for de 20 første dagene i sykmeldingsperioden, og sender den til arbeidsgiveren og/eller NAV
  • 20 dager etter dette igjen, blir han varslet via SMS/e-post igjen, og sender inn søknaden om sykepenger som  gjelder dag 21-40 i sykmeldingsperioden

Hvordan kan vi få kontroll på om den ansatte sender inn søknaden om sykepenger? Får vi varsel?

Den beste måten å få kontroll over refusjonene på er å melde inn nærmeste leder. Vi varsler lederen dersom søknaden ikke sendes inn. Vi sender en e-post til lederen når det har gått 14 dager etter at søknaden ble tilgjengelig for den ansatte på nav.no. Nærmeste leder kan se på nav.no/dinesykmeldte om søknaden er kommet i kopi til dere.

I tillegg kan dere alltid finne søknaden i Altinn.

Ønsker dere at en HR-/lønnsenhet skal ha kontroll på om de ansatte har sendt inn søknaden om sykepenger? Andre virksomheter har hatt nytte av følgende rutine:

  1. Når det kommer inn en  sykmelding fra den ansatte i Altinn: Følg deres egne rutiner på håndteringen av   denne, men ikke arkiver sykmeldingen. La den ligge i meldingsboksen inntil videre.
  2. Når søknaden om sykepenger er sendt til dere, arkiverer dere sykmeldingen og søknaden.

På denne måten kan dere følge med på hvilke sykmeldinger som mangler en søknad ved å se i meldingsboksen til det aktuelle organisasjonsnummeret/underenheten i Altinn. Dersom dere ser at en sykmeldingsperiode er forbi, vet dere at den ansatte har fått tilgang på søknaden, og dere kan minne ham/henne på å sende inn søknaden. 

Ved å bruke «Avansert søk» i Altinn er det mulig å sette opp søk som leter etter sykmeldinger som ikke er arkivert på tvers av organisasjonsnumre. Det er også mulig å lagre disse søkene.

Husk at den ansatte som hovedregel ikke kan fylle ut søknaden om sykepenger før siste dag i sykmeldingen.

Kan man sende inn søknad for behandlingsdager eller reisetilskudd digitalt?

Det er foreløpig ikke mulig å søke om sykepenger digitalt for behandlingsdager eller reisetilskudd. Inntil videre må den ansatte altså sende søknaden om sykepenger (del D) på papir, selv om sykmeldingen er sendt digitalt til arbeidsgiveren.

Kan vi få alle elementene integrert i vårt lønns- og personalsystem?

NAV har lagt til rette for integrasjon, og systemleverandørene må gjøre et utviklingsarbeid hos seg. Flere av dem har nå levert løsninger til sine kunder. Ta kontakt med din leverandør hvis du lurer på hvor langt de har kommet.

 

Daglig leder/HR: flere spørsmål og svar

Kan vi søke opp sykmeldinger og søknader i Altinn?

Ja. Nå har det blitt lettere å søke dem opp fordi navn og fødselsnummer nå vises i tittelfeltet. Titlene er søkbare, og dere kan dermed søke etter navn eller fødselsnummer.

Dette gjelder sykmeldinger og søknader som er sendt til Altinn etter 24. januar 2018. 

Vi utbetaler lønn under sykdom. Hva skjer hvis den sykmeldte ikke sender inn søknaden om sykepenger?

Arbeidsgivere forskutterer lønn under sykdom på eget ansvar. Som arbeidsgiver må dere selv følge opp at de ansatte sender inn sykmeldingen og senere søknaden om sykepenger, slik at dere kan få refusjon fra NAV. Det er noen klare fordeler ved den digitale søknaden:

  1. Arbeidsgiveren får dokumentasjon på at søknaden er sendt inn i form av en digital kopi. Dette gjør det lettere for både dere og NAV å holde oversikt over hva som har skjedd i saken.
  2. Den ansatte får varsel om at søknaden skal sendes inn. Den ansatte får også en påminnelse en uke etterpå dersom de ikke sender søknaden ved første gangs varsel.
  3. Den ansatte får ikke sendt inn en søknad uten at obligatoriske felter er fylt ut, noe som reduserer antall returnerte søknader betraktelig.

Hva skal vi gjøre hvis søknaden om sykepenger ikke er riktig utfylt?

Opplysningene i søknaden kommer fra den ansatte. Det finnes en korrigeringsfunksjon i søknaden som dere kan be den ansatte bruke hvis dere oppdager feil. Se fremgangsmåte for å sende inn en endring av søknad.

Når den ansatte har korrigert søknaden, får dere den som en ny søknad, med tilhørende varsler. 

Er søknad om sykepenger og søknad om refusjon det samme?

Søknaden om sykepenger er en del av arbeidsgiverens søknad om refusjon, sammen med inntektsopplysningsskjemaet. Inntektsopplysningsskjemaet må foreløpig sendes på papir frem til vi har laget en digital løsning for dette.  

Er det fortsatt arbeidstakeren som svarer på om vi forskutterer sykepenger eller ikke?

Dere kan svare på spørsmålet om forskuttering i skjemaet som kommer i innboksen i Altinn: «Sykmelding - oppgi leder». Krysser dere av på spørsmålet om forskuttering, får ikke den ansatte spørsmål om det. Hvis dere ikke har sendt inn skjemaet, spør vi den ansatte om forskuttering i søknaden.  Men OBS: Erfaring viser at de ofte ikke vet dette eller at de svarer feil, så det aller beste er at arbeidsgiveren svarer.

Konsekvensen ved de ulike svaralternativene:

Ja:              Dere får en kopi av søknaden som  den ansatte sender

Nei:            Dere får ikke kopi av søknaden

Vet ikke:     Dere får kopi av søknaden

Hvis den ansatte feilaktig har svart nei på spørsmålet om forskuttering, kan dette rettes opp av den ansatte selv ved å gå inn i søknaden og sende den på nytt. Inntektsopplysningsskjemaet kan ikke brukes til å informere NAV om forskuttering siden dette skjemaet foreløpig ikke er digitalt. Den beste måten å formidle til NAV at man forskutterer er å fylle ut skjemaet om nærmeste leder, der spørsmålet om forskuttering blir stilt.

Hva med refusjon for sykepenger til kronisk syke eller gravide i arbeidsgiverperioden?

Vi har foreløpig ikke laget en fullverdig digital løsning for de som er unntatt for ansvar i arbeidsgiverperioden.

Arbeidsgiveren må fortsatt søke om dette på skjema NAV 08-20.12.

Hva hvis det kommer inn søknader utover arbeidsgiverperioden som skulle vært sendt til NAV?

Systemet beregner om søknaden skal sendes til NAV. Dette er basert på tidligere sykmeldinger og egenmeldinger. Det kan oppstå tilfeller der beregningen ikke blir riktig. Derfor er det mulig for den sykmeldte å sende søknaden til NAV i ettertid. Se hvordan den sykmeldte ettersender til NAV

Hvordan ser jeg om søknaden er sendt til NAV?

Det står i tittelen i meldingen i Altinn om søknaden er sendt til NAV. Det er også et felt øverst til høyre i søknaden (PDF) for «Sendt til NAV». 

Når digitaliseres inntektsopplysningsskjemaet?

Inntektsopplysningsskjemaet blir digitalt i løpet av 2018.

Hvorfor spør dere om vi utbetaler (forskutterer) lønn utover arbeidsgiverperioden i skjemaet for nærmeste leder?

Hvis dere har svart at dere utbetaler lønn under sykdom, sender vi dere kopi av søknadene som den sykmeldte sender til NAV. Samtidig gir vi nærmeste leder tilgang til å kontrollere utfyllingen på sin side på nav.no. (Lederen logger inn på www.nav.no/dinesykmeldte). 

Hvis dere ikke har meldt inn om dere utbetaler lønn under sykdom, spør vi den sykmeldte om dette. Svarer den sykmeldte «nei», får dere ikke kopi av søknaden.   

Hva om vi slutter å utbetale lønn under sykdom?

Da må dere hente opp en ny kopi av skjemaet der dere la inn nærmeste leder. Deretter må dere endre svaret på spørsmålet om forskuttering fra «ja» til «nei» og sende inn skjemaet på nytt. Se hvordan dere endrer skjemaet under "Hvordan endre leder i Altinn" i: Registrering og vedlikehold av informasjonen om personalansvarlige ledere (pdf).

Hvis dere har sendt inn et inntektsskjema der dere har oppgitt at dere forskutterer lønn i hele perioden, må dere også sende inn et nytt inntektsskjema med de oppdaterte opplysningene.

 

Nærmeste leder: flere spørsmål og svar

Hva skal jeg gjøre hvis søknaden om sykepenger ikke er riktig utfylt?

Opplysningene i søknaden kommer fra den ansatte. Det finnes en korrigeringsfunksjon i søknaden som du kan be den ansatte bruke hvis du oppdager feil. Se fremgangsmåte for å sende inn en endring av søknad.

Når den ansatte har korrigert søknaden, får du den som en ny søknad, med tilhørende varsler.

Hvilke varsler får jeg om hva som skjer med søknaden?

Du får varsel på e-post når

  • det kommer inn en ny sykmelding fra en ansatt
  • når søknaden om sykepenger kommer fra den ansatte
  • hvis søknaden ikke er sendt innen 14 dager

Les mer om hvordan du kan endre e-postadresse.

Hva hvis det kommer inn søknader utover arbeidsgiverperioden som skulle vært sendt til NAV?

Systemet beregner om søknaden skal sendes til NAV. Dette er basert på tidligere sykmeldinger og egenmeldinger. Det kan oppstå tilfeller der beregningen ikke blir riktig. Derfor er det mulig for den sykmeldte å sende søknaden til NAV i ettertid. Se hvordan den sykmeldte ettersender til NAV.