Spørsmål og svar om den digitale sykmeldingen (for arbeidsgivere)

Her finner du svar på en del av de vanligste spørsmålene.

Hvorfor finner jeg ikke sykmeldingen eller skjemaet for nærmeste leder i Altinn?

1. Det kan hende du ikke har tilgang i Altinn for det aktuelle bedriftsnummeret til de to tjenestene «Sykmelding» og/eller «Sykmelding – oppgi nærmeste leder».

De som har tjenestene og kan delegere den videre er:

  • daglig leder / administrerende direktør
  • styrets leder
  • innehaver
  • komplementar
  • deltaker med delt ansvar
  • deltaker med fullt ansvar
  • bestyrende reder
  • norsk representant for utenlandsk enhet
  • bostyrer

Sjekk hvilke tilganger du har i Altinn under «Profil» og «Skjema og tjenester du har tilgang til». Hvis du mangler rettigheter må du få dem tildelt.

2. Ser du i riktig meldingsboks?  Sykmeldingene og skjemaene kommer til meldingsboksen for det bedriftsnummeret (den underenheten) som den ansatte er registrert på via a-meldingen, ikke det juridiske organisasjonsnummeret.

3. Dersom du fortsatt ikke finner sykmeldingen eller skjemaet, be den ansatte om å sjekke punktene under spørsmålet som du finner her.

Hvordan tildeler jeg tilganger i Altinn?

Vi har laget en veiledning som viser hvordan du tildeler tilganger i Altinn og hvem som skal ha de:Veiledning: Slik tildeler du tilganger i Altinn  (pdf – krever flash) eller tilganger i Altinn (pdf – krever ikke flash).

Må alle ledere ha tilgang i Altinn?

Nei. Alle ledere må ikke - og bør ikke! - ha tilgang i Altinn. HR/lønn (eller noen i virksomheten som dere selv bestemmer hvem er), skal melde inn hvem som er nærmeste leder med oppfølgingsansvar i Altinn. På den måten får lederne tilgang til sykmeldingen og søknaden om sykepenger.

Har dere mange ledere, blir det en stor jobb å håndtere og vedlikeholde tilgangsstyring. Dette kan også gå på bekostning av hensynet til personvernet. Hvis dere gir en leder tilgang i Altinn for et bedriftsnummer, får denne lederen tilgang til å se sykmeldingene for alle som er ansatt på dette bedriftsnummeret.

Hvordan håndterer vi innmelding av nærmeste leder?

Nærmeste leder er den lederen som har personalansvar og som har ansvar for å følge opp den sykmeldte. Nærmeste leder får all informasjon på nav.no, og trenger ikke selv å gå til Altinn.

Hvorfor kan vi bare melde inn én nærmeste leder pr ansatt?

Av hensynet til personvernet har vi ikke lov til å dele informasjon om en sykmeldt person med andre enn den som bedriften har oppgitt som nærmeste leder. Dette kan bare være én person for hvert arbeidsforhold.

Jeg får feilmelding om at fødselsnummeret og etternavnet på nærmeste leder ikke stemmer med Folkeregisteret. Hva har jeg gjort galt?

Det kan være flere årsaker til dette:

  • Du har kopiert fødselsnummeret eller navnet på lederen og fått med et mellomrom foran eller bak nummeret eller navnet
  • Navnet i personalsystemet deres kan være stavet annerledes enn i Folkeregisteret
  • Det som fremkommer som mellomnavn i personalsystemet kan være en del av etternavnet i Folkeregisteret
  • Lederen har nylig fått tildelt norsk fødselsnummer etter å ha hatt d-nummer

Hvordan registrerer vi nærmeste leder?

Det kommer et skjema i innboksen deres i Altinn sammen med første digitale sykmelding fra en ansatt. Her ber vi dere fylle inn kontaktinformasjon til nærmeste leder. Se veiledningen Hvordan melde inn nærmeste leder.

Hva gjør vi når en ansatt har fått ny leder?

Les mer om det i veiledningen Hvordan melde inn nærmeste leder.

En ansatt som får en ny sykmelding blir bedt om å bekrefte at lederens navn stemmer. Svarer den ansatte nei, mister lederen tilgang til innholdet på nav.no, og vi spør dere på nytt i Altinn om hvem som er nærmeste leder.

Tips ved lederbytte:

  • Få oversikt over hvem lederen har oppfølgingsansvar for
  • Finn ut hvem av disse som er sykmeldt
  • Send inn skjemaet på nytt kun for de som er sykmeldt nå

Dere trenger ikke registrere ny leder for alle ansatte til denne lederen, bare de som er sykmeldt når lederskiftet skjer.

Tre måneder etter avsluttet sykefravær forsvinner sykmeldingen fra nav.no/dinesykmeldte. Hvis det meldes inn en ny leder midt i et sykefraværstilfelle, så fjernes alt fra den tidligere lederens side. Ny leder får tilgang til sykmeldinger for sine ansatte som er sykmeldt nå.

HR/lønn har fortsatt et komplett arkiv med sykmeldinger i Altinn.

Hva hvis nærmeste leder ikke har norsk fødselsnummer eller D-nummer?

Det er ikke mulig å melde inn nærmeste ledere som ikke har et norsk fødselsnummer eller D-nummer. I slike tilfeller kan dere for eksempel melde inn en som jobber i HR som stedfortreder.

Kommer alle sykmeldinger digitalt?

Cirka 95 prosent av de som sykmelder pasienter har nå oppdatert pasientjournalsystemet sitt. Disse kan sende digitale sykmeldinger som den sykmeldte finner på nav.no. Det er forventet at flere av behandlerne vil oppdatere pasientjournalsystemet sitt i tiden fremover. De arbeidstakerne som ikke får sykmeldingen sin på nav.no, må sende sykmeldingen og søknaden om sykepenger på papir som før.

Hva hvis den sykmeldte har flere arbeidsforhold?

Som hovedregel kreves det én sykmelding og én søknad for hvert arbeidsforhold.

Noen har en fast stillingsprosent og jobber på timesbasis innenfor samme avdeling med samme arbeidsoppgaver. I slike tilfeller er det nok med én sykmelding og én søknad.

Hvis det trengs flere sykmeldinger, må den ansatte ta kontakt med den som skrev sykmeldingen. 

Kan en stor virksomhet ta i bruk digitale sykmeldinger?

Ja, det handler om å tildele tilganger til enkelttjenestene i Altinn til et fornuftig antall personer.

  1. Finn ut av hvor mange enheter dere har med en registrert daglig leder. 

    Sjekk hvordan dere er satt opp i Enhetsregisteret

  2. Finn de enhetene som jobber med HR/lønn
  • Gi tilganger i Altinn til utvalgte personer på HR/lønn. Bestem om
    • personer på en sentral HR/lønns-enhet skal ha tilganger i Altinn for virksomhetens bedriftsnumre (sentralisert håndtering)
      eller om
    • personer på ulike HR/lønns-enheter som skal ha tilganger i Altinn for sitt/sine egne bedriftsnumre (desentralisert håndtering).

3. Bestem deg for hvilke personer i HR/lønn som skal

  • ha tilgang til sykmeldinger i Altinn
  • ha tilgang søknad om sykepenger i Altinn
  • besvare spørsmålet om hvem som er nærmeste leder i Altinn

Ledere med oppfølgingsansvar får tilgang til sykmeldingen og søknaden om sykepenger på nav.no/dinesykmeldte

Les mer om hva HR/lønn skal gjøre og hva ledere med oppfølgingsansvar skal gjøre i Digital sykmelding trinn for trinn

Jeg får ikke varsel på e-post eller SMS når en ansatt blir sykmeldt. Hva skal jeg gjøre?

NAV sender varsler både til HR/daglig leder og til nærmeste leder.

Hvis det gjelder Altinn, kan du sjekke om du har registrert kontaktinformasjonen din i Altinn. Se hvordan du legger inn kontaktinformasjon.                                                                                                                                                                                                                        

For at en leder skal kunne motta varsel om nye saker på nav.no/dinesykmeldte, må lederens kontaktinformasjon ha blitt meldt inn på skjemaet «Oppgi nærmeste leder med personalansvar». Dette skjemaet kommer i virksomhetens innboks i Altinn sammen med første digitale sykmelding fra en ansatt. Se veiledningen hvordan melde inn nærmeste leder.

Må jeg bruke min private innlogging på jobben?

Den digitale signaturen (f.eks. bankID) er i prinsippet akkurat det samme som en signatur på et papir. Man kan sammenligne det med det å skrive under på papirer med sitt eget navn i jobben. Se en kort forklaring på hvorfor du må logge inn med bankID.

Hva gjør vi når vi mottar en sykmelding for en person som ikke jobber her lenger?

Den som er sykmeldt krysser av for hvilken arbeidsgiver sykmeldingen skal sendes til. De valgmulighetene som den ansatte får er hentet fra a-meldingen. Når en ansatt hos dere slutter i jobben, må dere melde fra om dette via a-meldingen. Arbeidsforholdet er likevel tilgjengelig for valg i en tid etter utmeldingen. Det kan derfor skje at de ansatte sender sykmeldingen til gammel arbeidsgiver. Dere må da ta kontakt med den tidligere ansatte og be om at sykmeldingen blir sendt til riktig arbeidsgiver. Den sykmeldte må da enten levere på papir eller be legen om ny sykmelding.

Hvorfor har vi mottatt en sykmelding med navnet på en annen arbeidsgiver?

Legen skriver inn navnet på arbeidsgiveren i et fritekstfelt i sykmeldingen. Av og til kan det skje at det skrives inn en arbeidsgiver som den ansatte har jobbet hos tidligere. Den ansatte kan likevel sende sykmeldingen til riktig arbeidsgiver. Den digitale sykmeldingen henter opp og foreslår de arbeidsgiverne som den ansatte er registrert hos i a-meldingen (uavhengig av hva legen skrev inn i fritekstfeltet i sykmeldingen).

Hva med utenlandske ansatte uten norsk fødselsnummer eller d-nummer?

Det er ikke mulig å sende digitale sykmeldinger hvis man ikke har et norsk fødselsnummer eller d-nummer.

Hva gjør vi når feil person har mottatt varsel om ny sykmelding i Altinn?

Varselet sendes til epostadresser og/eller telefonnummer som er registrert i Altinn. Man får kun varsler om saker som man har rettighet til å se for denne virksomheten. 

Eksempel: Har en ansatt tilgang til tjenesten «Sykmelding» eller «Søknad om sykepenger», vil vedkommende få varsel på epost og/eller SMS registrert som kontaktinformasjon knyttet til virksomheten. Den ansatte må gå til Din kontaktinformasjon for virksomheten i Altinn for å endre.

Varselet sendes også på epost og/eller SMS til alle som er registrert i felles kontaktinformasjon for virksomheten. Gå til Felles kontaktinformasjon for virksomheten i Altinn for å endre.

Les mer om dette på Altinn: https://www.altinn.no/no/Portalhjelp/Administrere-rettigheter-og-prosessteg/Kontaktinformasjon/ 

For nærmere veiledning, ta kontakt med Altinn brukerstøtte.

Vil sykmeldinger og søknader bli lagret i Altinn for alltid?

Nei, dokumentene vil av personvernhensyn bli fjernet etter en viss tid. Det er foreløpig ikke bestemt hvor lenge, men sannsynligvis vil de slettes etter 2-3 år.

Vi har mange skjemaer for «Sykmelding – Oppgi nærmeste leder med personalansvar» i Altinn meldingsboksen som kom inn før vi startet med digitale sykmeldinger. Hva skal vi gjøre med dem?

Vi anbefaler at dere sender inn skjemaer som ble opprettet etter 1. august 2017.