Hvordan styre varsel på sms og e-post

Jeg får ikke varsel på e-post eller SMS når en ansatt er sykmeldt. Hva skal jeg gjøre?

Du får bare varsel hvis den ansatte har valgt å benytte den digitale sykmeldingen og sendt den til arbeidsgiveren. NAV sender varsler både til HR/daglig leder og til nærmeste leder. Vi varsler lederne kun på e-post, aldri på SMS.

Hvis det gjelder Altinn, kan du sjekke om du har registrert kontaktinformasjonen din i Altinn. 

Se hvordan du legger inn kontaktinformasjon.

For at en leder skal kunne motta varsel om nye saker på nav.no/dinesykmeldte, må lederens kontaktinformasjon ha blitt meldt inn på skjemaet «Sykmelding - oppgi leder». Dette skjemaet kommer i virksomhetens innboks i Altinn sammen med første digitale sykmelding fra en ansatt. Se veiledningen hvordan melde inn nærmeste leder

Jeg får de samme varslene flere ganger!

Du kan forhindre at du får dobbelt opp ved å skru av noen varsler. Sjekk først hva som kan være grunnen til at du får flere varsler: 

Eksempel 1:

  • Du har tilgang i Altinn fordi du er administrerende direktør (eller liknende), eller du har fått tildelt tilganger av noen andre i virksomheten
  • Samtidig er du meldt inn inn som nærmeste leder for en ansatt som er sykmeldt. Da vil du kanskje oppleve å få varsler om det samme flere ganger. 

Eksempel 2: 

  • Virksomheten har meldt inn din kontaktinformasjon under «Kontaktinformasjon for virksomheten»
  • Samtidig får du varsler fordi du er administrerende direktør (eller liknende), eller fordi du har fått tildelt tilganger av noen andre i virksomheten.

Se hvordan du skrur av varsler: 

Kan jeg skru av noen varsler?

Noen av varslene kan du selv velge om du vil ha, og om du vil ha dem på e-post og/eller SMS. Dette gjelder varslene om at det har kommet noe nytt i Altinn-innboksen til selve virksomheten. Du kan eventuelt slette den kontaktinformasjonen du ikke ønsker meldinger til. Vær oppmerksom på at det vil gjelde også andre tjenester i Altinn. Les mer om varsler på Altinn.no. For nærmere veiledning, ta kontakt med Altinn brukerstøtte. 

Varslene om at noe er nytt på «Dine sykmeldte» på nav.no sendes til deg hvis du er oppgitt som nærmeste leder. Disse kan du foreløpig ikke skru av. Den i virksomheten som henter sykmeldingen i Altinn, oppgir samtidig til NAV hvem som er nærmeste leder og hvilken e-postadresse vi skal sende varsler til. 

Jeg får varsler om mine sykmeldte ansatte på min private e-post!

Har du oppgitt en privat e-postadresse eller telefonnummer som du ikke ønsker varsler til, må du endre dette i Altinn. Se hvordan du endrer kontaktinformasjonen din

Jeg får varsler om mine private anliggender på jobb-e-posten min!

Det er den adressen du har oppgitt i Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR) som brukes for å sende ut varsler fra NAV, Skatteetaten, leger, kommunen osv. Her kan du logge inn for å oppdatere kontaktinformasjonen din.  

Hvordan kan jeg endre kontaktinformasjonen min?

  • Kontaktinformasjon din som privatperson endrer du i Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR).
  • Kontaktinformasjonen din som både privatperson og for virksomheten kan du endre hos Altinn.
  • Kontaktinformasjonen for deg som nærmeste leder må noen i virksomheten din endre for deg, det vil si de som melder inn de nærmeste lederne. 

Hva gjør vi når feil person har mottatt varsel om ny sykmelding i Altinn?

Varselet sendes til epostadresser og/eller telefonnummer som er registrert i Altinn. Man får kun varsler om saker som man har rettighet til å se for denne virksomheten. 

Eksempel: Har en ansatt tilgang til tjenesten «Sykmelding» eller «Søknad om sykepenger», vil vedkommende få varsel på epost og/eller SMS registrert som kontaktinformasjon knyttet til virksomheten. Den ansatte må gå til Din kontaktinformasjon for virksomheten i Altinn for å endre.

Varselet sendes også på epost og/eller SMS til alle som er registrert i felles kontaktinformasjon for virksomheten. Gå til Felles kontaktinformasjon for virksomheten i Altinn for å endre.

Les mer om kontaktinformasjon på Altinn. For nærmere veiledning, ta kontakt med Altinn brukerstøtte. 

Hvordan kan vi få kontroll på om den ansatte sender inn søknaden om sykepenger? Får vi varsel?

Den beste måten å få kontroll over refusjonene på er å melde inn nærmeste leder. Vi varsler lederen dersom søknaden ikke sendes inn. Vi sender en e-post til lederen når det har gått 14 dager etter at søknaden ble tilgjengelig for den ansatte på nav.no. Nærmeste leder kan se på nav.no/dinesykmeldte om søknaden er kommet i kopi til dere.

I tillegg kan dere alltid finne søknaden i Altinn.

Ønsker dere at en HR-/lønnsenhet skal ha kontroll på om de ansatte har sendt inn søknaden om sykepenger? Andre virksomheter har hatt nytte av følgende rutine:

  1. Når det kommer inn en  sykmelding fra den ansatte i Altinn: Følg deres egne rutiner på håndteringen av   denne, men ikke arkiver sykmeldingen. La den ligge i meldingsboksen inntil videre.
  2. Når søknaden om sykepenger er sendt til dere, arkiverer dere sykmeldingen og søknaden.

På denne måten kan dere følge med på hvilke sykmeldinger som mangler en søknad ved å se i meldingsboksen til det aktuelle organisasjonsnummeret/underenheten i Altinn. Dersom dere ser at en sykmeldingsperiode er forbi, vet dere at den ansatte har fått tilgang på søknaden, og dere kan minne ham/henne på å sende inn søknaden. 

Ved å bruke «Avansert søk» i Altinn er det mulig å sette opp søk som leter etter sykmeldinger som ikke er arkivert på tvers av organisasjonsnumre. Det er også mulig å lagre disse søkene.

Husk at den ansatte som hovedregel ikke kan fylle ut søknaden om sykepenger før siste dag i sykmeldingen.