Utfyllende regler – Forskrift om tilskudd til ekspertbistand

MyndighetNAV – Arbeids- og velferdsetaten
Dato2019-09-11
Doknr/publisertR08-07A-FOR
SammendragRundskriv til ftrl § 8-7a: Utfyllende regler - Forskrift om tilskudd til ekspertbistand
Henvisninger: Folketrygdloven (1997) §8-7a | Forskrift om tilskudd til ekspertbistand (2019)
Sist endret2023-09-18

 

Kapitteloversikt

Utfyllende regler er gitt av Arbeids- og velferdsdirektoratet for å veilede etaten i anvendelsen av forskriften, herunder tolkning og skjønnsutøvelse. Forskriftsteksten må alltid legges til grunn for informasjon som blir gitt i utfyllende regler

Sist endret 18.09.2023, jf. overskrifter med endringsmerking 9/23

§ 1 Formål

FOR-2019-08-29-1105-§1

[Endret 9/23]

Tilskudd til ekstern ekspertbistand skal støtte oppunder arbeidet med å tilbakeføre arbeidstakeren til arbeid. Eksperten som benyttes kan ikke være ansatt hos arbeidsgiveren. Det vil si at for eksempel kostnader knyttet til bedriftshelsetjeneste organisert som en del av arbeidsgiverens egen virksomhet ikke kan refunderes gjennom ekspertbistand. Dette er uavhengig av hvordan eksperten er organisert inn i virksomheten.

Tiltakene må være kunnskapsbaserte, jfr. IA-avtalen for perioden 2019-2022. Med kunnskapsbasert menes det at tiltakene må være basert på kunnskap som til enhver tid er tilgjengelig.

§ 2 Personkrets

FOR-2019-08-29-1105-§2

Tilskudd til ekspertbistand kan kun brukes i enkeltsaker. Med enkeltsak menes forholdet mellom arbeidsgiveren og en spesifikk arbeidstaker. Dette vil si at tilskuddet ikke kan benyttes til gjennomføringer i gruppe eller til innkjøp av gjenstander. For eksempel faller kurs med foredragsholder utenfor formålet med ekspertbistand. Tilskuddsordningen åpner ikke for å leie inn vikar ved fravær eller for å leie inn avlastning til en arbeidstaker med behov for dette.

Det er en forutsetning at det foreligger et arbeidsforhold. Arbeidstakeren kan være i en periode med sykefravær, eller mellom sykemeldingsperioder, hvis det vurderes at fraværet er gjentagende. Det har ikke betydning hvilken ytelse arbeidstakeren eventuelt mottar. Arbeidstakeren vil i de fleste tilfeller motta sykepenger, men kan for eksempel også motta arbeidsavklaringspenger, eller ikke motta noen ytelse i de hele tatt.

Arbeidstakeren trenger ikke være sykemeldt for å ha rett på ekspertbistand. Om sykemeldingsperioder forekommer hyppig, kan ekspertbistand iverksettes også i de periodene arbeidstakeren er fullt tilbake på jobb, eller hvor arbeidstakeren benytter seg av egenmeldingsdager. Målet er da å forebygge ytterligere sykefravær.

Lange og/eller hyppig gjentakende sykefravær

Av formuleringen følger det at det er tilstrekkelig at sykefraværet er enten langt eller gjentagende. Sykefraværet kan også være både langt og gjentagende.

Begrepene «lange» og «hyppig gjentagende» må vurderes skjønnsmessig, og arbeidstakerens og arbeidsgiverens vurdering skal tillegges stor vekt.

Om sykefraværet nærmer seg dialogmøte 2, kan fraværet alltid regnes som langvarig. Det presiseres at det likevel i mange tilfeller vil være aktuelt å benytte ekspertbistand før dialogmøte 2, om partene sammen vurderer at sykefraværet er langvarig.

I tilfeller hvor det allerede tidlig i løpet vurderes at sykefraværet kan bli langvarig, åpnes det opp for å bruke ekspertbistand. Vurderingen kan for eksempel gjøres på bakgrunn av kjennskap til årsaken til sykefraværet. Det presiseres at arbeidstakeren ikke er pliktig til å opplyse om diagnose.

Når bedriftsinterne tiltak og relevante offentlige støtteordninger er forsøkt, bør det tillegges vekt i retning av at fraværet har vært langvarig.

For at fraværet skal anses som hyppig gjentakende må arbeidstakeren ha hatt fravær flere ganger enn én. Om det kun har vært to fravær, bør minst et av fraværene være av en viss varighet for at kriteriene for ekspertbistand er oppfylt. Jo flere fravær det har vært, jo mindre krav kan det stilles til fraværenes varighet før vilkårene til ekspertbistand er oppfylt. Igjen bør arbeidsgiverens og arbeidstakerens vurdering tillegges vekt. NAV vurderer dette skjønnsmessig.

Ved egenmeldt fravær, eller i andre tilfeller hvor det ikke har vært gjentagende legemeldt fravær, er ikke ekspertbistand aktuelt. Det må være en historikk med legemeldt fravær. NAV vurderer dette skjønnsmessig.

§ 3 Innhold

FOR-2019-08-29-1105-§3

Begrepet ekspert

[Endret 9/23]

Arbeidsgiveren har hovedansvaret for å finne en ekspert.

Ekspertens kompetanse kan variere, ut fra arbeidsgiverens og arbeidstakerens konkrete situasjon. Eksperten skal tilby kartlegging av muligheter og begrensninger knyttet til arbeidsforholdet og løsningsrettet bistand for å finne frem til aktuelle arbeidsoppgaver. Bistanden bør baseres på råd og veiledning. Arbeidstakeren kan gis bistand til å mestre arbeidssituasjonen i en tilbakeføringsfase og ved behov veiledes for å finne strategier for å fungere i arbeidslivet til tross for sykdom og skade. Bistand fra eksperten skal primært gis på arbeidsplassen og støtte opp under samhandlingen mellom arbeidstakeren og arbeidsgiveren.

Eksperten skal ha en offentlig godkjent utdanning eller autorisasjon på sitt område. I tillegg bør eksperten ha kompetanse på et eller flere av følgende områder:

  • kompetanse på relasjonen mellom arbeidstakere og arbeidsgiveren, arbeidstakeren og kolleger og/eller arbeidstakeren og arbeidsoppgavene
  • Tilretteleggingskompetanse
  • Kompetanse på vanskelige og diffuse fraværsrelaterte problemstillinger
  • Kompetanse på endring i arbeidslivet
  • God kjennskap til det offentlige og private hjelpeapparatet

Før det innvilges ekspertbistand, må NAV ha vurdert om eksperten oppfyller overnevnte krav. Arbeidsgiveren må om nødvendig dokumentere dette. NAV skal også ha vurdert om innholdet i ekspertbistanden faller inn under ordningen.

Bistå arbeidstaker og arbeidsgiver i en uhensiktsmessig arbeidssituasjon som kan medføre sykefravær, med å se nye muligheter

Bistanden kan rette seg mot både arbeidstakeren og arbeidsgiveren som part i en enkelt sak, og relasjonen mellom disse.

Denne bistanden kan for eksempel ta form av bistand fra en autorisert eller offentlig godkjent karriereveileder.

Det presiseres at arbeidsgiverens tilretteleggingsplikt skal være oppfylt før en karriereveileder kan bidra til å finne arbeid hos en annen arbeidsgiver. Se øvrige beskrivelser under denne paragraf.

Arbeidsplassvurdering

En arbeidsplassvurdering ved fysioterapeut eller ergoterapeut kan inngå i ordningen med ekspertbistand. En arbeidsplassvurdering kan brukes til å vurdere ergonomiske, organisatoriske, psykososiale og de fysiske arbeidsforholdene.

Bistå i saker hvor det kan ligge konflikt eller opplevelse av konflikt til grunn

Om arbeidsgiveren har en rutine for løsning av konflikt, bør arbeidstakeren og arbeidsgiveren ha forsøkt å følge prinsippene i denne før ekspertbistand er aktuelt. Det må likevel tas høyde for at konflikt kan bidra til å vanskeliggjøre samarbeidsklimaet, og at det derfor ikke må stilles for strenge krav til hva som allerede er forsøkt. Eksperten kan bidra til å utrede faktagrunnlaget, og til å komme med forslag til tiltak.

Bistå når arbeidstakeren og arbeidsgiveren er rådville, og ikke vet hva mer som kan gjøres

Arbeidstakeren og arbeidsgiveren må ikke ha et klart bilde av hva utfordringen er. De kan benytte ekspertbistand til å avklare problemstillingen.

Rapport

[Endret 9/23]

Ekspertens rapport skal gå til arbeidstakeren og arbeidsgiveren. Arbeidsgiver har ansvar for at NAV får kopi av denne. Rapporten skal inneholde en beskrivelse av bestillingen, hva som ble kartlagt og forslag til tiltak og anbefalinger videre.

Plikten til fortrolighet

Helsepersonell har taushetsplikt etter helsepersonell-loven kapittel fem. Eksperter etter denne forskrift har taushetsplikt på samme måte.

Eksperten skal innhente arbeidstakerens samtykke dersom det er nødvendig at helseopplysninger kommer frem av ekspertens rapport.

Eksperten, arbeidsgiveren, arbeidstakeren og NAV har også taushetsplikt om for eksempel forretningshemmeligheter og andre forhold som ikke er alminnelig kjent.

Foreslå tiltak for tilbakeføring til samme arbeid eller til annet arbeid hos samme eller annen arbeidsgiver

Eksperten skal først og fremst foreslå tiltak som kan hjelpe arbeidstakeren i å utføre sitt arbeid eller utføre annet arbeid for den samme arbeidsgiveren. Et mulig utfall av bruk av ekspertbistand kan likevel være at arbeidstakeren får råd om å finne annet arbeid. Alle muligheter hos nåværende arbeidsgiver skal da være utprøvd eller vurdert, jfr. arbeidsgivers tilretteleggingsplikt. Arbeidsgiver har ingen plikt til å opprette en ny stilling, men utgangspunktet er at tilretteleggingsplikten er vidtgående.

§ 4 Vilkår

FOR-2019-08-29-1105-§4

[Endret 06/20]

Bedriftsinterne tiltak og relevante offentlige støtteordninger er utprøvd eller vurdert

[Endret 9/23]

Med bedriftsinterne tiltak menes tiltak som arbeidsgiveren organiserer selv som ledd i arbeidsgivers tilretteleggingsplikt.

At bedriftsinterne tiltak og relevante støtteordninger er utprøvd eller vurdert, betyr ikke at arbeidsgiveren og arbeidstakeren skal ha forsøkt eller vurdert alt. Arbeidsgiveren må kunne vise til at det er gjort hensiktsmessige og relevante forsøk eller vurderinger av tiltak eller tilrettelegging. Hva som er hensiktsmessig og relevant må vurderes i den enkelte sak, men terskelen skal ikke legges for høyt. Om arbeidsgiveren har bedriftshelsetjeneste eller tilsvarende internt i sin bedrift, skal dette ha vært forsøkt før ekspertbistand er aktuelt.

I tilfeller hvor det bedriftsinterne tiltaket eller den relevante offentlige støtteordningen er åpenbart uhensiktsmessige, er det verken nødvendig å forsøke tiltaket eller å gjøre en vurdering av det.

Arbeidsgiveren, Arbeids- og velferdsetaten og den enkelte arbeidstakeren er enig om at det er hensiktsmessig med ekstern ekspertbistand

[Endret 06/20, 9/23]

Enighetskriteriet fastslår at ekspertbistand ikke kan igangsettes uten at både arbeidstakeren, arbeidsgiveren og NAV er enige om at tiltaket er et hensiktsmessig.

NAV kan ikke avgjøre hvilke kriterier arbeidstakeren og arbeidsgiveren skal legge til grunn i sin hensiktsmessighetsvurdering. I hensiktsmessighetsvurderingen skal NAV vurdere hvilke tiltak som er hensiktsmessige for at arbeidstakeren skal komme tilbake til arbeid eller stå i arbeid.

NAV skal avklare med arbeidstakeren og arbeidsgiveren hva som allerede er forsøkt. NAV bør i tillegg gjøre en vurdering av om arbeidsmarkedstiltak eller annen bistand fra Arbeids- og velferdsetaten er hensiktsmessig. Saksbehandleren kan gå i dialog med andre aktuelle enheter i NAV for å vurdere dette.

Vurderingene av om tilretteleggingsplikten er forsøkt eller vurdert, om bedriftsinterne tiltak og relevante offentlige støtteordninger er forsøkt eller vurdert og om at partene er enige om at ekspertbistand er hensiktsmessig skal komme frem av sakens vedtak.

Ekspertbistand kan ikke ytes til

[Endret 06/20]

Listen over hva ekspertbistand ikke kan ytes til, kan også benyttes som en sjekkliste for hva som kan være forsøkt eller vurdert før ekspertbistand er aktuelt.

Tilrettelegging eller hjelpemidler som kan dekkes etter folketrygdloven § 10-5, jf. § 10-7, lese- og sekretærhjelp for blinde og svaksynte og tolkehjelp for hørselshemmede

Hjelpemiddelsentralen kan bistå med å vurdere om hjelpemidler etter folketrygdloven kan være aktuelle. Om arbeidstakeren har fått innvilget et hjelpemiddel, står ikke dette i veien for at arbeidstakeren også kan innvilges ekspertbistand. Vurderingen av hva som er hensiktsmessig for at arbeidstakeren skal komme tilbake i eller bli stående i jobb er avgjørende for om hjelpemidler og ekspertbistand kan kombineres.

Bruk av bedriftshelsetjeneste som ekspert

[Endret 06/20, 9/23]

Ekspertbistand skal avgrenses mot bedriftshelsetjenestens oppgaver. Det er ikke formålet med ekspertbistand å dekke arbeidsgiverens normale utgifter til bedriftshelsetjenesten. NAV må avklare om arbeidsgiveren er tilknyttet en bedriftshelsetjeneste når ekspertbistand vurderes.

Det er ikke tilstrekkelig grunn til å avslå ekspertbistand, at tjenesten kjøpes inn fra en leverandør som også tilby bedriftshelsetjenester. Det må vurderes om tjenestene som kjøpes inn, faller utenfor det bedriftshelsetjenesten normalt ville tilbudt den aktuelle arbeidsgiveren. Dette vil avhenge av avtalen mellom bedriftshelsetjenesten og den enkelte arbeidsgiveren. Ved tvil kan også den aktuelle bedriftshelsetjenesten kontaktes. NAV kan også, om det vurderes nødvendig, innhente avtalen mellom arbeidsgiveren og bedriftshelsetjenesten. Arbeidsgivere uten tilknytning til en bedriftshelsetjeneste vil følgelig ha et noe større spillerom til hva slags ekspertbistand de kan kjøpe inn fra en leverandør som også leverer bedriftshelsetjenester.

Jfr. arbeidsmiljøloven § 3-3 og § 13-2 bokstav f i tilhørende forskrift om organisering, ledelse og medvirkning skal bedriftshelsetjenesten bistå med «... individuell tilrettelegging, herunder deltagelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan». Tilrettelegging, deltakelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan faller alltid utenfor tilskuddsordningen. Samtidig vil kartlegging fra en bedriftshelsetjeneste kunne være en del tilskuddsordningen. Hva som kan regnes som kartlegging og hva som kan regnes som tilrettelegging må vurderes skjønnsmessig av NAV i hvert enkelt tilfelle.

Arbeidsplassvurdering kan vurderes som en del av ekspertbistand, uavhengig av hvem som tilbyr tjenesten, jfr. § 3 første ledd andre punkt.Muligheten til å godkjenne arbeidsplassvurdering som ekspertbistand, selv om den tilbys av en bedriftshelsetjeneste, er innenfor forskriftens handlingsrom.

Arbeidsgiverens vurdering av hva bedriftshelsetjenesten normalt tilbyr og hva som inngår i avtalen mellom den enkelte arbeidsgiveren og bedriftshelsetjenesten skal veie tungt.

Helsetjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten

Ekspertbistand skal ikke brukes til helsemessig behandling. Dette inkluderer også behandling som ikke faller inn under spesialist- eller kommunehelsetjeneste.

Arbeidsmarkedstiltak

Med arbeidsmarkedstiltak menes tiltak hjemlet i arbeidsmarkedsloven § 12 og tilhørende forskrift om arbeidsmarkedstiltak, samt eventuelle forsøk hjemlet i samme paragraf.

Hvis arbeidstakerens behov dekkes av innholdet i et av arbeidsmarkedstiltakene, skal bruk av arbeidsmarkedstiltaket vurderes først. Om arbeidstakeren vurderes til å ha behov for arbeidsmarkedstiltak, men ikke fyller kriteriene for opptak står ikke dette i veien for å få innvilget ekspertbistand. Vær oppmerksom på at sykemeldte arbeidstakere kan få innvilget flere av arbeidsmarkedstiltakene, for eksempel Oppfølgingstiltaket, Avklaringstiltaket og Arbeidsrettet rehabilitering om de vurderes å ha behov for disse. Som et minimum må disse tre være forsøkt eller vurdert før ekspertbistand kan være aktuelt. Det er NAVs oppgave å gjøre disse vurderingene.

Ekspertbistand kan ikke benyttes til å kjøpe tjenester med tilsvarende innhold som et av NAVs arbeidsmarkedstiltak.

Det må avklare om arbeidsmarkedstiltak har blitt gjennomført eller vurdert. Saksbehandler kan be NAV-kontoret om bistand til å gjøre denne vurderingen.

Da arbeidsmarkedstiltak skal være forsøkt eller vurdert først, følger det at ekspertbistand ikke kan kombineres med arbeidsmarkedstiltak.

Bistand fra Arbeids- og velferdsetaten

Ekspertbistand forutsetter et tett samarbeid mellom ulike instanser i NAV.

§ 5 Tilskudd

FOR-2019-08-29-1105-§5

Da ekspertbistand krever møter med både arbeidstakeren og arbeidsgiveren, er det viktig at finansieringen er fleksibel i sin utforming. Gjennom å gi muligheten til å dekke reiseutgifter, kost- og losji vil ikke arbeidssted være avgjørende for hva slags ekspertkompetanse det er tilgang på.

Det er arbeidsgiveren som avtaler og forhandler pris med eksperten. NAV kan godta timespris, men også pakkepris som innebefatter alle de utgiftene eksperten har. Eventuelle andre utgifter enn de overnevnte godtas ikke.

Det er arbeidsgiveren som betaler for ekspertbistanden. Eksperten skal fakturere arbeidsgiveren, og ikke NAV. NAV dekker arbeidsgiverens utgifter mot refusjonskrav og dokumentasjon, for eksempel en faktura. Dokumentasjonen vedlagt refusjonskravet skal vise hvilke utgifter det kreves dekning for. NAV kan ved behov kreve spesifisert dokumentasjon på arbeidsgiverens utgifter. Dette kan for eksempel være i tilfeller hvor NAV er usikre på om utgiftene har gått til å dekke kartlegging eller tilrettelegging via bedriftshelsetjeneste.

Av praktiske hensyn bør NAV oppfordre arbeidsgiveren til å be om en samlet faktura. NAV kan likevel også godta delutbetalinger.

Utgifter utover maksbeløp refunderes ikke av NAV. Disse utgiftene står arbeidsgiveren selv ansvarlig for.

Varighet er ikke begrenset i forskriften. Det er arbeidstakeren og arbeidsgiveren, i samråd med eksperten, som er best egnet til å vurdere hvor lang tiltaksperioden bør være. At tilskuddsordningen kun kan brukes til kartlegging og avklaring, taler i retning av at tiltaksvarigheten i de fleste tilfeller vil være kort, ofte ned i noen dager.

På grunn av økonomistyring kan aldri tilsagn lages for mer enn tre måneder av gangen. Tilsagn kan heller ikke gå over årsskiftet. Det vurderes som hensiktsmessig at tiltaksperioden og tilsagnsperioden samsvarer.

Innenfor rammen av maksimalbeløpet kan det gjennomføres flere tiltaksperioder.

Refusjonsfrist på maks to måneder skal praktiseres strengt. To måneder starter å løpe fra sluttdato for tiltaket i Arena.

Gjeldende maksimalbeløp er tilgjengelig på nav.no.

§ 6 Krav til søknad

FOR-2019-08-29-1105-§6

Tilskudd til ekspertbistand søkes via Altinn. Ved å fylle ut alle punktene i søknaden, dokumenterer arbeidsgiveren enighet om tilskuddet.

Arbeidsgiveren må søke om ekspertbistand og avvente tilsagnsbrev før ekspertbistand igangsettes. Tilskudd til eksperttilskudd skal ikke innvilges tilbake i tid. Dette betyr at arbeidsgiveren må søke i god tid. Den enkelte saksbehandlende enhet avgjør hva som menes med god tid, men det bør tilsvare minst fem virkedager. Vurderingen kan for eksempel avhenge av kapasitet til saksbehandling. I og med at NAV skal være i dialog med arbeidstakeren og arbeidsgiveren før søknad om ekspertbistand sendes inn, bør arbeidsgiveren kunne forvente konkret tilbakemelding om hvor lang tid saksbehandlingen vil ta.

Arbeidsgiveren svarer i søknadsskjemaet på hvilken tilrettelegging som er vurdert, igangsatt eller gjennomført. Om spørsmålet er tilstrekkelig besvart, kan svaret regnes som dokumentasjon. Om NAV ut fra svaret ikke klarer å se hva som er vurdert, igangsatt og gjennomført av tilrettelegging, skal NAV etterlyse ytterligere dokumentasjon.

Hvor langt tilretteleggingsplikten går, må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Ekspertbistand skal ikke erstatte arbeidsgivers tilretteleggingsplikt, men kan komme i tillegg til eller være en del av denne tilretteleggingen. Les mer om arbeidsgivers tilretteleggingsplikt på www.arbeidstilsynet.no.

Det er ikke et krav at arbeidsgiveren har forsøkt og vurdert alle tenkelige scenarier for tilrettelegging. NAV skal legge stor vekt på arbeidstakerens og arbeidsgiverens vurdering av hva som er vurdert, igangsatt eller gjennomført. Det skal ikke innvilges ekspertbistand om det ikke dokumenteres at tilrettelegging har blitt vurdert, igangsatt eller gjennomført.

Det skal ha vært kontakt mellom NAV og arbeidsgiveren før søknadsskjemaet fylles ut. Om arbeidsgiveren søker uten å ha vært i dialog med NAV, skal NAV kontakte arbeidsgiver for å avklare om vilkårene for ekspertbistand er oppfylt. Det skal ikke gis avslag basert kun på manglende kontakt i forkant av søknaden. NAVs veiledningsplikt vurderes da til å ikke være oppfylt.

§ 7 Vedtaksmyndighet og klageadgang

FOR-2019-08-29-1105-§7

[Endret 4/22, 1/23, 4/23]

NAV Arbeidslivssenter avgjør hvem som får tilskudd etter denne forskriften. I en forsøksperiode kan også NAV kontor i utvalgte fylker få fullmakt til å avgjøre hvem som får tilskudd. Vurderinger gjort av andre enheter i NAV skal tillegges stor vekt. Tilsagn og utbetalinger organiseres jfr. rutiner i de enkelte fylkene, men det forutsettes at både vedtak og tilsagnsbrev sendes ut i samtidig. Tilsagnsbrevet sendes arbeidsgiveren med kopi til arbeidstakeren. Vedtaksbrevet sendes til arbeidstakeren.

Både arbeidstakeren og arbeidsgiveren regnes som part i saken, og begge partene har følgelig klagerett.

Om ekspertbistand ikke godkjennes av NAV, eller vilkårene for ekspertbistand ikke er oppfylt, skal det fattes vedtak om avslag. Det er seks ukers klagefrist jfr. folketrygdloven § 21-12 femte ledd.

§ 8 Kontroll og sanksjoner

FOR-2019-08-29-1105-§8

Om tiltaket avbrytes fordi arbeidstakeren trekker sitt samtykke, har arbeidsgiveren likevel rett til å få refundert påløpte utgifter.

§ 9 Støtte etter kommisjonsbeslutning 2012/21/EU

§ 10 Ikrafttredelse

FOR-2019-08-29-1105-§10

[Endret 1/23]

Tilskuddsordningen varer til den 31. desember 2024, sluttdato for nåværende IA-avtale. Alle tilskudd til ekspertbistand skal være innvilget og gjennomført før denne datoen.