For helsepersonell

Endringer fra versjon 6.1 til 6.2:

• Legeerklæringstakstene er oppdatert per 1.12.2003

Endrede filer:

• polk\poli.exe
• polk\data\pktakst.*

Endringer fra versjon 6.0 til 6.1:

• Oppdaterte takster/satser per 1.7.2003.
• Det er nå mulig å legge inn Sveits som land i del 2.
• Ved kreditering er det ikke lenger et krav at pasientens fødselsnr og navn er identisk med med opprinnelig regning. Det gis nå merknad (ikke avvisning) hvis fødselsdato avviker.

Endrede filer fra versjon 6.0: Katalog

• polk\poli.exe
• polk\data\pktakst.*
• pkfeil.*

må oppdateres.

Endringer fra versjon 5.7 til versjon 6.0, 23. desember 2002

Takster er oppdatert med virkning fra 1.1.2003.

Endrede filer siden versjon 5.7:

• polkpoli.exe
• pktakst.*
• pkmerkna.*

OBS: hvis nåværende POLK-installasjon ikke er oppdatert til versjon 5.7, må flere filer kopieres, f.eks. hvis versjon 5.5 er i bruk:

• pknovekt.*
• pkfeil.*

Endringer fra versjon 5.6 til versjon 5.7, 21.november 2002

• Det er nå mulig å endre poliklinikknummer for registrerte oppgjør i POLK. For å gjøre dette, velg Institusjoner, dobbeltklikk på sykehuset for å få opp registrerte poliklinikker, dobbeltklikk på poliklinikken for å åpne redigeringsbildet, endre poliklinikknummeret og trykk Lagre.
• Rapporterte feil er korrigert.

Endrede filer siden versjon 5.6:

Katalog polk
polkpoli.exe

Underkatalog data
pkfeil.*

OBS: hvis nåværende POLK-installasjon ikke er oppdatert til versjon 5.6, må flere filer kopieres, f.eks. hvis versjon 5.5 er i bruk: - pknovekt.* Underkatalog data

Nytt i versjon 5.6, 13. oktober 2002

NB Hvis polk.ini-fil er i bruk for å angi plassering av POLK-kataloger, tas dette ikke hensyn til ved installasjon. Installer eventuelt på et standard katalogoppsett og kopier oppdaterte filer til aktuelle kataloger.

Endring i satser for beregning av NORAKO-refusjon for radiologiske avdelinger. I hovedsak er enhetsfaktor justert fra kr 721 til kr 638 for regninger datert fra og med 8.10.2002, samt noen justerte vekter.

Det er nå mulig å få automatisk tilbakemelding av regningskontroll til fil. Dette innebærer:

• Om dette skal gjøres velges i bildet for Diverse/automatisk utskrift/kontroll, avkrysningsfelt midt i bildet.
• Det dannes en tilbakemeldingsfil for hvert oppgjør som kontrolleres (hvis det finnes feil eller merknader).
• Filen legges på katalog polk\resultat (kan styres via polk.ini), og får samme navn som filen som leses inn. Hvis det kjøres kontroll manuelt fra menyen på tidligere innlest oppgjør, gis resultatfilen et tilfeldig filnavn.
• POLK fjerner ikke filer fra denne katalogen – det lesende system er ansvarlig for å fjerne filer.
• Filen inneholder først en linje med: kontant ’AV’, konstant ’POLK’, org.nr (9), avd.nr (5), oppgjørsnr (8) og filformat versjonsnr (= 1) atskilt med semikolon. Starten ’AV;POLK;’ indentifiserer filen som en fil med avvisningsmeldinger for POLK.
• Deretter følger en linje per avvisningsmelding/merknadsmelding. Det kan være flere linjer per regning. Linjene inneholder, atskilt med semikolon:
• • regningsnr. (løpenummer innen oppgjøret)
  • regningsident
  • konsultasjonsdato
  • beløp (ikke alltid)
  • feilnr. (refererer til tabellen pkfeil.dbf)
  • feiltype (A = Avvisning, M = Merknad, gir i seg selv ikke avvisning)
  • feiltekst
• Hvis hele oppgjøret er avvist, er feltet for regningsnr = 0 og regningsident tom.
• Hvis det ikke er avviste regninger (eller hele oppgjøret), blir det ikke generert noen fil for oppgjøret.

Det er mulig å sperre for at bruker skal kunne kreditere regning manuelt via knappen på regningsbildet. Dette gjøres via polk.ini, manuellkreditering = Nei.

Det innføres en mulighet for testoppgjør. Slike testoppgjør vil bli kontrollert på vanlig måte, men de vil automatisk bli ugyldiggjort etter kontroll, og testoppgjøret kan ikke gyldiggjøres igjen. De kan derfor ikke sendes til trygdeetaten. Testoppgjør vil heller ikke markere tidligere regninger som kreditert hvis funksjonen for automatisk kreditering er valgt. På listen over innleste oppgjør står det markert ’Test’ helt til høyre for oppgjør som er markert som testoppgjør. Se oppdatert filbeskrivelse for POLK for hvordan testoppgjør skal markeres i filen.

Det tillates bruk av lengre diagnosekoder. Dette innebærer at hvis det er benyttet en underkategori, med eller uten punktum foran, som ikke står i hovedlisten over gyldige diagnosekoder, vil likevel diagnosen bli godkjent så lenge en kortere (venstre) del av diagnosen er gyldig.

Ved ugyldiggjøring av oppgjør kan man nå legge inn kommentar. Hvis det ikke registreres tekst, vil standard tekst benyttes som tidligere.

Kontroll av kreditoppgjør er effektivisert.

Det tilbys en detaljrapport over pasienter fra aktuelle fylker med NORAKO-refusjon, som et grunnlag for å kunne kreve refusjon for fylkesdelen fra andre helseregioner for de som har behov for det. Aktuelle fylker kan angis i oppsett. Velg først det aktuelle oppgjøret og deretter Oppgjør/Rapport radiologisk avdeling.

Regelen om at oppgjør ikke kan kontrolleres om igjen hvis de er sendt, er myket opp noe. Hvis oppgjøret ikke er bekreftet mottatt i RTV, og oppgjøret inneholder regninger som er eldre enn seks måneder, kan det likevel kontrolleres om igjen.

Filer endret siden versjon 5.5:

I hovedkatalog for POLK:
polkpoli.exe

I underkatalog data:
pkfeil.*
pknovekt.*

NB Hvis nåværende POLK-installasjon ikke er oppdatert til versjon 5.5, må flere filer kopieres, f.eks. hvis versjon 5.4 er i bruk:

I underkatalog data:
pktakst.*

Nytt i versjon 5.5, 5. august 2002

• Takst H06f gjelder fra 1.1.2002.
• Ved manglende bankkontonummer gis det frem til nyttår bare merknad.
• Det er mulig å arkivere gamle data på historikkatalog. Dette kan være nyttig når man skal beholde gamle data, men databasestørrelsen er blitt for stor slik at kontrollen går tregt. Det anbefales å kjøre som tidligere hvis det ikke er noe spesielt problem med stor database og treg kontroll.

Det er bare enkeltregninger og takster som flyttes til historikk. For at POLK skal arkivere data på historikkatalog, må følgende gjøres:

• Opprette katalog «historie» under polk\data-katalogen (polk\data\historie)
• Legge inn en linje i POLK.ini-filen som starter med HistorikkMnd=. Denne angir hvor mange måneder data tas vare på i hoveddatabasen før de flyttes over i historikkatalog. Minimum antall måneder er 6 hvis historikk benyttes.

Hvis historikkatalog benyttes, vil POLK fungere som tidligere uten at bruker merker om regningen er lagret i hoveddatabase eller i historikkatalog.

Flytting av data til historikkatalog skjer automatisk ved første gangs kall til menyvalget Oppgjør / Automatisk innlesing/kontroll hver måned. Denne operasjonen kan ta noe tid.

Vær oppmerksom på at ved søk etter regning som skal krediteres eller kontroll av lik regningsident, vil det ikke søkes i historikkatalog. Dette er normalt ikke noe problem, siden de siste seks måneders data alltid vil ligge i hoveddatabasen.

Filer endret siden versjon 5.4:

I hovedkatalog for POLK:
polkpoli.exe

I underkatalog data:
pktakst.*

NB Hvis nåværende POLK-installasjon ikke er oppdatert til versjon 5.4, må også følgende filer kopieres:

I underkatalog data:
pkmerkna.*
pknovekt.*
pkicd10.*

Nytt i versjon 5.4, 2. juli 2002

• Endring i takstene per 1.7.2002
• Justerte vekter for NORAKO-koder for radiologi per 1.7.2002
• POLK kan nå ikke kjøres hvis ikke riktige taksttabeller m.m. er i bruk.
• Enkelte funksjoner er sperret, men med mulighet for likevel å kunne åpnes hvis det benyttes gyldig nødkode. Nødkoden består av opptil 4 siffer, og kan fås oppgitt på trygdekontoret. Den er bare gyldig den dagen den er opplyst fra trygdekontoret.
• Det er ikke lenger mulig å ugyldiggjøre et oppgjør som er mottatt på RTV, bortsett fra hvis nødkode benyttes.
• Det er ikke lenger mulig å stille PC-dato tilbake for å kjøre gamle oppgjør, hvis ikke nødkode benyttes.
• Det gis melding hvis det kontrolleres oppgjør for en poliklinikk som ikke har historikk.
• Manglende bankkontonummer i oppgjøret har til nå ikke gitt avvisning. Dette er strammet inn.
• Oppgjør som er sendt til trygdeetaten kan nå ikke kontrolleres om igjen.
• Det er innført mulighet for at automatisk påføring av fakturanummer kan skje ved innlesing av oppgjør til POLK. Tidligere var det bare mulig i forbindelse med sending. Fordelen med den nye muligheten er at fakturanummeret da blir skrevet på samleregning ved kontroll av oppgjøret.
• Ved mottak av statusmelding for sendt oppgjør gis det varsel til bruker hvis status viser feilmelding. Dette varselet kan slås av i menyvalget Diverse / Automatisk utskrift / Kontroll (nederst).
• Gyldige koder for fritak av egenandel er endret: M (militær) er endret til V (vernepliktig). Kode M godtas inntil videre.
• Tabell med diagnosekoder for ICD-10 er oppdatert med tidligere endringer.
• Det er ellers gjort enkelte mindre justeringer for å sikre bedre kontroll og hindre feilsending av oppgjør.
• Det er nå mulig å kreditere et helt oppgjør via menyvalg i POLK.

Filer endret siden versjon 5.1:

I hovedkatalog for POLK:
polkpoli.exe

I underkatalog data:
pktakst.*
pkmerkna.*
pknovekt.*
pkicd10.*

Nytt i versjon 5.1, 22. januar 2002

• Kontroll av at ikke flere regninger på samme dato har samme regningsId, er endret. Tidligere ble kontrollen utført når kontrollen ble utført etter 2001. I versjon 5.1 skjer kontrollen bare hvis regningsdato er etter 2001.
• For radiologisk avdeling er det nå mulig å skrive ut en rapport som viser refusjon for NORAKO-koder fordelt på fylker, og på hver modalitet.

Filer endret siden versjon 5.0:

I hovedkatalog for POLK:
polkpoli.exe

Nytt i versjon 5.0, 21. desember 2001

• Takstene er oppdatert med virkning fra 1.1.2002.
• For radiologiske avdelinger er det kommet ønske om å kunne rapportere refusjon basert på NORAKO-koder for pasienter per fylke og modalitet. Det tas bare med refusjon for de pasienter som ikke får refundert regionsdel fra POLK, dvs. bare for pasienter bosatt i Norge. Denne versjonen av POLK er forberedt på denne rapporteringsmuligheten, men selve rapporten vil foreligge i en ny versjon av POLK i starten av år 2002.

Filer endret siden versjon 4.8:

I hovedkatalog for POLK:
polkpoli.exe

I underkatalog data:
pktakst.*
pkmerkna.*

Nytt i versjon 4.8, 28. november 2001

Endringen består utelukkende av justert enhetspris i forbindelse med beløpsberegning basert på utkast til NORAKO-kodeverk (Norsk radiologisk kode) for radiologiske avdelinger, se endringsbeskrivelse fra versjon 4.6 til 4.7 nedenfor for nærmere detaljer.

Enhetspris er nå satt til kr 721 ut fra forslaget i St.prp. nr. 1 2001–2002. Det presiseres at Stortinget endelig vedtar rammene 12. desember.

Filer endret siden versjon 4.7:

I hovedkatalog for POLK:
polkpoli.exe

I underkatalog data fra versjon 4.6 (ikke endret siden versjon 4.7):
pkkommun.*
pknorako.*
pknovekt.*
pknoreg.*

Nytt i versjon 4.7, 17. november 2001

Endringene består i all hovedsak av innføring av beløpsberegning basert på utkast til NORAKO-kodeverk (Norsk radiologisk kode) for radiologiske avdelinger.

Dette betyr at det ikke er særlig behov for å laste ned denne versjonen for andre enn de som ønsker å teste ut rapportering av NORAKO-koder for radiologiske avdelinger.

Frem til nyttår foretas bare beregning og presentasjon av beløpet basert på det foreløpige NORAKO-kodeverket, men fra 1.1.2002 skal også refusjonen basere seg på disse kodene. Beregningen av beløp ut fra NORAKO-kodeverket baserer seg på informasjon som foreligger per i dag, og kan endres før kodene skal tas i bruk fra nyttår. Beregningen gjøres foreløpig med en refusjonssats på 664 kr/poeng.

POLK versjon 4.7 inneholder med andre ord en testmulighet for NORAKO-kodeverket som tas i bruk fra nyttår, men den kan også benyttes for produksjon av reelle oppgjør for alle typer avdelinger.

For å sende NORAKO-koder må EDI-systemet være oppdatert for å takle dette. Når EDI-systemet er oppdatert, må dette angis i POLK i skjermbildet Diverse/Faste data, hvor Filformatnr oppdateres fra 2 til 3. Først når dette er gjort vil NORAKO-kodene bli overført til trygdeetaten.

Endringer:

• Hvis det er registrert NORAKO-koder på regningen beregnes det et (refusjons)beløp basert på disse kodene. Inntil nyttår vil dette beløpet bli presentert på oppgjørsrapporten, samt på den enkelte regning på skjerm eller utskrift, men beløpet vil før nyttår ikke innvirke på beregnet refusjonskrav mot trygden. Fra 1.1.2002 vil refusjonsbeløpet basert på NORAKO-koder bli inkludert i refusjonskravet mot trygden for radiologiske avdelinger.
• På oppgjørsrapporten – som skrives ut ved kontroll – vises nå også refusjonsbeløp for oppgjøret, inkludert beregnet sum basert på utkast til NORAKO-koder for radiologiske avdelinger.
• Kommunetabellen er oppdatert for kommuneendringer fra nyttår. Gamle numre vil inntil videre fortsatt være gyldige i POLK.

Filer endret siden versjon 4.6:

I hovedkatalog for POLK:
polkpoli.exe

I underkatalog data:
pkkommun.* (endret)
pknorako.* (ny)
pknovekt.* (ny)
pknoreg.* (ny)

Nytt i versjon 4.6, 6. september 2001

• Ved sending av oppgjør til RTV kan ikke oppgjøret sendes før ev. tidligere krediteringsoppgjør er bekreftet mottatt hos RTV. Dette ble innført i versjon 4.4, men gamle krediteringsoppgjør som var sendt med gammelt EDI-system og hadde sendt-status ’Ok’, gjorde at også nye oppgjør ikke kunne sendes. Denne feilen er nå rettet opp.
• Hvis du ikke har tastet inn passord i bildet for sending, får du nå straks melding om det.

Filer endret siden versjon 4.4

polkpoli.exe
pktakst.*
pkmerkna.*

Filer endret siden versjon 4.5

polkpoli.exe

Nytt i versjon 4.5, 4. september 2001

• Ny takst, F00b Tverrfaglig utredning/behandling i samarbeid med ortoptist, er lagt inn, gyldig fra 1.7.2001
• En ny funksjon er lagt inn under Diverse / Fusjoner inn annen POLK-database. Valget gir mulighet for å slå sammen flere POLK-installasjoner til en felles installasjon hvis man ønsker det.
• Takst P01b og P03b er nå tillatt benyttet på samme regning som takst 201c.
• Nye verdier for henvist fra-feltet skal nå bli korrekt akseptert.
• I skjermbildet Oppgjør / Velg oppgjør er feltet for valg av poliklinikk utvidet til å akseptere 5 tegn.
• Feil i forrige versjon ved automatisk kreditering og avvisning pga. 6-månedersregel er nå rettet.
• Ved sperre for å sende oppgjør til RTV fordi et tidligere oppgjør ikke er bekreftet mottatt hos RTV, gjelder dette nå bare oppgjør som er kontrollert med POLK versjon 4.4 eller nyere.

Endrede filer

polkpoli.exe
pktakst.*
pkmerkna.*

Nytt i versjon 4.4, 17. august 2001

• Ny takst, A93 Hjemmebasert posedialyse, er lagt inn, gyldig fra 1.7.2001.
• For røntgeninstitutter er det nå mulig å sende NORAKO-koder. Disse kodene sendes foreløpig i tillegg til takstene. Det er foreløpig ingen beregning basert på NORAKO-kodene, men de vil bli overført til RTV hvis det benyttes EDI-system som er oppgradert for dette, se neste punkt.
• Det er enkelte endringer i filformatet, se eget dokument. POLK takler både gammelt og nytt format inn. Hvis det nye formatet skal sendes til RTV, må EDI-systemet være forberedt for dette. Når ny versjon av EDI-systemet er installert, må dette markeres i POLK-meny Diverse / Faste data, hvor filformatnummer endres fra 2 til 3.
• Oppgjørsrapportene vil nå alltid skrives ut hvis de inneholder merknader eller avviste regninger.
• I menyvalget Diverse / Automatisk utskrift/kontroll, er det et felt for eventuelt å sette maksimalt antall linjer som skal listes i oppgjørsrapporten over regningsidenter som er benyttet tidligere. Mimimum antall linjer er nå satt til 20.
• Ved regning som har samme regningsident og dato som en tidligere regning innen poliklinikken, er det nå mulig å automatisk kreditere den forrige regning. Hvis en ønsker å benytte automatisk kreditering, må dette markeres i menyvalget Diverse / Automatisk utskrift/kontroll. OBS Hvis det ikke benyttes automatisk kreditering, vil regninger som har samme regningsident og dato som en tidligere regning innen poliklinikken, bli avvist fra 1.1.2002.
• Ved kreditering i POLK, enten manuelt via regningsbildet eller automatisk ved lik regningsident og dato, vil krediteringene bli lagt i et eget oppgjør, som må kontrolleres (velg oppgjøret og kjør kontroll på valgte oppgjør), og sendes RTV før andre oppgjør fra poliklinikken kan sendes. Alle krediteringer som gjøres på denne måten i POLK, vil innen poliklinikken legges i et felles krediteringsoppgjør. Hvis det benyttes manuell kreditering fra regningsbildet i POLK, vil det dermed ikke lenger bli opprettet et nytt oppgjør for hver kreditering, men bare ett felles krediteringsoppgjør innen poliklinikken.
• Ved sending av oppgjør til RTV må alle oppgjør med krediteringer være sendt og bekreftet mottatt hos RTV før andre oppgjør kan sendes (tidligere krav var bare at oppgjøret var forsøkt sendt til RTV). Før oppgjøret med krediteringer kan sendes, må oppgjøret som inneholder den krediterte regning være bekreftet mottatt hos RTV. Dette innebærer at krediteringer bare kan sendes hvis det benyttes ny EDI-løsning med mulighet for tilbakemelding fra RTV.
• I menyvalget Oppgjør / Skriv detaljliste er det nå mulig å skrive denne til fil. Dette er en tekstfil hvor feltene har fast lengde, og er atskilt med semikolon. Hvis det bare angis filnavn, havner den på stående katalog ved kjøring av POLK.

Endrede filer

polkpoli.exe
pktakst.*

Nytt i versjon 4.3, 31. mai 2001

• Oppdaterte takster for egenandeler og legeerklæringer per 1. juni 2001

Endrede filer

polkpoli.exe
pktakst.*

Nytt i versjon 4.2, 16. mai 2001

• I enkelte installasjoner oppstod det i versjon 4.1 et problem ved flytting av oppgjørsfiler fra inn- til innbu-katalogen. Dette er nå rettet opp.

Endrede filer

polkpoli.exe

Nytt i versjon 4.1, 22. mars 2001

• Takst 201c (ikke fremmøte) krever ikke persondata som diagnose o.l.
• Det er strammet inn slik at et oppgjør ikke kan sendes om igjen samme dag. Dette er gjort for å forhindre dobbeltsending av oppgjør.
• Kontroll av 6-månedersregelen for takstgrupper er forbedret mot regninger som ligger i samme oppgjør; kontroll går mot regningsdato og ikke regningsnummer.

Endrede filer

polkpoli.exe

Nytt i versjon 4.0, 15. januar 2001

Hovedendringer

• Takster er oppdatert per 15.1.2001
• Mulighet for bruk av ny versjon av EDI-systemet, med bedre tilbakemelding om hvor langt meldingen har kommet. Når ny versjon av EDI-system skal benyttes, må det markeres i bildet Diverse/Faste data. Se brukerveiledning for nærmere forklaring.

Kontroll

• I bildet for valg av oppgjør ved sending av flere oppgjør: det er mulig å trykke bokstaven «v» for å markere oppgjør, tilsvarende som i Velg oppgjør-bildet.
• Maksimal repetisjon av takst på samme regning kontrolleres bedre.
• - Ved bruk av flere takster innen gruppe 3 til 6 blir høyeste takst honorert. Fra 1.1.2001 skal nullstilte takster gå foran andre takster i gruppe 3 6.
• Det gis merknad hvis regningsident er benyttet tidligere for samme dato. Dette skal ikke være tillatt fra 1.7.2001. Hvis det blir mange merknader, kan maksimalt antall slike merknader i oppgjørsrapporten begrenses gjennom menyvalg Diverse/Automatisk utskrift/kontroll.
• Det er lagt inn en ny valgmulighet for når du ønsker oppgjørsrapport: Bare hvis regninger er avvist eller merknad er gitt. Se menyvalg Diverse/Automatisk utskrift/kontroll.
• Takst M05b unntas fra 6-månederskontroll.

Sending

• Oppgjør med krediteringer skal alltid sendes før andre oppgjør. Dette er for at krediteringene skal behandles riktig hos RTV.
• Det er normalt ikke mulig å sende et oppgjør om igjen samme dag.
• Det er ikke mulig å sende et oppgjør om igjen hvis det er bekreftet mottatt på trygdekontoret.
• Det er ikke mulig å sende et oppgjør som inneholder regninger som er foreldet. Da må oppgjøret kontrolleres om igjen før det kan sendes, slik at foreldede regninger ikke godkjennes.
• Oppgjørsperiode kan heller ikke være over 6 måneder (+ 1 måned) ved sending.

Diverse

• Velg oppgjør-bildet: utvidet filtermulighet – det er mulig å angi sykehusets organisasjonsnummer, avdelingskode, sendt-status, se brukerveiledningen.
• Hvis det ved en feil blir overført flere oppgjør med like oppgjørsnumre til POLK, blir det ikke som tidligere lagt til en bokstav bakerst, men i stedet blir de to siste sifrene endret (normalt til minst 40). Det skal dermed ikke kunne forekomme at to oppgjør innen samme poliklinikk har samme oppgjørsnummer (8 siffer).
• Regningsbildet: det er nå mulig å søke på regningsident.
• Oppgjør som er bekreftet mottatt på trygdekontoret, kan ikke ugyldiggjøres.
• Det er ikke mulig å slette lab./røntgen-oppgjør før etter 2 måneder.
• Det er ikke mulig å slette oppgjør som inneholder takst P01a eller P03a før etter 12 måneder.
• På oppgjørsrapporten blir det skrevet ut siste dato for når oppgjøret kan sendes til RTV – i forhold til foreldelse av eldste enkeltregning. Hvis det er under en uke igjen til siste frist når oppgjøret kontrolleres, blir det skrevet en egen linje med merknad om dette på oppgjørsrapporten.
• Det er nå mulig å påføre fakturanummer på oppgjøret før sending fra POLK. Dette kan enten gjøres automatisk, ved at POLK oppdaterer et nummer for hver ny faktura, eller det kan gjøres manuelt, slik at man selv påfører fakturanummer manuelt på hvert oppgjør ved sending. Du kan sette opp hvordan du ønsker dette skal skje i menyvalget Diverse/Påføring av fakturanummer.
• Ved utlisting av oppgjør fra menyvalget Oppgjør/Velg oppgjør, blir fakturanummer også listet.
• Feilretting: navn på poliklinikk kunne tidligere bli feil.

Filer som er endret siden versjon 3.0 (kan brukes ved manuell installasjon)